■概要
Gmailで受信する大量のメール対応、特に重要な問い合わせへのフォローアップに手間や時間を取られていませんか？対応の遅れや抜け漏れは、機会損失に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、AIが内容を分析し、最適なフォローアップを自動で実行します。手作業で行っていた一連の対応を自動化し、迅速かつ的確な顧客対応を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの顧客対応が多く、フォローアップの自動化で効率を高めたい営業やCS担当者の方
- 重要なメールへの返信忘れや対応遅延を防ぎ、コミュニケーションの質を向上させたい方
- Gmailでの自動フォローアップを起点に、スケジュール調整などの関連業務も効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメール内容を判断しフォローアップを行うため、手動での確認や返信作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 人の手による確認作業をなくすことで、重要なメールの見落としや返信のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した対応品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、受信メールの内容を基にフォローアップの要否や優先度を判定し、Gmailでの返信やGoogleカレンダーへの予定登録を自動で行うためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。例えば「問い合わせ」や「商談依頼」など、業務内容に合わせたラベルを指定することが可能です。
- AIワーカーへの指示内容は、実現したいフォローアップ業務に応じて柔軟にカスタマイズできます。例えば、メール本文から特定の日時情報を抽出してGoogleカレンダーに登録する、といった具体的な指示を設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
