■概要
社内マニュアルや規定集といったPDFに関する問い合わせ対応に、時間や手間を取られていませんか？ 同じ質問に繰り返し回答したり、担当者を探したりすることで、本来の業務が中断されることも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Google Chatに投稿された質問に対し、Google Drive上の指定PDFをAIが解析します。まるでPDFとチャットで対話するように、引用付きで根拠を明示しながら回答を自動生成するため、誤回答のリスクを抑えつつ、問い合わせ対応の工数と対応漏れを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatで社内規約や申請フローに関する質問を頻繁に受ける総務や情報システム担当の方
- Google Driveに保存されたPDFマニュアルから、必要な情報を探す手間を省きたいと考えている方
- AIエージェントを活用した業務自動化によって、根拠に基づいた正確な自己解決の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatでの質問に対してAIがPDFの該当箇所を引用して自動返信するため、手作業でのファイル検索や要点整理の時間を削減できます。
- 固定のPDFデータを参照して回答を生成するため、回答の精度を保ちながら属人化を防ぎ、社内ナレッジの活用を促進できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーの「Google Chat・PDFナレッジ回答・自動返信ワーカー」を設定し、ダウンロードしたPDFの内容を基に回答を生成し、Google Chatに自動返信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、どのスペースでのメッセージをきっかけにワークフローを起動するかを、スペースのリソース名で指定してください。
- Google Driveから取得するPDFのファイルIDは任意で設定してください。
- AIワーカーの設定では、AIの役割や回答のトーンなどをプロンプト（指示文）で任意に調整することが可能です。
■注意事項
- Google Chat、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
