Gmailで特定メールを受信したら、AIワーカーでサプライヤーへのメールの返信案を自動作成する
Gmailで特定メールを受信したら、AIワーカーでサプライヤーへのメールの返信案を自動作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
サプライヤーからの問い合わせメールへの対応に、多くの時間を費やしていませんか？一件ずつ過去の取引情報などを確認し、文脈に沿った返信文を作成する作業は手間がかかるため、コア業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをトリガーに、AIがアシスタントのようにサプライヤー情報や取引履歴を分析して最適な返信案を作成するため、こうした課題を解消し、スムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- サプライヤーからのメールへの返信業務に手間を感じている購買・バックオフィス担当者の方
- AIアシスタントを活用して、取引履歴に基づいた丁寧なメール対応を効率化したい方
- 手作業でのメール返信による対応漏れや遅延を防ぎ、対応品質を安定させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- サプライヤーからのメール受信をきっかけにAIが自動で返信案を作成するため、メール対応にかかる時間を短縮できます
- 担当者が承認を行うフローにより、重要な取引に関するミスを防ぎつつ、対応のばらつきや属人化の解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAIワーカーを使用し、受信したメールをもとにサプライヤーやメールの情報を分析し、返信案を生成するためのマニュアル（指示）を作成します
- 続いて、オペレーションの対応依頼機能で、生成された返信案を担当者が確認するための対応依頼を設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者が確認した内容でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- AIワーカーでは、サプライヤーへの返信文として生成させたい内容に応じて、AIへの指示内容を任意で設定することが可能です
- 対応依頼機能では、返信案の確認を依頼する担当者や、依頼時に通知するメッセージ内容などを任意で設定できます
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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