Googleフォームで回答が送信されたら、AIワーカーで分析しAsanaにタスクを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
AIワーカー
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームに届く回答を一つ一つ確認し、内容を把握してからAsanaにタスクを手作業で作成する業務は、時間と手間がかかるものです。特に、緊急度や関連プロジェクトの判断を手作業で行うと、対応の遅れや抜け漏れに繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、フォームの回答内容をAIが自動で解析し、まるで専属のAIエージェントのようにAsanaへ最適なタスクを作成するため、こうした課題を解消し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの回答を基に、Asanaでのタスク作成を手作業で行っている方
- Asanaでのタスク管理を、AIエージェントのように自動化・高度化したいと考えている方
- 問い合わせ内容の緊急度や担当振り分けの判断に、多くの時間を費やしているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からタスク起票までが自動化され、内容の分析や振り分けにかかる時間を削減し、迅速な初動対応が可能になります
- AIが一定の基準で内容を判断するため、担当者によるタスクの緊急度や優先順位設定のばらつきを防ぎ、業務品質を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、Googleフォームの回答内容を解析して緊急度や対応プロジェクトを判断しAsanaに登録するためのマニュアル(指示)を作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーへのマニュアル(指示)は自由にカスタマイズが可能です。例えば、フォームの回答内容を変数として指示に含め、「この内容を分析して、緊急度を『高・中・低』で判断してください」といった具体的な指示を与えられます
- 特定のキーワードが回答に含まれていた場合に、担当者を固定の値で指定するなど、業務ルールに合わせた柔軟な設定を追加することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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