■概要
Google Drive上のファイルやフォルダに対して、一つひとつ手作業で権限編集を行うのは手間がかかり、設定ミスも発生しがちではないでしょうか。特にファイル権限の変更が頻繁にある場合、その作業は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの値を変更するだけで、指定したGoogle Driveのファイル権限を自動で編集できます。手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のファイルの権限編集を、手作業で行うことに手間を感じている方
- Google スプレッドシートでファイルリストを管理しており、権限情報も一元化したい方
- 頻繁なファイル権限の変更業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけで、Google Driveの権限編集が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による権限の設定ミスや変更漏れを防ぎ、意図しない情報共有などのヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「進行先を切り替える」アクションを設定し、Google スプレッドシートの特定の列の値に応じて処理を分岐させます。
- 進行先のオペレーションで、Google Driveの「ファイル権限を『リンクを知っている全員（編集者）』に変更」するアクションを設定します。
- もう一方の進行先のオペレーションで、Google Driveの「ファイル権限を『リンクを知っている全員（閲覧者）』に変更」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動させる対象のシートを任意で設定してください。
- 進行先を切り替えるのオペレーションで、スプレッドシートのどの列の、どのような値になったら処理を切り替えさせるか、条件を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
