■概要
日程調整のメールが届くたびに、カレンダーの空き時間を確認して返信を作成する作業は、時間と手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、まるで専属のai agentのようにスケジュール管理を自動化し、Gmailで日程調整依頼を受信すると、AIがGoogleカレンダーの既存の予定を考慮して最適な日程候補を判断し、回答案を作成するため、手作業による調整の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ai agentのように賢くスケジュール管理を効率化したいと考えている営業担当者や秘書の方
- 日々多くの日程調整メールに対応しており、手作業での確認や返信作成に時間を要している方
- GoogleカレンダーやGmail、Slackを日常的に利用しており、一連の業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 日程調整メールの受信を起点にAIが自動でカレンダーを確認し回答案を作成するため、手動でのスケジュール確認や返信作成に費やしていた時間を短縮できます
- AIが既存の予定を基に判断するため、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAIワーカーを選択し、Googleカレンダーの予定を参照して日程調整の優先度を判定し、回答案を作成するためのマニュアル（指示）を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを投稿する」アクションを設定し、AIが作成した回答案を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「日程調整」や「打ち合わせ依頼」など、フローボット起動のきっかけとしたいキーワードを任意で設定してください
- AIワーカーの設定では、利用したいAIモデルを任意で選択し、どのような基準でスケジュールを判断し、どのような文面で回答案を作成するか、といった指示を任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
