■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理する中で、各シートのディスカッションを手動で確認し、更新内容を把握する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetのディスカッションIDを一括取得し、その内容をGoogle Chatへ自動で通知することが可能になるため、確認漏れや対応遅れといった課題を解消し、プロジェクト管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでのプロジェクト管理において、ディスカッションの確認作業を効率化したい方
- 手作業での情報収集や通知に課題を感じ、SmartsheetのディスカッションIDを一括取得して自動化したい方
- チーム内の情報共有を迅速化し、プロジェクトの進捗管理を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にSmartsheetのディスカッションIDを自動で一括取得し通知まで行うため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を取得して担当者へ通知するため、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュール」を選択し、「スケジュールトリガー機能」でフローを起動したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetの「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションで「AI機能」を選択し、取得したディスカッション情報を基に通知用のメッセージを作成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したメッセージを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト生成では、Smartsheetから取得した情報を含め、通知したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に設定することが可能です。
- Google Chatへの通知は、通知先のスペースを任意で設定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
