定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Google Chatで担当者へ通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Smartsheet

と

Google Chat

を自動連携できます。

■概要

Smartsheetで複数のプロジェクトを管理する中で、各シートのディスカッションを手動で確認し、更新内容を把握する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetのディスカッションIDを一括取得し、その内容をGoogle Chatへ自動で通知することが可能になるため、確認漏れや対応遅れといった課題を解消し、プロジェクト管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Smartsheetでのプロジェクト管理において、ディスカッションの確認作業を効率化したい方
手作業での情報収集や通知に課題を感じ、SmartsheetのディスカッションIDを一括取得して自動化したい方
チーム内の情報共有を迅速化し、プロジェクトの進捗管理を円滑にしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

定期的にSmartsheetのディスカッションIDを自動で一括取得し通知まで行うため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
システムが自動で情報を取得して担当者へ通知するため、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、SmartsheetとGoogle ChatをYoomと連携します。
次に、トリガーで「スケジュール」を選択し、「スケジュールトリガー機能」でフローを起動したい日時や頻度を設定します。
次に、オペレーションでSmartsheetの「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定し、対象のシートを指定します。
続いて、オペレーションで「AI機能」を選択し、取得したディスカッション情報を基に通知用のメッセージを作成するためのマニュアル（指示）を作成します。
最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したメッセージを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能のテキスト生成では、Smartsheetから取得した情報を含め、通知したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に設定することが可能です。
Google Chatへの通知は、通知先のスペースを任意で設定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。

■注意事項

Smartsheet、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Airtableでレコードが更新されたら、Smartsheetで行を更新する

Airtableのレコード更新をきっかけにSmartsheetの行を自動反映するワークフローです。転記の手間や入力ミス、更新漏れを減らし、日々のデータ同期を効率化できます。

詳細を見る

Apolloでコンタクトが作成されたらSmartsheetに行を追加する

Apolloの新規コンタクトをトリガーにSmartsheetへ行を自動追加するフローです。転記時間を短縮し入力ミスや抜け漏れを防ぎ、最新の顧客情報をチームで共有できます。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Microsoft Teamsで担当者へ通知する

SmartsheetのディスカッションIDを定期取得しMicrosoft Teamsへ自動通知するフローです。確認作業の手間や伝達漏れを抑え、プロジェクト進捗の共有をスムーズにします。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Discordで担当者へ通知する

Smartsheetのディスカッション一覧を定期取得し、AIで整形してDiscordへ送信するフローです。確認工数を減らし、更新の見落とし防止とチーム共有のスピード向上に役立ちます。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Chatworkで担当者へ通知する

Smartsheetのディスカッションを定期取得しAIで要約、Chatworkへ自動通知するフローです。複数シートの進捗をまとめて確認でき、チェック漏れや転記ミスを防ぎます。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Slackで担当者へ通知する

Smartsheetから指定したシートのディスカッションを定期的に取得し、AI要約をSlackへ自動通知するフローです。確認の手間や見落としを減らし、タイムリーな進捗共有を実現します。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Smartsheet

YoomではSmartsheetのAPIとノーコードで連携し、API経由でSmartsheetの操作を自動化することができます。例えば、Smartsheetに登録された情報をSalesforceやGoogle Sheetsなどの他サービスに連携したり、メールや入力フォームの情報をSmartsheetに自動的に登録するといったことが可能です。