■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で共有リンクが作成され、Chatworkへすぐに通知されるため、手作業によるOneDriveのリンク作成と共有の手間を効率化し、情報共有の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有が多く、手作業でのリンク作成と通知に時間を要している方
- チーム内でのファイル共有状況をリアルタイムで把握し、業務の連携を円滑にしたい方
- OneDriveでの共有リンク作成を含む一連の定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのリンク作成ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現し、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、ファイルが新規作成された場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの共有リンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成した共有リンクを指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルーム（通知先）を任意で設定できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップで取得したファイル名や作成されたOneDriveの共有リンクなどを変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- OneDrive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
