■概要
OneDriveに保存したファイルをチームで共有する際、都度手作業で共有リンクを作成し、チャットで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この繰り返し作業は、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、共有リンクの作成からGoogle Chatへの通知までを自動化できるため、こうした手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有が多く、手動での共有リンク作成と通知に時間を費やしている方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたいチーム
- ファイル共有時の通知漏れやURLの貼り間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、共有リンクの作成から通知までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのリンク作成やコピー＆ペースト作業が不要になることで、URLの貼り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐処理を設定し、ファイルが新規作成された場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの共有リンクを生成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成した共有リンクを含む通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知先は、任意のスペースやユーザーに設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やオペレーションで作成した共有リンクを変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- OneDrive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
