介護休業手続きフォームの回答をもとに、AIワーカーで要件を判定して書類を発行する

■概要

従業員からの介護休業の申請手続きは、内容の確認や個別の書類作成など、人事労務担当者にとって手間のかかる業務ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームで受け付けた介護休業手続きの申請内容をAIが判定し、必要な書類を自動で発行して通知する一連の流れを自動化します。AIのような仕組みを活用することで、複雑な介護休業手続きを効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

介護休業の申請受付から書類作成までの手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
AIなどを活用して、複雑な介護休業手続きの業務を効率化したいと考えている方
従業員からの各種申請への対応を迅速化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの回答を起点に、AIによる要件判定から書類発行、通知までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
手作業による確認漏れや書類への転記ミスなどを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することで、手続きの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAIワーカーを設定し、フォームの回答内容をもとに介護休業の要件を判定するためのマニュアル（指示）を作成します。
次に、オペレーションでGoogleドキュメントを設定し、AIの判定結果をもとに書類を作成します。
最後に、オペレーションでGmailを設定し、作成した書類を添付して関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。
AIワーカーへの指示内容（プロンプト）や、連携するGoogleドキュメント、Gmailのアカウントは、業務内容に合わせて任意で設定可能です。
Gmailで通知を送信する際の送信元アドレス、宛先、件名、本文の内容は自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

Googleフォーム、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。