■概要
お客様からの要望をもとに、都度Gamma AIで提案書を作成し、手動でファイル管理を行う作業に手間を感じていませんか。 メールの内容を転記したり、生成されたファイルを毎回特定のフォルダに保存したりするのは、時間もかかりミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、Gamma AIによる提案書の自動生成からOneDriveへの保存までを完結させ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた要望をもとに、Gamma AIで提案書を作成している営業担当者の方
- 提案書の作成からファイル管理までの一連のプロセスを自動化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、Gammaでの提案書生成とOneDriveへの保存が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- メール内容の転記作業やファイルの保存作業が不要になるため、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gamma、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでGammaの「Gammaを生成」アクションを設定し、メール本文などをもとに提案書の生成を指示します
- Gammaでの生成完了を待つため、オペレーションで待機機能の「待機する」アクションを設定します
- 続けて、オペレーションでGammaの「生成したファイルURLを取得」アクションと「生成したファイルを取得」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとして識別するため、任意のラベルを設定してください
- Gammaで提案書を生成するアクションでは、メールの件名や本文などを引用し、生成したい内容に合わせて入力テキストやテキストモードを任意で設定してください
- Gammaでの生成完了を待つため、待機機能の待機時間を任意で設定してください。生成にかかる時間を考慮して調整するのがおすすめです
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、提案書の格納先となるドライブIDや特定のフォルダのアイテムIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Gamma、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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