■概要
Microsoft SharePointに保存されている大量のフォルダやファイルから、目的の情報を探し出すのに時間がかかっていませんか？ また、定期的にファイル情報を棚卸しする作業を手動で行うのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にMicrosoft SharePoint内のフォルダやファイルを検索し、その結果をGoogle スプレッドシートに集約できるため、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointに保存された大量のフォルダやファイル検索に多くの時間を費やしている方
- 定期的なファイル情報の棚卸しや整理を手作業で行っており、工数を削減したい方
- ファイル管理のプロセスを自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にMicrosoft SharePoint内のフォルダ・ファイルを自動で検索し、手作業での情報収集にかかっていた時間を削減できます
- 検索結果をGoogle スプレッドシートに自動で集約するため、大量のファイル情報を一覧で管理でき、作業の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定します
- 1,000件以上の大量のファイル情報を取得するため、さらに「フォルダ・ファイルを検索(次ページ用)」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、Microsoft SharePointの「 フォルダ・ファイルを検索 」アクション、「 フォルダ・ファイルを検索(次ページ用)」 アクションで取得したファイル情報分、処理を繰り返すよう設定します
- 最後に、それぞれの繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、検索結果をシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい日時を任意で設定してください
- Microsoft SharePointの検索アクションでは、対象となるサイトIDやドライブID、検索したいキーワードを任意で設定できます
- 繰り返し処理機能では、Microsoft SharePointで取得した一覧データから、どの項目を1件ずつ処理するかを設定できます
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み先の対象となるスプレッドシートやシート名、テーブルの範囲などを任意で指定してください
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft SharePointのドライブに格納されている検索対象フォルダ・ファイルの件数が1000件未満の場合はエラーが発生する恐れがあります。
