■概要
Outlookで受信したメールの添付ファイルを、都度手作業でAmazon S3に保存していませんか？ この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。 このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、添付ファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする一連の流れを構築でき、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などのファイルをAmazon S3で管理・保管している方
- 手作業でのファイル保存に時間がかかり、本来の業務を圧迫している方
- Amazon S3へのアップロードを自動化し、人為的なミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけに、Amazon S3へのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ファイルの保存漏れや、オブジェクトキー（ファイル名）の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズなファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」を活用し、Amazon S3のオブジェクトキーとして利用するファイル名などを整形します。
- その後、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、関係者へアップロード完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、検知対象とするキーワードやメールが保存されているフォルダを任意で設定可能です。
- AI機能でAmazon S3のオブジェクトキーに利用する情報を抽出する際に、拡張子など抽出対象とするテキストを任意で設定できます。
- Amazon S3にオブジェクトをアップロードする際は、アップロード先のバケットやオブジェクトキーを任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、完了通知の宛先、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Amazon S3、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
