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Notionに商談メモが追加されたら、AIワーカーで議事録とメールを作成してSlackで通知する

Notionに商談メモが追加されたら、AIワーカーで議事録とメールを作成してSlackで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Gmail
Notion
Slack
を自動連携できます。
■概要
商談後の議事録作成や御礼メールの作成、チームへの共有といった事務作業は、営業担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。特に商談が連続する場合、情報の整理が後回しになり、対応の遅れや記憶の漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Notionに簡易的な商談メモを残すだけで、AIが体裁を整えた議事録の整形からGmailでのメール下書き作成、Slackへの通知までを自動で完結。事務作業を効率化し、顧客対応や商談準備といった本来の営業活動に集中できる時間を創出します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • 商談後の議事録作成やメール送付などの事務作業を効率化し、コア業務に専念したい営業担当者の方
  • 外出先や商談直後にスマートフォンからNotionへ入力したメモを、即座に整った形式でチームへ共有したい方
  • 手作業による議事録の転記やメール作成の手間を減らし、商談情報の即時データ化を推進したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット
  • Notionへ商談メモを追加するだけでAIが後続の処理を代行するため、これまで事務作業に費やしていた時間を短縮し、商談の質を向上させることができます。
  • AIが一定のフォーマットで議事録を整形しメールを起案するため、担当者ごとの記述のばらつきを抑え、チーム全体での情報共有の質を高めることが可能です。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Notion、Gmail、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら(Webhook)」アクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、追加されたメモの内容を取得します。
  4. 最後に、AIワーカーで営業担当者がメモを渡すだけで、議事録の整形、Gmailの「メールを作成する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用して、一連の業務を自律的に完結するためのマニュアル(指示)を設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Notionのトリガー設定では、商談メモを管理している特定のデータベースやページを指定してください。
  • AIワーカーのマニュアル設定では、自社指定の議事録フォーマットや、御礼メールのトンマナ(敬語の度合いなど)を詳細に指示することで、より実務に即したアウトプットが得られます。
  • Slackでの通知先チャンネルを、案件ごとやチームごとに振り分けるように設定を調整することも可能です。

■注意事項
  • Notion、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。

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YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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テンプレート
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フローボットトリガー
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    ページが作成されたら(Webhook)
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    コメントが更新されたら(Webhook)
    コメントが削除されたら(Webhook)
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    データソースのコンテンツが追加または更新されたら(Webhook)
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    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
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