■概要
毎日の在庫チェックや発注メールの下書き作成、さらに管理表の更新といった一連のルーチンワークに、多大な時間と労力を費やしていませんか？特に商品数が多い場合、在庫情報の確認漏れや転記ミスによる発注遅延が発生するリスクもあり、担当者の大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、毎朝自動でGoogle スプレッドシートの在庫情報を監視し、発注が必要な商品のメール下書き作成からステータス更新までをAIが代行します。これにより、担当者は最終確認を行うだけでスムーズに発注業務を完了でき、在庫切れの防止と業務効率の向上を同時に実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日Google スプレッドシートで在庫情報を手動確認し、発注業務を行っている在庫管理担当者の方
- 発注漏れや二重発注などのヒューマンエラーを防ぎ、正確な在庫管理体制を構築したいチームリーダーの方
- ルーチンワークを自動化して、より付加価値の高い業務にリソースを集中させたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝AIが在庫情報を自動で監視するため、発注点割れの見落としを防ぎ、適切なタイミングで発注準備を行うことができます。
- メールの下書き作成とステータス更新が自動化されるため、手作業による転記ミスを削減し、業務スピードを向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールで、毎日午前10時にフローを起動する設定を行います。
- 次に、AIワーカーで、Google スプレッドシートで条件に該当するレコードを取得し、Gmailでのメール下書き作成とGoogle スプレッドシートのステータス更新を行うためのマニュアルを作成し、Goolge スプレッドシート「複数のレコードを取得する」アクション、Gmailの「メールの下書きを作成する」アクション、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのレコード取得設定では、在庫数や発注点など、判定基準となる列や条件を自社の運用に合わせて指定してください。
- AIワーカーへの指示（マニュアル）を調整することで、メールの本文構成や更新するステータスの文言を自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
