Google Driveに企画書が保存されたらAIワーカーでWBSを作成しAsanaにタスクを登録する
Google Driveに企画書が保存されたらAIワーカーでWBSを作成しAsanaにタスクを登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Asana
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
新しいプロジェクトの始動時、企画書の内容をもとにタスクを洗い出し、管理ツールへ登録する作業は意外と時間がかかるものです。特にプロジェクトが多発する現場では、手作業でのタスク起票が負担となり、プロジェクトの着手が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに企画書を保存するだけで、AIがプロジェクトに必要なタスクを構造化してAsanaへの登録からSlackへの共有までを自動で完結します。企画書の保存からプロジェクトの立ち上げまでをシームレスにつなぎ、タスクの洗い出しや管理ツールへの登録にかかる工数を削減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存された企画書から、手作業でAsanaにタスクを登録しているプロジェクトマネージャーの方
- 企画書からプロジェクトに必要なアクションを抽出する工数を削減し、速やかにプロジェクトを立ち上げたい事務局の方
- Slackへの共有を含め、プロジェクト開始時の情報共有とタスク管理を仕組み化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへ企画書をアップロードするだけで、AIがWBSを自動作成しAsanaへ起票するため、タスク管理の準備時間を短縮できます。
- 企画内容から必要な工程をAIが抽出してSlackへ通知するため、チーム全体でプロジェクトの全体像を迅速に把握することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Asana、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Google Driveの「新しいファイルが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、企画書からプロジェクトに必要なタスクを構造化し、Asanaへの起票とSlackへの通知を一貫して実行するためのマニュアル（指示）を作成し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクション、Asanaの「タスクを作成する」アクション、Slackの「メッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、企画書を保存する特定のフォルダIDを指定してください。
- AIワーカーのマニュアル設定を調整することで、プロジェクトの性質に合わせたタスクの粒度や、Slackへ通知する内容の形式を任意にカスタマイズできます。
- Asanaの設定において、タスクを登録するプロジェクト先やセクションを、自身のチーム運用に合わせて指定してください。
■注意事項
- Google Drive、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得
特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
ワークスペースの一覧を取得
ワークスペースにユーザーを追加
チームにユーザーを追加
タスクを完了にする
タスクを更新
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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