毎日定刻にAIワーカーが在庫管理シートを読み取り、発注書とメールを下書きする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gmail

と

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

多品目の在庫管理を行う中で、毎日手作業で在庫数を確認し、発注数を算出する業務は担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。特に仕入先が多岐にわたる場合、各社ごとに発注書を作成し、メールを用意する作業には多大な労力を要します。このワークフローを活用すれば、毎日定刻にAIが在庫データをチェックし、適切な発注数の算出から発注書PDFの作成、メールの下書き作成までを自動で完結できます。これにより、発注漏れや在庫過多を防ぎつつ、スムーズな発注準備を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

毎日Google スプレッドシートの在庫表を確認し、手作業で発注書を作成しているECサイトの在庫管理担当者の方
過去のデータに基づいた最適な発注数を自動で算出することで、欠品リスクや過剰在庫を最小限に抑えたい経営者の方
最終的な送信内容の確認は人間が行いたいが、それまでの定型的な準備作業のみを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

毎日定刻にAIが在庫不足を自動検知するため、人間が在庫表を確認しにいく手間を省き、発注業務の開始を迅速化できます。
データに基づきAIが推奨発注数を算出するため、計算ミスによる誤発注を防止し、常に最適な在庫水準を維持することが可能です。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、スケジュールトリガーで、フローを起動したい任意の時間を設定します。
最後に、AIワーカーを用いて、在庫不足の検知から発注書のPDF作成からメール下書きまでを行うためのマニュアルを作成し、Google スプレッドシート、Gmailを使用ツールとして設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートの検索設定では、在庫状況を管理しているシート名や、発注点となる基準値の列を正確に指定してください。
AIワーカーの指示内容（プロンプト）にて、自社特有の発注数計算ロジックや、発注書PDFに記載すべき項目を詳細に定義することで、より精度の高いアウトプットが得られます。
Gmailの下書き作成アクションでは、送信先の宛先設定などを、在庫データの仕入先情報と紐づくように設定してください。

■注意事項

Gmail、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Gmail

YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。