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OneDriveにファイルが追加されたら、AIワーカーが内容を解析しリネームと指定フォルダへの移動を自動化する

OneDriveにファイルが追加されたら、AIワーカーが内容を解析しリネームと指定フォルダへの移動を自動化する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Microsoft Teams
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
日々大量にアップロードされる書類の整理において、ファイル名の統一や適切なフォルダへの振り分けを手作業で行うのは、非常に手間がかかる業務ではないでしょうか。特にルールに基づいたリネーム作業は、ミスが発生しやすく管理上の課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが保存されるだけでAIが内容を解析し、自動でリネームとフォルダ移動を実行します。ファイル管理を自動化することで、手作業による工数を抑え、整理されたドキュメント環境を容易に維持することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
  • OneDriveに保存される大量の書類整理を自動化し、管理工数を削減したい事務担当者の方
  • 社内ルールに基づいたファイルのリネームやフォルダの仕分けを正確に行いたいチームリーダーの方
  • ファイル名のバラつきや誤送信などのヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメント管理を徹底したい経営者の方

■このテンプレートを使うメリット
  • AIが書類の中身を解析して最適な名称に変更するため、手作業で行っていたリネーム作業の時間を他の重要な業務へ充てることができます。
  • 指定のフォルダへ自動でファイルを移動し、完了後はMicrosoft Teamsで通知を受け取れるため、管理状況をリアルタイムで把握できます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで、OneDriveを選択し「ファイルが作成されたら」アクションを設定します。
  3. 次に、AIワーカーで、書類の中身を解析し社内ルールに基づいたリネームと適切なフォルダへの仕分けを行うためのマニュアルを作成し、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」および、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果を通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • OneDriveのトリガー設定では、監視対象とする受信用フォルダを任意に指定してください。
  • AIワーカーへの指示出し(プロンプト)にて、貴社独自のファイル命名規則や、どのような内容の時にどのフォルダへ移動させるかといった条件を詳細に設定してください。
  • Microsoft Teamsの通知先チャネルや、通知するメッセージの内容を運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項
  • OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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