Microsoft Teamsへの報告からAIワーカーが日報を自動生成し、Google スプレッドシートに蓄積する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
現場担当者にとって、外出先や移動中に日報を作成する作業は大きな負担ではないでしょうか。特に、チャットツールでの報告内容を改めてスプレッドシートなどの管理台帳へ転記し、フォーマットを整える作業は、手間がかかるだけでなく入力漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ送信をきっかけに、AIワーカーが内容の解析から日報の自動生成、Google スプレッドシートへの蓄積までを完結させます。チャットツールからの報告だけで一連の管理業務が自動化されるため、現場の報告業務における課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 外出や移動が多く、Microsoft Teamsから手軽に日報の作成や報告を済ませたい営業担当者や現場責任者の方
- チャットでの断片的な報告から、正確な日報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記することに負担を感じている事務担当者の方
- 現場からの報告内容を自動でデータベース化し、リアルタイムで情報共有を行いたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsに送ったメッセージから日報が自動生成されるため、報告内容の転記やフォーマット成形に費やしていた時間を短縮できます。
- AIが報告内容を解析してGoogle スプレッドシートへ蓄積するため、手作業による入力漏れや転記ミスの抑制に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、取得した報告内容から自動で日報を生成し、Google スプレッドシートへの蓄積とMicrosoft Teamsへの通知を行うためのマニュアルを作成し、Google スプレッドシートの「行を追加する」アクションとMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、日報の報告対象とする特定のチャネルを任意で選択してください。
- AIワーカーのマニュアル設定では、生成したい日報のフォーマットや、解析時に抽出したい項目(日付、担当者、業務内容など)を詳細に指定することで、より精度の高い自動生成が可能になります。
- Google スプレッドシートへの書き込み先として、あらかじめ用意した日報管理用のシートIDと範囲を正しく指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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