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Gmailで受信したメールをAIワーカーで整理し、Backlogに課題を登録する

Gmailで受信したメールをAIワーカーで整理し、Backlogに課題を登録する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Backlog
Gmail
Slack
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で、Gmailに届く依頼内容を一つずつ確認し、手作業でBacklogへタスク登録を行っていませんか?メールの山から必要な情報を探し出し、タスク管理ツールへ転記する作業は、手間がかかるだけでなく、情報の漏れや入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付与されたメールを受信した際、AIが自動で内容を精査し、Backlogへ課題として登録します。さらに、Slackへの通知まで一気通貫で自動化できるため、チームへの共有もスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
  • Gmailで届く問い合わせや依頼を、手作業でBacklogに起票しており、業務の効率化を目指している方
  • メールの内容から必要な情報を抽出する作業を自動化し、タスク登録の精度を向上させたい事務担当者の方
  • Slackを活用してチーム内でタスクの発生状況を把握したいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット
  • AIがメール内容から必要な情報を自動で抽出するため、手作業での転記によるヒューマンエラーを防ぎ、正確なタスク管理が可能になります。
  • Gmail、Backlog、Slack間の情報連携が自動化され、依頼の確認からチーム共有までのタイムラグを最小限に抑えることができます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Gmail、Backlog、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」を設定し、自動化の起点とします。
  3. 最後に、AIワーカーでメール内容からノイズを除去して必要な情報を抽出するためのスキルを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定にて、対象とする「ラベル」を適切に指定することで、特定の依頼のみを自動起票の対象にできます。
  • AIワーカーの指示内容(プロンプト)を調整することで、抽出する項目の優先順位やフォーマットを自由に変更可能です。
  • Slackの通知先を、プロジェクトごとに異なるチャンネルへ送信するように設定することで、情報の混同を防ぐことができます。

■注意事項
  • Gmail、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 
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YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。

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テンプレート
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類似アプリ
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