Gmailで受信したメールをAIワーカーで整理し、Backlogに課題を登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Backlog
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で、Gmailに届く依頼内容を一つずつ確認し、手作業でBacklogへタスク登録を行っていませんか?メールの山から必要な情報を探し出し、タスク管理ツールへ転記する作業は、手間がかかるだけでなく、情報の漏れや入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付与されたメールを受信した際、AIが自動で内容を精査し、Backlogへ課題として登録します。さらに、Slackへの通知まで一気通貫で自動化できるため、チームへの共有もスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで届く問い合わせや依頼を、手作業でBacklogに起票しており、業務の効率化を目指している方
- メールの内容から必要な情報を抽出する作業を自動化し、タスク登録の精度を向上させたい事務担当者の方
- Slackを活用してチーム内でタスクの発生状況を把握したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメール内容から必要な情報を自動で抽出するため、手作業での転記によるヒューマンエラーを防ぎ、正確なタスク管理が可能になります。
- Gmail、Backlog、Slack間の情報連携が自動化され、依頼の確認からチーム共有までのタイムラグを最小限に抑えることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Backlog、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」を設定し、自動化の起点とします。
- 最後に、AIワーカーでメール内容からノイズを除去して必要な情報を抽出するためのスキルを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定にて、対象とする「ラベル」を適切に指定することで、特定の依頼のみを自動起票の対象にできます。
- AIワーカーの指示内容(プロンプト)を調整することで、抽出する項目の優先順位やフォーマットを自由に変更可能です。
- Slackの通知先を、プロジェクトごとに異なるチャンネルへ送信するように設定することで、情報の混同を防ぐことができます。
■注意事項
- Gmail、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
類似したテンプレートをご紹介!
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
AIワーカー
を使ったテンプレート
Google Driveに資料を保存したら、AIワーカーでNotionにWBSを自動生成しプロジェクト管理を効率化する
Google Driveの特定フォルダに資料が追加されるとAIエージェント(AIワーカー)が解析し、NotionにWBSを自動生成するフローです。プロジェクト初期のタスク洗い出しや優先順位付けの工数を削減します。
Google スプレッドシートに候補者が追加されたら、AIワーカーでスカウト文を生成し追記と通知を行う
Google スプレッドシートに候補者情報を追加するだけで、AIエージェント(AIワーカー)がNotionの採用情報を基に最適なスカウト文と面接質問を自動生成するフローです。サマーインターンや本選考の繁忙期でも、学生のガクチカからポテンシャルを捉えたパーソナライズ文面を効率的に作成できます。ダイレクトリクルーティングの返信率を向上させ、採用担当者の負担を軽減したい方におすすめです。
Googleフォームの申込をAIワーカーが審査し、個別対応を判定し登録と返信を行う
Googleフォームの回答内容をAIワーカーが審査・要約し、Google スプレッドシートへの登録、Gmailでの返信、Slack通知を自動で行うAIワーカーです。事務作業の自動化により確認漏れを防ぎ、対応スピードを向上させられるので、セミナー運営の効率化や迅速な個別対応を実現したい方におすすめです。
Backlog
を使ったテンプレート
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。 このテンプレートを使うと、受注後に対応する必要のある定型的なタスクをBacklogに自動追加できるため、タスクの対応漏れを防ぐと同時に迅速なタスク処理につながります。
Backlogの課題を定期的にSalesforceに一括登録する
このワークフローでは、Backlogで管理している課題情報を自動的にSalesforceに転送することで、データの一貫性を保ちながら効率的な情報共有が可能になります。この自動化により、チーム全体で最新の情報を漏れなく把握できるようになります。
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加する
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加するフローです。BacklogとJootoの両方で同じ課題を管理できるようになり、情報の一元化や作業の効率化などチーム全体の連携強化を図ることができます。
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmail受信時にAI-OCRで添付PDFを読み取りDiscordチャンネルへ自動通知するフローです。確認・転記の手間や共有漏れを防ぎ、正確な情報共有と作業時間の創出を支援します。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Slack
を使ったテンプレート
Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信する
Slackに共有された候補者情報をきっかけに、AIがパーソナライズ済みスカウトメールを生成し自動送信するフローです。作成・送信の手間を抑え、統一された高品質な文面でスピーディーに候補者へアプローチできます。
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Slackで受信した特定条件の内容をもとに、Bitrix24にContactを作成する
Slackの特定メッセージを受信するとBitrix24へ連絡先を自動登録するフローです。転記や入力ミスを避け、対応漏れを抑えて顧客対応をスピードアップします。
使用しているアプリについて
AIワーカー
AIワーカー
詳しくみるテンプレート
Google Driveに資料を保存したら、AIワーカーでNotionにWBSを自動生成しプロジェクト管理を効率化する
Google Driveの特定フォルダに資料が追加されるとAIエージェント(AIワーカー)が解析し、NotionにWBSを自動生成するフローです。プロジェクト初期のタスク洗い出しや優先順位付けの工数を削減します。
Google Driveに資料を保存したら、AIワーカーでNotionにWBSを自動生成しプロジェクト管理を効率化する
Google スプレッドシートに候補者が追加されたら、AIワーカーでスカウト文を生成し追記と通知を行う
Google スプレッドシートに候補者情報を追加するだけで、AIエージェント(AIワーカー)がNotionの採用情報を基に最適なスカウト文と面接質問を自動生成するフローです。サマーインターンや本選考の繁忙期でも、学生のガクチカからポテンシャルを捉えたパーソナライズ文面を効率的に作成できます。ダイレクトリクルーティングの返信率を向上させ、採用担当者の負担を軽減したい方におすすめです。
Google スプレッドシートに候補者が追加されたら、AIワーカーでスカウト文を生成し追記と通知を行う
Googleフォームの申込をAIワーカーが審査し、個別対応を判定し登録と返信を行う
Googleフォームの回答内容をAIワーカーが審査・要約し、Google スプレッドシートへの登録、Gmailでの返信、Slack通知を自動で行うAIワーカーです。事務作業の自動化により確認漏れを防ぎ、対応スピードを向上させられるので、セミナー運営の効率化や迅速な個別対応を実現したい方におすすめです。
Googleフォームの申込をAIワーカーが審査し、個別対応を判定し登録と返信を行う
Backlog
YoomではBacklogのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Backlogへ課題やコメントを自動的に追加したり、kintone、Googleスプレッドシート、Salesforceなどの様々なSaaSとBacklogの情報を簡単に連携できます。また、YoomのデータベースにBacklogのプロジェクト情報や課題情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。 このテンプレートを使うと、受注後に対応する必要のある定型的なタスクをBacklogに自動追加できるため、タスクの対応漏れを防ぐと同時に迅速なタスク処理につながります。
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
Backlogの課題を定期的にSalesforceに一括登録する
このワークフローでは、Backlogで管理している課題情報を自動的にSalesforceに転送することで、データの一貫性を保ちながら効率的な情報共有が可能になります。この自動化により、チーム全体で最新の情報を漏れなく把握できるようになります。
Backlogの課題を定期的にSalesforceに一括登録する
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加する
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加するフローです。BacklogとJootoの両方で同じ課題を管理できるようになり、情報の一元化や作業の効率化などチーム全体の連携強化を図ることができます。
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加する
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmail受信時にAI-OCRで添付PDFを読み取りDiscordチャンネルへ自動通知するフローです。確認・転記の手間や共有漏れを防ぎ、正確な情報共有と作業時間の創出を支援します。
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信する
Slackに共有された候補者情報をきっかけに、AIがパーソナライズ済みスカウトメールを生成し自動送信するフローです。作成・送信の手間を抑え、統一された高品質な文面でスピーディーに候補者へアプローチできます。
Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信する
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackで受信した特定条件の内容をもとに、Bitrix24にContactを作成する
Slackの特定メッセージを受信するとBitrix24へ連絡先を自動登録するフローです。転記や入力ミスを避け、対応漏れを抑えて顧客対応をスピードアップします。
Slackで受信した特定条件の内容をもとに、Bitrix24にContactを作成する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション