指定日時になったら、AIワーカーで退職予定者情報を取得しIT資産回収リマインドを送信する
指定日時になったら、AIワーカーで退職予定者情報を取得しIT資産回収リマインドを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Chatwork
と
freee人事労務
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
従業員の退職に伴う貸与中のIT資産の回収やSaaSアカウントの停止対応は、情報システム部門にとって負担の大きい業務ではないでしょうか。手動で退職予定者を確認し、管理台帳と照合する作業は、対応漏れや確認ミスが発生しやすく、管理負荷の増大につながります。このワークフローを活用すれば、指定の日時にfreee人事労務から退職予定者の情報を自動で取得し、回収・アカウント停止対象のリストアップやリマインド通知、台帳更新をAIワーカー（AIエージェント）が代行します。これにより、IT資産管理の工数を削減しながら、 資産回収やアカウント管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務で管理している退職予定者の情報を、手動でIT資産管理台帳と照合している情シス担当者の方
- 退職時のパソコン回収やSaaSアカウントの停止漏れを防ぎ、セキュリティリスクの低減につなげたい管理部門の方
- 毎月の棚卸業務を自動化して、IT資産管理に関わる定型業務の負担を軽減したいIT推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務のデータに基づき退職予定者を自動抽出するため、情報の確認漏れを防ぎ、IT資産回収の精度を向上させることができます。
- AIが貸与・アカウント付与状況の調査から通知、台帳への反映までを一貫して代行することで、手作業による転記ミスをなくし、業務の効率化を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務、Google スプレッドシート、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、スケジュール設定にて、特定の実行日時（毎月決まった日時など）をトリガーとして設定します。
- 最後に、AIワーカーにて、貸与中のIT資産やSaaSアカウントの利用状況を調査し回収・停止対象のリストアップ、通知と台帳ステータス更新を行うためのスキルを作成します。使用ツールとしてfreee人事労務、Google スプレッドシート、Chatworkのアクションを設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、自社の棚卸サイクルに合わせて、実行したい日付や時刻を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの管理台帳の構成に合わせて、更新対象とする列や検索条件を適切に指定してください。
- Chatworkのメッセージ送信先は、通知先のルームIDを任意で設定し、通知内容を最適化してください。
■注意事項
- freee人事労務、Chatwork、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- freee人事労務はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
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Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
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使用しているアプリについて
Chatwork
YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。
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毎週会議や締切前など、スケジュール設定に合わせて指定日時にChatworkへリマインドを自動送信するフローです。送信忘れを防ぎ、定例通知の手間を減らしてチームのタスク管理をスムーズにします。
Chatworkに定期的にリマインド通知をする
Chatwork投稿をきっかけにAIが情報抽出しGoogleドキュメントで契約書を自動発行するフローです。転記時間を削減し入力ミスのリスクを抑え、担当者は内容確認に専念できます。
Chatworkの情報をもとに契約書を作成する
Chatworkに投稿された問い合わせをトリガーにDifyチャットボットが自動返信するフローです。定型対応の時間を抑え、回答品質のばらつきを防げます。
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SPIRALで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも追加するフローです。 このテンプレートを利用すると、SPIRALに情報を登録するだけでfreee人事労務にも従業員が追加されるため、作業負担が軽減します。
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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
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スマレジの前日売上を毎朝設定時刻に自動取得し、Google スプレッドシートへ転記するフローです。毎日の手入力や入力ミスを減らし、正確なデータで報告・分析できます。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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フローボットトリガー
新しいメッセージがルームに投稿されたら
自身へのメンション（Webhook起動）
新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）
メッセージが更新されたら（Webhook起動）
ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
従業員が登録されたら（Webhook）
従業員情報が更新されたら（Webhook）
従業員が削除されたら（Webhook）
行が追加されたら
行が更新されたら
フローボットオペレーション
メッセージを送る
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グループチャットを新規作成
招待リンクを取得
招待リンクを作成
チャットに新しいタスクを追加
チャットのメンバー一覧を取得
グループチャットの情報を変更
グループチャットを削除
チャットのメンバーを変更する
ルームの一覧を取得
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ルームのタスク一覧取得
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指定したルームのメッセージ一覧を取得
コンタクト一覧を取得
自身のアカウント情報を取得
フローボットトリガー
新しいメッセージがルームに投稿されたら自身へのメンション（Webhook起動）新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）メッセージが更新されたら（Webhook起動）ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
フローボットオペレーション
メッセージを送るファイルをアップロードするグループチャットを新規作成招待リンクを取得招待リンクを作成チャットに新しいタスクを追加チャットのメンバー一覧を取得グループチャットの情報を変更グループチャットを削除チャットのメンバーを変更するルームの一覧を取得指定のメッセージを取得ルームのタスク一覧取得指定したルームのファイル一覧を取得ファイルのダウンロードURLを取得指定したルームのメッセージ一覧を取得コンタクト一覧を取得自身のアカウント情報を取得タスクの完了状態を更新タスク情報を取得
フローボットトリガー
従業員が登録されたら（Webhook）従業員情報が更新されたら（Webhook）従業員が削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
事業所一覧の取得従業員の一覧を取得打刻データの取得打刻情報の登録（日時を指定）勤怠情報の取得勤怠情報月次サマリの取得従業員の作成従業員の基本情報を更新従業員の基本給を更新従業員の銀行口座情報を更新従業員の健康保険情報を更新従業員の厚生年金保険情報を更新従業員の姓名・住所などの情報を更新給与明細を取得打刻情報の登録勤怠情報を登録・更新従業員情報の取得残業申請の作成特定の残業申請の詳細を取得残業申請の一覧取得（ステータスで指定）所属の一覧の取得有給申請の一覧取得（ステータスで指定） 特定の有給申請の詳細を取得対象年月に所属する従業員の一覧を取得 有給申請を作成 有給申請を承認特定の事業所を取得従業員のカスタム項目情報を取得特定の従業員の所属情報を取得従業員の家族情報を取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力行を追加する
