GoogleフォームのITツール利用申請をAIワーカーが一次審査し、記録と通知を行う
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Googleドキュメント
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
新しいITツールの導入は業務効率化に欠かせませんが、申請のたびに社内規定と照らし合わせ、管理台帳へ記録するのは担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。確認作業に時間がかかると、現場の導入スピードが落ちるだけでなく、手作業による記録漏れや通知忘れも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームからの申請内容をAIワーカーが社内規定と照らし合わせ、審査の一次チェックからGoogle スプレッドシートへの記録、Slackへの通知までを自動で完結できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ITツールの利用申請が増え、社内規定との適合性チェックを手作業で行うのが負担になっている情報システム担当者の方
- 申請内容の管理台帳への転記や、関係者へのチャット通知を自動化し、連絡漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- AIを活用した一次審査を取り入れることで、承認フロー全体のスピードを向上させたいと考えている管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームから申請が届くと、AIワーカーがガイドラインとの適合判定を自動的に行うため、管理者がゼロから内容を確認する手間を省けます。
- 判定結果は自動でGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、台帳への転記ミスを防ぎ、常に最新の申請状況を正確に把握できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google ドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを配置し、社内ガイドラインと照合してリスク抽出と適合判定を行い、結果を記録・通知するためのスキルを作成し、Googleドキュメントの「ドキュメントを取得する」アクション、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーのスキル設定では、社内のITツール利用ガイドラインの内容を読み込ませることで、自社のルールに基づいた精度の高い判定が可能になります。
- Google スプレッドシートの書き込み設定では、申請日、申請者名、AIによる判定結果など、管理台帳に必要な項目を自由に追加してください。
- Slackの通知先を申請内容(部署など)に応じて柔軟に変更するように設定することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Gogole スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
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