メールを受信したらAIオペレーションで送信者情報を抽出してSlackに通知、Google スプレッドシートに格納

■概要

Webフォームからのお問い合わせやアンケートの回答を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。特に、対応のスピードが求められる場面では、この転記作業がボトルネックになることも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると同時に、その内容を自動でMicrosoft Excelの指定したシートに記録するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保ちながら迅速な対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで得た顧客情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している営業やマーケティング担当の方
• イベントの申し込みやアンケートの回答などを、手動でリスト化しており手間を感じている方
• フォームからの回答データの入力ミスや転記漏れを防ぎ、管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft ExcelアカウントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでYoomの標準機能である「フォーム」を選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った回答データを、指定したExcelシートのどの列に格納するかを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するYoomのフォームは、テキスト入力欄や選択肢など、収集したい情報に合わせて質問項目を自由に設定可能です
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、書き込み対象としたいファイル（アイテムID）やシート名を任意で指定してください。また、フォームの各回答をExcelのどの列に紐付けるかも自由に設定できます

■注意事項

• Microsoft ExcelとYoomを連携してください
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります