定期的にZendeskの解決済みチケットからFAQの下書きをGoogleドキュメントに追加する
定期的にZendeskの解決済みチケットからFAQの下書きをGoogleドキュメントに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
と
Zendesk
を自動連携できます。
■概要
毎日届くたくさんのお問い合わせから「よくある質問（FAQ）」を作る作業は、とても大事な反面、どうしても時間がかかって後回しになりがちですよね。Zendeskのやり取りにはたくさんの知恵（ナレッジ）が溜まっていますが、それらを1つずつチェックしてFAQの形に整え直すのは一苦労です。
このテンプレートを使えば、Zendeskで解決したやり取りを定期的に自動で見回り、最近増えている質問を見つけてFAQの下書きをパッと作ってくれます。作成された下書きはそのままGoogleドキュメントに追加されるので、FAQの作成・更新がぐんとスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskに蓄積された解決済みチケットをFAQに活かしたいカスタマーサポート担当者の方
- FAQサイトの更新が追いつかず、最新の問い合わせ傾向を反映させたいコンテンツ管理者の方
- GoogleドキュメントでFAQの下書き管理を行っており、情報集約を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 解決済みチケットから頻出の質問を抽出してFAQの下書きを自動生成するため、手動での情報収集にかかる時間を短縮できます。
- 定期的な自動巡回により、ユーザーが今困っているリアルな課題を漏れなくFAQへ反映させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、任意の実行頻度（毎日・毎週など）を設定します。
- 最後に、AIワーカーで「スキル」（手順書）を作成します。この際、Zendeskの「チケットを検索」と「チケットのコメント一覧を取得」アクション、およびGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskの検索条件を調整することで、特定のタグが付いたチケットや、特定のカテゴリの解決済みチケットのみを対象にすることが可能です。
- Googleドキュメントのアクション設定で、FAQの下書きを蓄積するファイルのIDを指定してください。
- AIワーカーへの指示内容を調整することで、FAQの回答のトーン＆マナーや、出力形式を自社のルールに合わせて変更できます。
■注意事項
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendesk、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
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