■概要

Webサイトからの問い合わせやセミナーの申し込みなど、入力フォームで受け付けた回答を手作業で転記し、個別に対応メールを送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの指定したシートへ内容を自動で追加し、Outlookからサンクスメールなどをスムーズに送信できます。定型的な転記作業や連絡業務から解放され、効率的な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせや申し込み情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• フォーム回答者へのサンクスメールや受付完了メールの送信を都度手動で行っている方
• データ転記のミスやメールの送信漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からMicrosoft Excelへのデータ追加、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業によるデータ転記のミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性と顧客対応の質を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容が転記されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、フォーム回答者や担当者へ自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelのオペレーションでは、フォームのどの回答項目を、Excelシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。
• Outlookのオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を任意に設定可能です。フォームで取得した氏名や会社名などを件名や本文に含めることで、パーソナライズされたメールを自動で送信できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081