入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Webサイトなどからフォームで問い合わせや申し込みがあった際、その内容をMicrosoft Excelに手作業で転記し、関係者にOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とOutlookからのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた回答をMicrosoft Excelに手作業で転記している担当者の方
- Outlookを活用し、フォームの回答内容をチーム内に共有しているマネージャーの方
- フォームからのリード獲得や問い合わせ対応のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記やメール作成が不要になることで、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、テキスト入力欄や選択肢など、用途に合わせて回答項目を自由に設定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で指定し、フォームで取得した値をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、フォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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