住民票をAIで自動で読み取りMicrosoft Excelに格納しMicrosoft Teamsに通知する
住民票をAIで自動で読み取りMicrosoft Excelに格納しMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
住民票などの紙媒体で受け取った情報を、手作業でExcelに入力する業務に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた住民票の画像をAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Excelに情報を格納するため、こうした転記作業の課題を削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 住民票などの書類から手作業でデータ入力を行っている総務や人事担当の方
- Microsoft Excelでの台帳管理やMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- AI-OCRを活用して紙書類のデータ化を自動化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 住民票の情報をOCRが自動で読み取りMicrosoft Excelへ転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、住民票の画像ファイルをアップロードする項目を設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、アップロードされた住民票の画像から文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、読み取った情報に間違いがないか確認を依頼します。
- 承認後、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、確認済みの情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、指定のチャネルに処理完了の通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目は、業務内容に合わせて任意で追加・変更が可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加するファイルやシート、格納するデータ項目は任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知を送信するチャネルやチーム、メッセージの本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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