HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成する
HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Microsoft Excelで請求書を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか？また、コピー＆ペーストによる入力ミスは、ビジネスにおいて避けたい課題の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページからワンクリックで請求書作成フローを起動でき、手作業による情報転記の手間やミスを減らし、請求書発行業務を円滑に進めることが可能です。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの情報を元に、手作業でMicrosoft Excelの請求書を作成している営業担当者の方
- 請求書作成時のヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
- 反復的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接フローを起動し、Microsoft Excelの請求書が自動で作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業で情報を転記する工程が減るため、宛名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotのコンタクト詳細ページでフローを起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、請求金額などの情報を入力するフォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotとフォームの情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「担当者へ対応を依頼する」のオペレーションで、請求項目の入力を依頼する際のメッセージ内容は、運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- 請求書の作成に使用するMicrosoft Excelの雛形ファイルは、ご自身で用意した任意のテンプレートファイルに変更して設定できます。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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