クラウドサインで契約が完了したらメールを送信する

■概要

クラウドサインで契約締結が完了した後、関係部署への報告メールを手作業で作成・送信していませんか。この定型的な連絡業務は、件数が増えるにつれて負担となり、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での契約締結をトリガーとして、関係者への完了通知メールが自動で送信されるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結後の、関係者への連絡業務を自動化したい方
• 手作業でのメール送信による、連絡漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
• 契約管理に関連する一連のプロセスを効率化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 契約が締結されるたびに発生していたメール作成と送信の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での連絡作業がなくなることで、宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを送信するオペレーションにて、通知を送りたい相手のメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ任意で設定してください。
• 送信するメールの件名や本文には、クラウドサインのトリガーで取得した契約者名や書類名といった情報を埋め込み、内容を動的にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• クラウドサインとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。