■概要
従業員の入社や異動に伴うファイル管理では、都度Google Driveに従業員ごとのフォルダを作成し、上長へアクセス権限を付与する作業が発生します。この一連の作業は手間に感じるだけでなく、権限設定のミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のフォルダに従業員ファイルを格納するだけで、該当従業員のフォルダの有無を自動で判別し、フォルダがない場合は新規作成から上長への権限付与までを自動で実行できるため、ファイル管理業務を効率化し、セキュリティを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで従業員のファイル管理を行っている人事・労務担当者の方
- 従業員フォルダの作成や権限付与を手作業で行い、効率化を検討している方
- 機密情報を含むファイルのアクセス管理を自動化し、セキュリティを強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルを格納するだけでフォルダ作成や権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業でのフォルダ作成やアクセス権限の設定ミスを防ぎ、正確なファイル管理を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名などから従業員名といった情報を抽出します
- 続いて、Google Driveで「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、従業員名のフォルダが既に存在するかを確認します
- 分岐機能を使い、フォルダの検索結果に応じて後続の処理を分岐させます
- フォルダが存在しない場合、Google スプレッドシートから対象従業員の上長情報を取得し、Google Driveで従業員名のフォルダを新規作成します
- 作成したフォルダに対して、取得した上長情報をもとに閲覧権限を付与します
- 最後に、トリガーで取得したファイルを、作成または検索した従業員フォルダに移動させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガーやオペレーションでは、ファイルの格納先や検索対象となるフォルダIDなどを任意で設定してください
- AI機能では、トリガーで取得したファイル名などから、従業員名として抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、従業員と上長の情報を管理している任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定してください
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
