フォームに回答があったら、Microsoft Excelの雛形から日報を作成してOutlookにメールを送信する
フォームに回答があったら、Microsoft Excelの雛形から日報を作成してOutlookにメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
日々の業務報告のために、フォームの回答内容を都度Microsoft Excelのフォーマットに転記し、Outlookでメールを作成して送信する、といった作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、手作業で行うと入力ミスや送信漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、指定したMicrosoft Excelの雛形から日報を自動で作成し、Outlookでのメール送信までを完結させることができ、日報作成に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームとMicrosoft Excelを利用して日報を作成し、手作業での転記に手間を感じている方
- 日報の提出漏れや記載ミスを防ぎ、報告業務の品質を向上させたいチームリーダーの方
- 日報作成から提出までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信後、日報作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けてオペレーションで書類発行機能を設定し、フォームの回答内容を反映させたMicrosoft Excelの日報ファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、発行したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、日報に必要な情報を集めるための回答項目を自由に設定することが可能です。
- 書類発行機能では、日報の元となるMicrosoft Excelの雛形ファイルや、発行後のファイル名を任意で設定できます。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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