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契約締結後の後続業務がどれほどのスピード感で進むかによって、プロジェクトの成果や結果が決まるシーンも多々あるでしょう。
電子署名サービスのDocuSignと案件管理ツールのboardを連携させれば、boardのステータス更新を自動で行えるようになるので、契約管理業務のさらなる効率化が見込めます。
わざわざ複数のアプリにアクセスしなくても更新作業を完結できるので、手動作業の削減やタイムラグの抑制が期待できます。
ステータスの更新忘れといったミスも減らせるかもしれません。
本記事では、この自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
プロセスの自動化を検討している方は、ぜひご覧ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
では、「DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
まず、DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したことをDocuSignのAPIを利用して受け取ります。
その後、boardの提供するAPIを用いて、boardの案件ステータスを更新することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはDocuSignをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDocuSignを検索してください。
(2)DocuSignのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)DocuSignのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
(4)ログイン時の認証方法は任意で選択してください。
(5)認証が完了すると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のDocuSignが接続できました。
(6)次は、boardを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)連携するboardの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーして管理画面で設定を行う必要があります。
表示されている注釈に沿って、設定を行いましょう。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のステップ「案件ステータスの更新」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「APIキー」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、該当するアプリにアクセスして情報を取得し、設定しましょう。
(4)「案件ID」は、URL内の「/projects/●●●●/edit」部分が案件IDに該当します。
(5)「受注ステータス」は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
今回は【受注済】を選択します。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回ご紹介したフロー以外にもDocuSignやboardのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
両ツールを行き来する必要がなくなるため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。
■概要
AirtableからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約関連の情報を管理している方
・契約情報の管理をしている営業担当者
・AirtableとDocuSignを連携して効率化を図りたい方
2.業務でDocuSignを利用している方
・DocuSignで定期的に契約書の送信を行っている方
・DocuSignからの契約書送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは電子契約書の作成や送信をオンライン上で完結できるため、契約プロセスを効率化できるのがメリットです。
しかし、DocuSignからの契約書の送信を手動で行っている場合、宛先誤りや送信漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで契約書を送付する方を登録すると自動でDocuSignから契約書を送付することができます。
手動でDocuSignから契約書を発行する必要が無くなるため、契約書送信の業務を効率化することが可能です。
また、送信者の一覧はAirtableから確認できるため、送信漏れの有無をスピーディーに把握でき、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率向上が期待できます。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、生産性向上を図ることができます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールですが、契約完了後の通知や書類送付などを手入力するのはタイプミスや遅延のリスクも伴います。
DocuSignとMicrosoft Teamsを連携することで、契約が完了したことを自動で業務担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善を図ることができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてGoogle Chatに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でGoogle Chatへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとMicrosoft Teamsを連携する]フローはおすすめです。
自動でGoogle Chatへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業
2.契約完了の通知をDiscord上でチームメンバーへ迅速に共有したい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成管理を円滑に行うDocuSignと併せてSlackに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
ですが契約完了後の通知などを都度確認し手動でDiscordへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
DocuSignとDiscordを連携することでチーム全体の生産性向上のために手間を省くことが可能になります。
Discordへ契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上を図ることができます。
■注意事項
・DocuSign、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
案件を手入力することなくレコードが登録されるため、常に最新の情報を保てるようになるはずです。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとkintoneを併用している営業チーム
・boardで獲得したリードや顧客情報をkintoneに自動で連携し、案件管理を効率化したい方
・顧客情報の手入力によるミスを減らし、データの正確性を担保したい方
・営業活動と案件管理の連携を強化し、業務効率を向上させたい方
2.boardとkintoneを併用しているプロジェクト管理チーム
・boardで案件情報を管理し、kintoneでタスクや進捗管理を行っている方
・案件情報とプロジェクト管理情報を連携させ、スムーズな情報共有を実現したい方
・案件登録と同時にkintoneでタスクを作成し、作業の漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されると、すぐにkintoneにレコードが作成されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとkintoneで一元管理できるため、情報を探す手間を省くことができ、業務効率が向上します。
・手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
■注意事項
・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム
・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方
2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム
・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方
・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。
・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。
■注意事項
・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
手入力による転記が不要になり、業務の効率向上につながるほか、人的なミスのリスクも軽減されると予想されます。
■概要
HubSpotに取引が登録されたら、boardに新規の案件を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとboardの両方を利用する営業チーム
・HubSpotに登録した取引情報をboardにも自動で反映させたい方
・取引情報の二重入力を避け、作業効率を向上させたい方
・HubSpotとboardで案件情報を一元管理したい方
2.HubSpotを主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗管理やタスク管理を行いたい方
・HubSpotの取引情報をboardに連携させることでより詳細な情報管理を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールですが、HubSpotで管理している取引情報をboardなどの別のプロジェクト管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。
一方で、HubSpotとboardを別々に運用している場合、HubSpotに登録された取引情報を手入力でboardに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。
このフローを使用することで、HubSpotとboardの顧客情報の連携が自動化され手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクも軽減されます。また、HubSpotとboardの情報が常に同期された状態となるため、チームメンバー全員が最新の案件情報を把握することもできます。
■注意事項
・HubSpot、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMに商談が登録されたら、boardに新規の案件を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとboardの両方を利用する営業チーム
・Zoho CRMに登録した商談情報をboardにも自動で反映させたい方
・商談情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとboardで案件情報を一元管理したい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗・タスク管理を行いたい方
・Zoho CRMの商談情報をboardに連携させることでより詳細な情報管理を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客管理と営業活動を効率化するツールですが、Zoho CRMで管理している商談情報を、boardなどの別プロジェクトの管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。ですが、Zoho CRMとboardを別々に運用している場合、Zoho CRMに登録された商談情報を手動でboardに転記する必要があり手間と時間がかかってしまいます。
このフローを活用すれば、Zoho CRMとboardの商談情報連携が自動化され、手作業による転記が不要になることで業務効率を改善して人的なミスの軽減にも繋がります。またZoho CRMとboardの情報が常に同期されることで、チームメンバー全員が最新の案件情報を把握することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Mazrica（旧Senses）に案件が登録されたら、boardにも新規の案件を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazrica（旧Senses）とboardの両方を利用する営業チーム
・Mazrica（旧Senses）に登録した案件情報をboardにも自動で反映させたい方
・案件情報の重複入力を避けて作業効率を向上させたい方
・Mazrica（旧Senses）とboardで案件情報を一元管理したい方
2.Mazrica（旧Senses）を主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗・タスク管理を行いたい方
・Mazrica（旧Senses）の案件情報をboardに連携させることでより詳細な情報管理を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Mazrica（旧Senses）は、営業活動の効率化に欠かせないツールですが、Mazrica（旧Senses）で管理している案件情報を、boardなどの別のプロジェクト管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。
しかし、Mazrica（旧Senses）とboardを別々に運用している場合は、Mazrica（旧Senses）に登録された案件情報を手動でboardに転記する必要があり、手間と時間がかかり転記ミスや情報漏れの可能性もあります。
このフローを活用することで、Mazrica（旧Senses）とboardの情報連携が自動化され、業務効率の向上とヒューマンエラーの防止が期待できます。
■注意事項
・Mazrica、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができるでしょう。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとBoxを業務で使用している方
・boardとBoxを使用して業務の効率化を図りたい方
・Boxでのフォルダ作成を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でBoxにフォルダを作成できるため、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
・案件ごとにフォルダが作成されることにより、関連ファイルを一元管理できファイル共有が容易になることで、業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成ミスやファイルの格納ミスなどを防ぎぐことができ、業務向上に繋がります。
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignで契約の電子署名が完了した際にboardの案件ステータスを自動更新するため、わざわざboardにアクセスして更新する、といった作業をなくせるかもしれません。
例えば、boardのログイン情報を入力してページに到達するまで何度もクリックする、といった操作を削減できるはずです。
とても単純なことではありますが、毎日のこととなると見過ごせない部分ではないでしょうか。作業工数が減ることは、担当者の負担軽減にもつながります。
契約締結後の処理をスピーディに進めるには、案件のステータスを迅速に更新することが重要です。
DocuSignとboardの連携により、ステータス更新が素早く反映されるので、関連する後続業務へスムーズに移行できるようになるはずです。
例えば、契約締結を確認して、その後に顧客管理ツールにアクセスしてステータスを更新するとなると、情報の反映完了まで待機する時間が発生しますよね。
自動化フローの導入でこの時間を削減でき、タイムラグなく、スムーズに次のステップへと進められることが予想されます。
企業の生産性向上にもつながるかもしれません。
DocuSignとboardを連携することで、ステータス更新に伴うヒューマンエラーを防止できる可能性があります。
例えば、ステータスを更新し忘れると、顧客に対してのアプローチの機会を逃してしまうかもしれませんが、この自動化を導入すれば更新作業を確実に行えるはずです。
更新忘れを心配する必要もなくなり、顧客担当者はステータスの状況に合わせて、適切なタイミングで活動できるようになるかもしれません。
今回紹介したDocuSignとboardの連携により、契約完了後のステータス更新作業を自動化できるので、プロセスのスピード向上が期待できます。
作業が自動で進むことで、作業負担の軽減やヒューマンエラーの防止といった多くのメリットを得られるはずです！
さらに、手作業が削減されることで、担当スタッフは空いたリソースをその他の業務に充てられるようになり、組織全体の生産性もあがるかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に、Yoomの自動化フローの導入を検討してみてください。
