DocuSignでエンベロープが完了したらboardの案件ステータスを更新する方法

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・DocuSignの起動設定

(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーして管理画面で設定を行う必要があります。
表示されている注釈に沿って、設定を行いましょう。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・案件ステータスを更新するboardの設定

(1)最後に、2つ目のステップ「案件ステータスの更新」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「APIキー」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、該当するアプリにアクセスして情報を取得し、設定しましょう。

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(4)「案件ID」は、URL内の「/projects/●●●●/edit」部分が案件IDに該当します。

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(5)「受注ステータス」は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
今回は【受注済】を選択します。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

DocuSignやboardを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもDocuSignやboardのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

DocuSignを活用した自動化例

DocuSignで契約書を送信する

両ツールを行き来する必要がなくなるため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルを格納する

手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率向上が期待できます。

DocuSignで契約が完了したら通知する

契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、生産性向上を図ることができます。

boardを活用した自動化例

boardに新しい案件が登録されたらレコードを登録する

案件を手入力することなくレコードが登録されるため、常に最新の情報を保てるようになるはずです。

取引や商談が登録されたら、boardに案件を作成する

手入力による転記が不要になり、業務の効率向上につながるほか、人的なミスのリスクも軽減されると予想されます。

boardで案件が登録されたらフォルダを作成する

登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができるでしょう。

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DocuSignとboardを連携するメリット

1.業務負担の軽減

DocuSignで契約の電子署名が完了した際にboardの案件ステータスを自動更新するため、わざわざboardにアクセスして更新する、といった作業をなくせるかもしれません。
例えば、boardのログイン情報を入力してページに到達するまで何度もクリックする、といった操作を削減できるはずです。
とても単純なことではありますが、毎日のこととなると見過ごせない部分ではないでしょうか。作業工数が減ることは、担当者の負担軽減にもつながります。

2.業務プロセスのスピード向上

契約締結後の処理をスピーディに進めるには、案件のステータスを迅速に更新することが重要です。
DocuSignとboardの連携により、ステータス更新が素早く反映されるので、関連する後続業務へスムーズに移行できるようになるはずです。
例えば、契約締結を確認して、その後に顧客管理ツールにアクセスしてステータスを更新するとなると、情報の反映完了まで待機する時間が発生しますよね。
自動化フローの導入でこの時間を削減でき、タイムラグなく、スムーズに次のステップへと進められることが予想されます。
企業の生産性向上にもつながるかもしれません。

3.ヒューマンエラーの防止

DocuSignとboardを連携することで、ステータス更新に伴うヒューマンエラーを防止できる可能性があります。
例えば、ステータスを更新し忘れると、顧客に対してのアプローチの機会を逃してしまうかもしれませんが、この自動化を導入すれば更新作業を確実に行えるはずです。
更新忘れを心配する必要もなくなり、顧客担当者はステータスの状況に合わせて、適切なタイミングで活動できるようになるかもしれません。

まとめ

今回紹介したDocuSignとboardの連携により、契約完了後のステータス更新作業を自動化できるので、プロセスのスピード向上が期待できます。
作業が自動で進むことで、作業負担の軽減やヒューマンエラーの防止といった多くのメリットを得られるはずです！
さらに、手作業が削減されることで、担当スタッフは空いたリソースをその他の業務に充てられるようになり、組織全体の生産性もあがるかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に、Yoomの自動化フローの導入を検討してみてください。