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DocuSignでエンベロープが完了したらboardの案件ステータスを更新する方法
契約締結後の後続業務がどれほどのスピード感で進むかによって、プロジェクトの成果や結果が決まるシーンも多々あるでしょう。
電子署名サービスのDocuSignと案件管理ツールのboardを連携させれば、boardのステータス更新を自動で行えるようになるので、契約管理業務のさらなる効率化が見込めます。
わざわざ複数のアプリにアクセスしなくても更新作業を完結できるので、手動作業の削減やタイムラグの抑制が期待できます。
ステータスの更新忘れといったミスも減らせるかもしれません。
本記事では、この自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
プロセスの自動化を検討している方は、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- DocuSignとboardをそれぞれ活用している方
- DocuSignとboardを契約管理や案件管理で活用しているが、ステータス更新を手間を感じている方
- DocuSignとboardを連携し、業務効率化やプロセスの自動化を検討している方
- DocuSignとboardを連携し、契約関連の情報を正確に管理したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
では、「DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する方法
まず、DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したことをDocuSignのAPIを利用して受け取ります。
その後、boardの提供するAPIを用いて、boardの案件ステータスを更新することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- DocuSignとboardをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- DocuSignの起動設定と案件ステータスを更新するboardの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
・DocuSignとboardをマイアプリ連携
(1)まずはDocuSignをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDocuSignを検索してください。
(2)DocuSignのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)DocuSignのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
(4)ログイン時の認証方法は任意で選択してください。
(5)認証が完了すると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のDocuSignが接続できました。
(6)次は、boardを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)連携するboardの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
・DocuSignの起動設定
(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーして管理画面で設定を行う必要があります。
表示されている注釈に沿って、設定を行いましょう。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
・案件ステータスを更新するboardの設定
(1)最後に、2つ目のステップ「案件ステータスの更新」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「APIキー」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、該当するアプリにアクセスして情報を取得し、設定しましょう。
(4)「案件ID」は、URL内の「/projects/●●●●/edit」部分が案件IDに該当します。
(5)「受注ステータス」は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
今回は【受注済】を選択します。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
DocuSignやboardを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもDocuSignやboardのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
DocuSignを活用した自動化例
DocuSignで契約書を送信する
両ツールを行き来する必要がなくなるため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。
■概要Airtableで管理している顧客情報をもとに、DocuSignで契約書を作成・送付する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、DocuSignから自動で契約書を送信するフローを構築でき、契約書送付業務の自動化によって、迅速で正確な契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- AirtableとDocuSignを利用しており、契約書送付業務の効率化を検討している方
- 手作業による情報入力や転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへのレコード登録をきっかけに契約書が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、宛先や契約内容の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、契約業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、トリガーで取得したAirtableのレコード情報を元に契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableをトリガーに設定する際、連携対象となるベースID、テーブルID、およびレコード作成を検知するためのCreated Timeフィールドをご自身の環境に合わせて設定してください。
- DocuSignのアクション設定では、宛先や件名などの各項目に固定のテキストを入力したり、前段のAirtableから取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項- Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、DocuSignで契約書を作成・送信する際、都度情報を手作業で転記する手間や、送信漏れのリスクに課題を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで特定のステータスに更新されるだけで、DocuSignからの契約書送信までを自動化できます。契約書送信に関連する業務を効率化し、より重要なコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとDocuSignを用いた契約書送信のプロセスに手間を感じている営業や法務担当者の方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、業務プロセスを効率化したいと考えているチームリーダーの方
- Notionをデータベースとして活用し、契約管理業務全体の自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース更新をトリガーに、DocuSignからの契約書送信が自動化されるため、手作業による契約業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、宛先や契約内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDocuSignをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、契約に必要な詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、Notionから取得した情報を元に契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 分岐機能では、契約書を送信する条件を任意に設定できます。例えば、Notionのステータスが「契約準備完了」になったら送信するといったカスタマイズが可能です。
- Notionのトリガーやレコードを取得するオペレーションでは、契約情報を管理しているデータベースを任意で設定してください。
■注意事項- NotionとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとDocuSignを利用しており、契約書送付業務の効率化を検討している方
- 手作業による情報入力や転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに契約書が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、宛先や契約内容の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、契約業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、トリガーで取得したAirtableのレコード情報を元に契約書を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableをトリガーに設定する際、連携対象となるベースID、テーブルID、およびレコード作成を検知するためのCreated Timeフィールドをご自身の環境に合わせて設定してください。
- DocuSignのアクション設定では、宛先や件名などの各項目に固定のテキストを入力したり、前段のAirtableから取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDocuSignを用いた契約書送信のプロセスに手間を感じている営業や法務担当者の方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、業務プロセスを効率化したいと考えているチームリーダーの方
- Notionをデータベースとして活用し、契約管理業務全体の自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新をトリガーに、DocuSignからの契約書送信が自動化されるため、手作業による契約業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、宛先や契約内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、契約に必要な詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、Notionから取得した情報を元に契約書を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書を送信する条件を任意に設定できます。例えば、Notionのステータスが「契約準備完了」になったら送信するといったカスタマイズが可能です。
- Notionのトリガーやレコードを取得するオペレーションでは、契約情報を管理しているデータベースを任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルを格納する
手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率向上が期待できます。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、手作業でOneDriveに格納していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかるだけでなく、保存漏れや格納先の間違いといった人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの書類締結をトリガーにして、締結済み書類と証明書が自動でOneDriveに格納されるため、こうした書類管理の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで締結した書類をOneDriveで管理しており、手作業での格納に手間を感じている方
- 電子契約書の管理プロセスを自動化し、人的ミスを減らしたい法務・営業担当の方
- 契約関連の定型業務を効率化して、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でOneDriveへ書類が格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル移動が減ることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとOneDriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロードする」アクションを設定し、締結の証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをOneDriveに格納する」アクションを設定し、トリガーで取得した締結済み書類と証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OneDriveへのファイル格納アクションで、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。取引先や案件ごとに特定のフォルダに自動で整理・格納するよう設定できます。
■注意事項- Docusign、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、締結が完了した後の契約書の管理に手間を感じてはいないでしょうか。締結済みのファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへ手動で格納する作業は、件数が増えるほど負担になり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープの締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約ファイルと証明書を自動でMicrosoft SharePointに格納でき、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignで締結した書類をOneDriveで管理しており、手作業での格納に手間を感じている方
- 電子契約書の管理プロセスを自動化し、人的ミスを減らしたい法務・営業担当の方
- 契約関連の定型業務を効率化して、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- DocuSignでの締結完了後、自動でOneDriveへ書類が格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル移動が減ることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類管理を実現します。
- はじめに、DocuSignとOneDriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロードする」アクションを設定し、締結の証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをOneDriveに格納する」アクションを設定し、トリガーで取得した締結済み書類と証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveへのファイル格納アクションで、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。取引先や案件ごとに特定のフォルダに自動で整理・格納するよう設定できます。
- Docusign、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DocuSignで契約が完了したら通知する
契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、生産性向上を図ることができます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、関連部署や担当者への通知を手作業で行っていませんか？手動での連絡は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングで、自動的にDiscordへ通知を送信できます。契約締結後の情報共有を迅速かつ正確に行い、後続業務への連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後の連絡を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 契約情報をDiscordでチームに迅速に共有し、プロジェクトを円滑に進めたい方
- 電子契約からコミュニケーションツールへの通知プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了をトリガーに、Discordへ自動で通知が送信されるため、これまで連絡にかけていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に契約締結の情報を共有し、業務の停滞を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Discordの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったDocuSignの契約情報などを変数として埋め込めます。
■注意事項- Discord、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約完了後の社内への情報共有は手作業で行っていませんか。担当者への連絡に手間がかかったり、共有漏れによって後続の業務に遅れが生じたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることができ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約が完了した後の社内への情報共有に手間を感じていませんか？担当者が手動で連絡していると、共有漏れや遅延が発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングを検知して、自動でGoogle Chatへ通知を送信できます。これにより、関係者への迅速で確実な情報共有が実現し、契約後の業務をスムーズに開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後の連絡を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 契約情報をDiscordでチームに迅速に共有し、プロジェクトを円滑に進めたい方
- 電子契約からコミュニケーションツールへの通知プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をトリガーに、Discordへ自動で通知が送信されるため、これまで連絡にかけていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に契約締結の情報を共有し、業務の停滞を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったDocuSignの契約情報などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Discord、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項
- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
boardを活用した自動化例
boardに新しい案件が登録されたらレコードを登録する
案件を手入力することなくレコードが登録されるため、常に最新の情報を保てるようになるはずです。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録するフローです。■このテンプレートをおすすめする方1.boardとGoogle スプレッドシートを併用している営業チーム・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方2.boardとGoogle スプレッドシートを併用しているマーケティングチーム・boardで案件情報を管理し、Google スプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方■このテンプレートを使うメリット・boardで案件が登録されたら、自動でGoogle スプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。・boardで案件が登録されると、すぐににGoogle スプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。・案件情報をboardとGoogle スプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。■注意事項・board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとkintoneを併用している営業チーム
・boardで獲得したリードや顧客情報をkintoneに自動で連携し、案件管理を効率化したい方
・顧客情報の手入力によるミスを減らし、データの正確性を担保したい方
・営業活動と案件管理の連携を強化し、業務効率を向上させたい方
2.boardとkintoneを併用しているプロジェクト管理チーム
・boardで案件情報を管理し、kintoneでタスクや進捗管理を行っている方
・案件情報とプロジェクト管理情報を連携させ、スムーズな情報共有を実現したい方
・案件登録と同時にkintoneでタスクを作成し、作業の漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されると、すぐにkintoneにレコードが作成されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとkintoneで一元管理できるため、情報を探す手間を省くことができ、業務効率が向上します。
・手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
■注意事項
・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとkintoneを併用している営業チーム
・boardで獲得したリードや顧客情報をkintoneに自動で連携し、案件管理を効率化したい方
・顧客情報の手入力によるミスを減らし、データの正確性を担保したい方
・営業活動と案件管理の連携を強化し、業務効率を向上させたい方
2.boardとkintoneを併用しているプロジェクト管理チーム
・boardで案件情報を管理し、kintoneでタスクや進捗管理を行っている方
・案件情報とプロジェクト管理情報を連携させ、スムーズな情報共有を実現したい方
・案件登録と同時にkintoneでタスクを作成し、作業の漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されると、すぐにkintoneにレコードが作成されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとkintoneで一元管理できるため、情報を探す手間を省くことができ、業務効率が向上します。
・手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
■注意事項
・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
取引や商談が登録されたら、boardに案件を作成する
手入力による転記が不要になり、業務の効率向上につながるほか、人的なミスのリスクも軽減されると予想されます。
■概要Zoho CRMに新しい商談情報を登録した後、案件管理ツールのboardにも同じ内容を手作業で入力していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに商談が登録されると、その情報をもとにboardへ案件を自動で作成できます。商談から案件作成までの一連の流れをスムーズに連携し、業務効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoho CRMとboard間のデータ手入力に手間を感じている営業担当者の方
- 商談成立後の案件作成を自動化し、スムーズな対応を目指すチームリーダーの方
- SaaS間の連携による業務プロセスの改善や効率化を推進している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット- Zoho CRMに商談が登録されると、自動でboardに案件が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや案件の作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、トリガーで取得したZoho CRMの情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- boardで案件を登録する際に、どの項目にどの情報を設定するかを任意でカスタマイズできます。
- Zoho CRMから取得した商談名や顧客情報などを、boardの案件名や顧客情報といった対応する項目にそれぞれ紐付けたり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項- Zoho CRM、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要HubSpotで管理している取引情報を、案件・請求管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい取引が登録されたタイミングで、boardに案件情報が自動で作成されるため、こうした入力作業に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要営業活動でMazricaに登録した案件情報を、請求管理のためにboardへ再度手入力していませんか？同じ情報を二度入力する手間は非効率なだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaへの案件登録をトリガーに、boardへも自動で案件情報が作成されるため、こうした手作業によるデータ入力をなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Mazricaとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 案件登録の作業を自動化し、営業部門全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業によるデータ転記をなくし、請求関連業務のミスを減らしたいバックオフィスの方
■このテンプレートを使うメリット- Mazricaに案件を登録するだけでboardにも自動で情報が連携されるため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮できます。
- システム間で情報が直接連携されることで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、MazricaとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したMazricaの案件情報をboardの各項目に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を登録するかを任意に設定できます。Mazricaから取得した案件名や顧客名などの情報を、boardの対応する項目に紐づけてください。
- 特定のテキストなどを固定値としてboardの項目に登録することも可能です。例えば、案件の担当者や部門名などを固定で設定する場合に活用できます。
■注意事項・Mazrica、boardのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとboard間のデータ手入力に手間を感じている営業担当者の方
- 商談成立後の案件作成を自動化し、スムーズな対応を目指すチームリーダーの方
- SaaS間の連携による業務プロセスの改善や効率化を推進している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに商談が登録されると、自動でboardに案件が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや案件の作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、トリガーで取得したZoho CRMの情報を連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- boardで案件を登録する際に、どの項目にどの情報を設定するかを任意でカスタマイズできます。
- Zoho CRMから取得した商談名や顧客情報などを、boardの案件名や顧客情報といった対応する項目にそれぞれ紐付けたり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Zoho CRM、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Mazricaとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 案件登録の作業を自動化し、営業部門全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業によるデータ転記をなくし、請求関連業務のミスを減らしたいバックオフィスの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaに案件を登録するだけでboardにも自動で情報が連携されるため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮できます。
- システム間で情報が直接連携されることで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したMazricaの案件情報をboardの各項目に設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を登録するかを任意に設定できます。Mazricaから取得した案件名や顧客名などの情報を、boardの対応する項目に紐づけてください。
- 特定のテキストなどを固定値としてboardの項目に登録することも可能です。例えば、案件の担当者や部門名などを固定で設定する場合に活用できます。
■注意事項
boardで案件が登録されたらフォルダを作成する
登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができるでしょう。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとBoxを業務で使用している方
・boardとBoxを使用して業務の効率化を図りたい方
・Boxでのフォルダ作成を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でBoxにフォルダを作成できるため、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
・案件ごとにフォルダが作成されることにより、関連ファイルを一元管理できファイル共有が容易になることで、業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成ミスやファイルの格納ミスなどを防ぎぐことができ、業務向上に繋がります。
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとBoxを業務で使用している方
・boardとBoxを使用して業務の効率化を図りたい方
・Boxでのフォルダ作成を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でBoxにフォルダを作成できるため、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
・案件ごとにフォルダが作成されることにより、関連ファイルを一元管理できファイル共有が容易になることで、業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成ミスやファイルの格納ミスなどを防ぎぐことができ、業務向上に繋がります。
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignとboardを連携するメリット
1.業務負担の軽減
DocuSignで契約の電子署名が完了した際にboardの案件ステータスを自動更新するため、わざわざboardにアクセスして更新する、といった作業をなくせるかもしれません。
例えば、boardのログイン情報を入力してページに到達するまで何度もクリックする、といった操作を削減できるはずです。
とても単純なことではありますが、毎日のこととなると見過ごせない部分ではないでしょうか。作業工数が減ることは、担当者の負担軽減にもつながります。
2.業務プロセスのスピード向上
契約締結後の処理をスピーディに進めるには、案件のステータスを迅速に更新することが重要です。
DocuSignとboardの連携により、ステータス更新が素早く反映されるので、関連する後続業務へスムーズに移行できるようになるはずです。
例えば、契約締結を確認して、その後に顧客管理ツールにアクセスしてステータスを更新するとなると、情報の反映完了まで待機する時間が発生しますよね。
自動化フローの導入でこの時間を削減でき、タイムラグなく、スムーズに次のステップへと進められることが予想されます。
企業の生産性向上にもつながるかもしれません。
3.ヒューマンエラーの防止
DocuSignとboardを連携することで、ステータス更新に伴うヒューマンエラーを防止できる可能性があります。
例えば、ステータスを更新し忘れると、顧客に対してのアプローチの機会を逃してしまうかもしれませんが、この自動化を導入すれば更新作業を確実に行えるはずです。
更新忘れを心配する必要もなくなり、顧客担当者はステータスの状況に合わせて、適切なタイミングで活動できるようになるかもしれません。
まとめ
今回紹介したDocuSignとboardの連携により、契約完了後のステータス更新作業を自動化できるので、プロセスのスピード向上が期待できます。
作業が自動で進むことで、作業負担の軽減やヒューマンエラーの防止といった多くのメリットを得られるはずです！
さらに、手作業が削減されることで、担当スタッフは空いたリソースをその他の業務に充てられるようになり、組織全体の生産性もあがるかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に、Yoomの自動化フローの導入を検討してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
