DocuSignとboardを連携して、DocuSignでエンベロープが完了したらboardの案件ステータスを更新する方法

・DocuSignとboardをマイアプリ連携

(1)まずはDocuSignをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDocuSignを検索してください。

‍

‍

(2)DocuSignのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(3)DocuSignのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。

‍

‍

(4)ログイン時の認証方法は任意で選択してください。

‍

‍

(5)認証が完了すると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のDocuSignが接続できました。

(6)次は、boardを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。

‍

‍

(7)連携するboardの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。

認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

‍

‍

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

‍

‍

設定フローは2つです。

・DocuSignの起動設定

(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。

‍

‍

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する」をクリックしてください。

‍

‍

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

‍

(2)1つ目のステップ「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(4)次の画面では、WebhookURLをコピーして管理画面で設定を行う必要があります。
表示されている注釈に沿って、設定を行いましょう。

‍

‍

(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

‍

‍

・案件ステータスを更新するboardの設定

(1)最後に、2つ目のステップ「案件ステータスの更新」をクリックしましょう。

‍

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(3)次の画面で「APIキー」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、該当するアプリにアクセスして情報を取得し、設定しましょう。

‍

‍

(4)「案件ID」は、URL内の「/projects/●●●●/edit」部分が案件IDに該当します。

‍

‍

(5)「受注ステータス」は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
今回は【受注済】を選択します。

‍

‍

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍

‍

今回使用したテンプレートはこちら

DocuSignを使ったその他の自動化例

他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する

自動化フローによって手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省略できるようになるかもしれません。
証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの正確性維持にもつながります。

Googleフォームに回答された内容をもとに、Docusignで契約書を送付する

契約書の送付プロセスを自動化し、手動作業を減らしたいと考えている方におすすめのフローボットです。
手入力によるミスの減少と情報の正確性向上が期待できます。

DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する

DocuSignとSlackを連携することで、共有の手間を省けるようになるはずです。
自動化によって手作業が減ることで、その他の業務に注力できるようになるかもしれません。

DocuSignとboardを連携するメリットと具体例

1.業務負担の軽減

DocuSignで契約の電子署名が完了した際にboardの案件ステータスを自動更新するため、わざわざboardにアクセスして更新する、といった作業をなくせるかもしれません。
例えば、boardのログイン情報を入力してページに到達するまで何度もクリックする、といった操作を削減できるはずです。
とても単純なことではありますが、毎日のこととなると見過ごせない部分ではないでしょうか。作業工数が減ることは、担当者の負担軽減にもつながります。

2.業務プロセスのスピード向上

契約締結後の処理をスピーディに進めるには、案件のステータスを迅速に更新することが重要です。
DocuSignとboardの連携により、ステータス更新が素早く反映されるので、関連する後続業務へスムーズに移行できるようになるはずです。
例えば、契約締結を確認して、その後に顧客管理ツールにアクセスしてステータスを更新するとなると、情報の反映完了まで待機する時間が発生しますよね。
自動化フローの導入でこの時間を削減でき、タイムラグなく、スムーズに次のステップへと進められることが予想されます。
企業の生産性向上にもつながるかもしれません。

3.ヒューマンエラーの防止

DocuSignとboardを連携することで、ステータス更新に伴うヒューマンエラーを防止できる可能性があります。
例えば、ステータスを更新し忘れると、顧客に対してのアプローチの機会を逃してしまうかもしれませんが、この自動化を導入すれば更新作業を確実に行えるはずです。
更新忘れを心配する必要もなくなり、顧客担当者はステータスの状況に合わせて、適切なタイミングで活動できるようになるかもしれません。

まとめ

今回紹介したDocuSignとboardの連携により、契約完了後のステータス更新作業を自動化できるので、プロセスのスピード向上が期待できます。
作業が自動で進むことで、作業負担の軽減やヒューマンエラーの防止といった多くのメリットを得られるはずです。
さらに、手作業が削減されることで、担当スタッフは空いたリソースをその他の業務に充てられるようになり、組織全体の生産性もあがるかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に、Yoomの自動化フローの導入を検討してみてください。