・
「DocuSignで締結済みの契約書を、後から手動でDropboxの指定フォルダに保存している…」
「重要な書類だからこそ保管は徹底したいけど、毎回ダウンロードしてアップロードするのは正直面倒だし、保存先を間違えたり、保存し忘れたりしないか心配…」
このように、DocuSignとDropbox間での書類管理に関する手作業に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、DocuSignで電子署名が完了した契約書などの書類を、自動的にDropboxの適切なフォルダへ格納する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
さらに書類管理のミスを防ぎながら、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入し、面倒な書類管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDocuSignとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.DocuSignを利用している企業やチーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム 3.契約プロセスの自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignとDropboxを連携してできること
DocuSignとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた書類の保存や管理といった作業を自動化できます。
これにより、作業工数の削減はもちろん、保存漏れなどのヒューマンエラーも防ぐことが可能になり、より安全で効率的な書類管理体制を構築できます。
具体的な自動化例を複数紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
DocuSignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
DocuSignで署名が完了した契約書や同意書などの重要書類を、自動的にDropboxの指定したフォルダへ格納します。
この連携により、手動でのダウンロード・アップロード作業が不要となり、書類の保存漏れや保存先の間違いといったミスをなくすことができます。
■概要 Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.DocuSignを利用している企業やチーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム 3.契約プロセスの自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答されたら、DocuSignで署名依頼を行いDropboxにフォルダを作成する
Webフォームへの回答を起点として、入力された情報をもとにDocuSignで自動的に署名依頼を送信し、同時にDropboxに関連書類を保管するための新しいフォルダを作成します。
このフローにより、顧客からの申し込みから契約手続き、書類管理までの一連のプロセスをシームレスに自動化し、手動での対応に比べてリードタイムを短縮できます。
■概要 DocuSignでの契約手続き後、関連書類をDropboxに手作業で格納する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手動での作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけにDocuSignでの署名依頼からDropboxへのフォルダ作成までを自動化し、契約関連業務を円滑に進めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
DocuSignとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にDocuSignとDropboxを連携した自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で誰でも直感的に操作できるノーコードツール「Yoom」を使って連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「DocuSignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.DocuSignを利用している企業やチーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム 3.契約プロセスの自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ステップ1： DocuSignとDropboxをマイアプリ連携
DocuSignのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでDocuSignと検索し対象アプリをクリックしてください。
Yoomと連携するDocuSignアカウントでログインしましょう。
メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
Dropboxの場合
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるので Dropboxと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、任意の方法でログインしましょう。
今回はメールアドレスでログインしています。
入力後、「続行」をクリックしましょう。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
下記の画面が表示されたら、内容を確認し「許可」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2： 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.DocuSignを利用している企業やチーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム 3.契約プロセスの自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3： DocuSignのトリガー設定
「エンベロープが完了したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
DocuSignと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
まず、DocuSignにWebhook URLを設定しましょう。
この設定によりDocuSignでエンベロープが完了した際、そのイベントがWebhook経由で自動通知され、Yoom側で処理を開始できるようになります。
画像赤枠部分をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
フローで使用するDocuSignアカウントで管理画面にログインし、「管理者」タブをクリックします。
左側にあるメニューの中から、「DocuSign Connect」を選択してください。
「設定の追加」から「カスタム」をクリックします。
「名前」は任意の名前を入力します。
「発行するURL」に、Yoomの画面でコピーしたWebhook URLを貼り付けましょう。
トリガーイベントの「エンベロープと受信者」内にある「エンベロープの署名／完了」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
以上でWebhook URLの設定は完了です。
事前準備としてDocuSignでエンベロープを完了させておきましょう。
この完了がトリガーとなり、Webhook経由でYoomのフローが動き出す仕組みです。
Yoomの操作画面に戻ります。
設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、DocuSignで完了したエンベロープに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）を使用して、この後のステップで証明書のダウンロードを行います。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをDropboxに自動登録可能となります！
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
ステップ4： DocuSignで証明書をダウンロード
「証明書をダウンロード」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
DocuSignと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新の書類データをその都度Dropboxへ連携可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じ書類データがDropboxに登録されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、エンベロープの証明書ファイルがダウンロードできるか確認しましょう。
テストが成功すると、ダウンロードされた証明書ファイルの情報が一覧で表示されます。
画像の取得したアウトプットをもとに、Dropboxへ格納が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
ステップ5： Dropboxのアクション設定
「Dropboxに格納する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Dropboxと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ファイルの添付方法はデフォルトで「取得した値を使用する」が選択されています。
前のステップで取得済みの証明書ファイルが自動的に設定されているため、確認しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でDropboxにファイルが格納されるか確認しましょう。
テストが成功すると、格納されたファイル情報が一覧で表示されます。
あわせてDropboxを開き、ファイルが正しくアップロードされているか確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
ステップ6： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、DocuSignで書類が締結されたら、指定したDropboxフォルダにその書類が自動で格納されるようになります。
実際にDocuSignで書類を締結し、Dropboxに書類が保存されているかを確認してみましょう。
DropboxのデータをDocuSignに連携したい場合
今回はDocuSignからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxでのアクションを起点としてDocuSignの操作を自動化することも可能です。
例えば、特定のフォルダに契約書案をアップロードしたら、自動で署名依頼を送信するといったフローも構築できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、DocuSignの署名依頼をする
Dropboxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイルを使ってDocuSignの署名依頼を自動で送信します。
この連携は、契約書案の準備ができたタイミングで素早く署名プロセスを開始できるため、手動での依頼作成の手間を省き、契約締結までの時間を短縮することに貢献します。
フォームからファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしDocuSignで署名依頼を行う
Webフォーム経由でファイルが送信されると、そのファイルを自動でDropboxにアップロードし、同時にDocuSignで署名依頼を作成・送信します。
この仕組みにより、顧客や取引先からの書類提出から契約プロセスまでを一気通貫で自動化でき、担当者の介在を最小限に抑えながら、迅速な対応を実現します。
■概要 フォームで受け取った契約書などのファイルを管理し、手作業で署名依頼を送るプロセスは、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、フォームが送信されると自動でDropboxにファイルを保存し、その後DocuSignで署名依頼までを完結させるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業によるDropboxとDocuSignの連携作業を自動化し、契約業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
DocuSignやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
DocuSignやDropboxのAPIを活用することで、契約書管理やファイル整理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務をスムーズに自動化できるテンプレートが揃っており、契約業務やバックオフィス業務の負担を軽減できます。
DocuSignを使った自動化例
DocuSignを利用した自動化は、契約締結後の処理や営業活動を効率化します。
例えば、契約が完了したらGoogle スプレッドシートに記録して進捗管理に活用したり、締結済みの書類をGoogle DriveやOneDrive、Microsoft SharePointに自動で格納することで、保管作業を省力化できます。
さらに、Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーにDocuSignで契約書を送付すれば、営業プロセスをスムーズに進められます！
■概要 DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.DocuSignで帳票類の管理を行う方 ・帳票作成に活用している方 ・契約書に関連する一連の業務を担当している方 2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方 ・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方 ■このテンプレートを使うメリット DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。 DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。 ■注意事項 ・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。 ・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。 ■注意事項 ・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方 2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方 3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。 ・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。 ■注意事項 ・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ際、手作業でDocuSignから契約書を送付していませんか？この作業は単純ですが、送付遅延や宛先間違いなどのミスが発生しやすく、営業担当者の負担にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのフェーズ更新をトリガーに、自動でDocuSignから契約書を送付できるため、こうした課題を解消し、契約プロセスをスムーズに進めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Dropboxを使った自動化例
Dropboxを活用した自動化では、契約書や各種ファイルの管理を効率化できます。
例えば、クラウドサインやGMOサイン、PandaDocなどの電子契約サービスと連携し、締結済みの書類を自動でDropboxに保存することで、書類の一元管理が可能になります！
加えて、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードしたり、格納された契約書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加することで、情報の整理や検索性も大幅に向上します。
■概要 契約書をDropboxで管理しているものの、契約内容をリスト化するために手作業で転記している、といった業務に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方 ・GMOサインを導入している企業 ・GMOサインを使用して契約業務を担当している方 2.Dropboxでファイル管理を担当している方 ・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方 ・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方 3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方 ・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット 締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。 このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。 また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。 ■注意事項 ・GMOサインとDropboxを連携させてください。 ・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください ■概要 Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 クラウドサインで締結した書類を自動的に取得し、Dropboxに格納します。 取得する書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■設定方法 ・クラウドサイン、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） ・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアプリトリガーを設定し、「書類に添付されたファイルのリストを取得」というアクションで書類IDを指定してください。 ・ループで処理の繰り返し設定をしてください。 ・クラウドサインのアプリトリガーで書類の添付ファイルを取得してください。 ・Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得した書類情報をもとに、格納先のフォルダーやファイル名などを設定してください。 ■注意事項 ・クラウドサイン、Dropboxそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。 ・書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などの設定を適宜変更してご利用ください。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりえます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに契約書が格納されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。
契約管理にまつわる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
まとめ
DocuSignとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書のダウンロードやアップロード、フォルダへの格納といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。
これにより、担当者は書類管理のわずらわしさから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もしDocuSignやDropboxに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまで試せますか？
A：DocuSignとDropboxはフリープランから利用できるアプリです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月100件以上ファイルのアップロードがある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
タスク実行のカウントについて、詳しくはこちらをご確認ください。
また、詳しい料金プランについてはこちらをご確認ください。
Q：Dropboxへの自動アップロードが失敗した場合の対処法は？
A：Dropboxへのファイルアップロードが失敗する代表的な例としては、同一のファイル名がすでに対象フォルダ内に存在している場合が挙げられます。
この場合、フローボットは停止してしまうため、エラーとなったフローボットから直接ファイルをダウンロードし手動でアップロードしてください。
