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「DocuSignで締結済みの契約書を、後から手動でDropboxの指定フォルダに保存している…」
「重要な書類だからこそ保管は徹底したいけど、毎回ダウンロードしてアップロードするのは正直面倒だし、保存先を間違えたり、保存し忘れたりしないか心配…」
このように、DocuSignとDropbox間での書類管理に関する手作業に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">DocuSignで電子署名が完了した契約書などの書類を、自動的にDropboxの適切なフォルダへ格納する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
さらに書類管理のミスを防ぎながら、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入し、面倒な書類管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DocuSignとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DocuSignとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた書類の保存や管理といった作業を自動化できます。
これにより、作業工数の削減はもちろん、保存漏れなどのヒューマンエラーも防ぐことが可能になり、より安全で効率的な書類管理体制を構築できます。
具体的な自動化例を複数紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
DocuSignで署名が完了した契約書や同意書などの重要書類を、自動的にDropboxの指定したフォルダへ格納します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのダウンロード・アップロード作業が不要となり、書類の保存漏れや保存先の間違いといったミスをなくす</span>ことができます。
Webフォームへの回答を起点として、入力された情報をもとにDocuSignで自動的に署名依頼を送信し、同時にDropboxに関連書類を保管するための新しいフォルダを作成します。
このフローにより、<span class="mark-yellow">顧客からの申し込みから契約手続き、書類管理までの一連のプロセスをシームレスに自動化</span>し、手動での対応に比べてリードタイムを短縮できます。
それでは、実際にDocuSignとDropboxを連携した自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で誰でも直感的に操作できるノーコードツール「Yoom」を使って連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「DocuSignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでDocuSignと検索し対象アプリをクリックしてください。
Yoomと連携するDocuSignアカウントでログインしましょう。
メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるので Dropboxと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、任意の方法でログインしましょう。
今回はメールアドレスでログインしています。
入力後、「続行」をクリックしましょう。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
下記の画面が表示されたら、内容を確認し「許可」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「エンベロープが完了したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
DocuSignと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
まず、DocuSignにWebhook URLを設定しましょう。
この設定によりDocuSignでエンベロープが完了した際、そのイベントがWebhook経由で自動通知され、Yoom側で処理を開始できるようになります。
画像赤枠部分をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
フローで使用するDocuSignアカウントで管理画面にログインし、「管理者」タブをクリックします。
左側にあるメニューの中から、「DocuSign Connect」を選択してください。
「設定の追加」から「カスタム」をクリックします。
「名前」は任意の名前を入力します。
「発行するURL」に、Yoomの画面でコピーしたWebhook URLを貼り付けましょう。
トリガーイベントの「エンベロープと受信者」内にある「エンベロープの署名／完了」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
以上でWebhook URLの設定は完了です。
事前準備としてDocuSignでエンベロープを完了させておきましょう。
この完了がトリガーとなり、Webhook経由でYoomのフローが動き出す仕組みです。
Yoomの操作画面に戻ります。
設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、DocuSignで完了したエンベロープに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）を使用して、この後のステップで証明書のダウンロードを行います。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをDropboxに自動登録可能となります！
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
「証明書をダウンロード」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
DocuSignと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新の書類データをその都度Dropboxへ連携可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じ書類データがDropboxに登録されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、エンベロープの証明書ファイルがダウンロードできるか確認しましょう。
テストが成功すると、ダウンロードされた証明書ファイルの情報が一覧で表示されます。
画像の取得したアウトプットをもとに、Dropboxへ格納が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
「Dropboxに格納する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Dropboxと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ファイルの添付方法はデフォルトで「取得した値を使用する」が選択されています。
前のステップで取得済みの証明書ファイルが自動的に設定されているため、確認しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でDropboxにファイルが格納されるか確認しましょう。
テストが成功すると、格納されたファイル情報が一覧で表示されます。
あわせてDropboxを開き、ファイルが正しくアップロードされているか確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、DocuSignで書類が締結されたタイミングで、指定したDropboxフォルダにその書類が自動で格納されるようになります。
実際にDocuSignで書類を締結し、Dropboxに書類が保存されているかを確認してみましょう。
今回はDocuSignからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxでのアクションを起点としてDocuSignの操作を自動化することも可能です。
例えば、特定のフォルダに契約書案をアップロードしたら、自動で署名依頼を送信するといったフローも構築できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイルを使ってDocuSignの署名依頼を自動で送信します。
この連携は、<span class="mark-yellow">契約書案の準備ができたタイミングで素早く署名プロセスを開始できる</span>ため、手動での依頼作成の手間を省き、契約締結までの時間を短縮することに貢献します。
Webフォーム経由でファイルが送信されると、そのファイルを自動でDropboxにアップロードし、同時にDocuSignで署名依頼を作成・送信します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">顧客や取引先からの書類提出から契約プロセスまでを一気通貫で自動化</span>でき、担当者の介在を最小限に抑えながら、迅速な対応を実現します。
DocuSignやDropboxのAPIを活用することで、契約書管理やファイル整理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務をスムーズに自動化できるテンプレートが揃っており、契約業務やバックオフィス業務の負担を軽減できます。
DocuSignを利用した自動化は、契約締結後の処理や営業活動を効率化します。
例えば、契約が完了したらGoogle スプレッドシートに記録して進捗管理に活用したり、締結済みの書類をGoogle DriveやOneDrive、Microsoft SharePointに自動で格納することで、保管作業を省力化できます。
さらに、Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーにDocuSignで契約書を送付すれば、営業プロセスをスムーズに進められます！
Dropboxを活用した自動化では、契約書や各種ファイルの管理を効率化できます。
例えば、クラウドサインやGMOサイン、PandaDocなどの電子契約サービスと連携し、締結済みの書類を自動でDropboxに保存することで、書類の一元管理が可能になります！
加えて、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードしたり、格納された契約書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加することで、情報の整理や検索性も大幅に向上します。
DocuSignとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約書のダウンロードやアップロード、フォルダへの格納といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。</span>
これにより、担当者は書類管理のわずらわしさから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もしDocuSignやDropboxに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまで試せますか？
A：DocuSignとDropboxはフリープランから利用できるアプリです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月100件以上ファイルのアップロードがある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
タスク実行のカウントについて、詳しくはこちらをご確認ください。
また、詳しい料金プランについてはこちらをご確認ください。
Q：Dropboxへの自動アップロードが失敗した場合の対処法は？
A：Dropboxへのファイルアップロードが失敗する代表的な例としては、同一のファイル名がすでに対象フォルダ内に存在している場合が挙げられます。
この場合、フローボットは停止してしまうため、エラーとなったフローボットから直接ファイルをダウンロードし手動でアップロードしてください。
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