「Boxにアップロードしたファイルを、後から手動でDropboxにもコピーしている…」 「複数のストレージサービスを使っているせいで、ファイルの管理が煩雑になっている…」 このように、異なるクラウドストレージ間でのファイル移動や同期作業に、手間や時間を取られていませんか?
もし、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、自動的にDropboxの指定フォルダへファイルを転送する仕組み があれば、こうしたファイル管理の二度手間から解放され、より重要な業務に集中する時間を確保できます! 今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう!
とにかく早く試したい方へ YoomにはBoxやDropboxなど、異なるストレージサービス間でファイルを転送する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Dropboxへ転送する
試してみる
■概要 BoxとDropboxを併用する中で、手作業でのファイル転送に手間を感じたり、転送漏れが発生したりすることはないでしょうか。 特に、部署間や取引先との連携で両方のストレージサービスを利用する場合、ファイル管理は煩雑になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したDropboxのフォルダへ自動でファイルが転送されます。 これにより、手作業によるファイル管理の非効率を解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・BoxとDropboxを併用しており、手動でのファイル転送作業を効率化したいと考えている方 ・ファイル共有の遅延や転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方 ・複数のクラウドストレージにまたがるファイルのバックアップや同期プロセスを自動化したい方 ■注意事項 ・Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxからDropboxへファイルを自動転送するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Dropboxの指定フォルダへ自動でファイルを転送する フローを解説していきます! ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:Dropbox /Box
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
BoxとDropboxのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Boxのトリガー設定とDropboxのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Dropboxへ転送する
試してみる
■概要 BoxとDropboxを併用する中で、手作業でのファイル転送に手間を感じたり、転送漏れが発生したりすることはないでしょうか。 特に、部署間や取引先との連携で両方のストレージサービスを利用する場合、ファイル管理は煩雑になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したDropboxのフォルダへ自動でファイルが転送されます。 これにより、手作業によるファイル管理の非効率を解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・BoxとDropboxを併用しており、手動でのファイル転送作業を効率化したいと考えている方 ・ファイル共有の遅延や転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方 ・複数のクラウドストレージにまたがるファイルのバックアップや同期プロセスを自動化したい方 ■注意事項 ・Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1:BoxとDropboxをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。 まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それでは、今回のフローボットで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説します。
【Boxのマイアプリ連携】 以下の手順をご参照ください。
【Dropboxのマイアプリ連携】 以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。 以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Dropboxへ転送する
試してみる
■概要 BoxとDropboxを併用する中で、手作業でのファイル転送に手間を感じたり、転送漏れが発生したりすることはないでしょうか。 特に、部署間や取引先との連携で両方のストレージサービスを利用する場合、ファイル管理は煩雑になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したDropboxのフォルダへ自動でファイルが転送されます。 これにより、手作業によるファイル管理の非効率を解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・BoxとDropboxを併用しており、手動でのファイル転送作業を効率化したいと考えている方 ・ファイル共有の遅延や転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方 ・複数のクラウドストレージにまたがるファイルのバックアップや同期プロセスを自動化したい方 ■注意事項 ・Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3:Boxのトリガー設定 最初の設定です! ここから「Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Dropboxへ転送する」 フローを設定していきます! 赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。 「次へ」をクリックしましょう!
続いて、「フォルダのコンテンツID」 を設定します。 入力欄下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。 ※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう!
続いて、Boxの画面に移ってファイルを格納します。
今回は、以下の内容が記載されているファイルを格納しました。
格納したら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう!
テストに成功すると、取得した値が表示されます。 確認ができたら、「完了」をクリックしましょう!
※ 取得した値 とは? トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。 後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4:分岐の設定 ここでは、分岐の設定を行います。 以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。 ※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。 フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。 無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます!「オペレーション」 は、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択してください。「取得した値」 は、「ファイル名」を設定しましょう!
続いて、「分岐条件」を設定します。 ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。 今回は、「ファイル名」に「.pdf」を含む場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう!
ステップ5:Boxのアクション設定 いよいよ最後の設定です! ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。 赤枠部分をクリックしてください。 ※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。 ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。 ※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について 」もチェックしてみてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。 確認後、「次へ」をクリックしましょう!
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。 ここでは、Boxのトリガー設定で取得した値を選択してください。 取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。 以下のように設定ができたら、テストボタンをクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。 ダウンロードボタンをクリックし、「ステップ3:Boxのトリガー設定」でアップロードしたファイルがダウンロードできたか確認してください。
無事にダウンロードされましたね!
Yoomの画面で「完了」をクリックして次に進みましょう!
ステップ6:Dropboxにファイルをアップロードする設定 いよいよ最後の設定です! ここでは、先ほどダウンロードしたファイルをDropboxにアップロードする設定を行います。 赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。 確認後、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、必須項目を設定していきます! 注意事項を読んだあと、設定を行ってくださいね。 まずは、「ファイル名」 を設定します。Boxのトリガー設定で取得した値を設定してください。
次に「モード」 を設定します。プルダウンから選択してください。
「フォルダパス」 は、任意で入力します。 指定することで特定のフォルダにファイルをアップロードできます。 そのため、指定のフォルダがあるときは必ず設定しましょう! フォルダのパスは「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式でフォルダのパスを記載しましょう。 ※フォルダのパスの設定を空白にした場合は、ルートフォルダへファイルが格納されます。
最後に「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。 以下のように設定をしてください。
すべての入力を終えたら、「テスト」をクリックします。 取得した値の表示を確認後、「完了」をクリックしましょう。
Dropboxを確認します。アップロードされましたね。
以上で、「Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Dropboxへ転送する」 フローボットの完成です!お疲れ様でした。
ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです! 早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Dropboxを活用したその他の自動化例 Yoomでは、Dropboxを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、Salesforce、Apolloなどからの情報をもとに、Dropboxにフォルダを自動作成します。
また、Zoom会議の議事録、Amazonの見積書をDropboxに自動保存も可能で、文書作成、ファイル処理、保管、連携を自動化し、情報管理工数を大幅に削減します。
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
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■概要 「Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する」フローは、新しいコンタクトの追加と関連資料の整理を自動化する業務ワークフローです。 営業活動や顧客管理を効率化するために、Apolloで新たなコンタクトが登録された際に、自動的にDropboxに専用のフォルダを作成します。これにより、コンタクトに関連する資料やドキュメントを一元管理でき、手動でのフォルダ作成や書き込み作業の手間を省くことが可能です。 Yoomを活用したこのワークフローで、業務のスムーズな進行を実現しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Apolloを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方 ・Dropboxを利用して資料やドキュメントを整理しているチームリーダーの方 ・新規コンタクトの情報管理に手間を感じているビジネスオーナーの方 ・業務フローの自動化を検討しているIT担当者の方 ・手動でフォルダを作成する作業を減らしたいと考えている企業の管理者の方 ■注意事項 ・Apollo、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する
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■概要 「Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する」フローは、Amazonでの注文データを自動的に収集し、見積書をPDFで生成してDropBoxに保存する業務ワークフローです。 注文が確定すると自動で必要な書類が作成されクラウド上に保存されるため、業務の効率化とデータ管理の精度向上が期待できます。これにより日常業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能となります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Amazonを利用してオンラインショップを運営しており、注文管理を効率化したい方 ・見積書や請求書の作成作業を自動化し、業務の負担を軽減したい経理担当者 ・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者 ・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理を実現したい企業の方 ・業務ワークフローの自動化を通じて時間を節約し、業務効率を向上させたい中小企業の経営者 ・クラウドストレージを活用してデータの一元管理を図りたい方 ■注意事項 ・Amazon、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
BubbleでThingが作成されたらDropboxにフォルダを作成する
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BubbleでThingが作成されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
DropboxでDOCファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してOneDriveに格納する
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■概要 Dropboxに保存されたWord形式(DOCファイル)の書類を、都度手作業でPDFに変換して管理することに手間を感じていませんか。 この単純な繰り返し作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪う一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにDOCファイルが追加されるだけで、RPAがPDFへの変換を自動で実行し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。 手作業によるDOCからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・DropboxとOneDriveを跨いで書類を管理しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方 ・定型的な変換作業を自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方 ・ファイル形式の変換作業における、ファイル名の付け間違いや保存場所のミスをなくしたい方 ■注意事項 ・Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Dropboxに契約書が格納されたら、AIでリーガルチェックしてDiscordに通知する
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■概要 「Dropboxに契約書が格納されたら、AIでリーガルチェックしてDiscordに通知する」フローを利用すると、契約書の確認作業が自動化されます。 AIによるチェック結果がDiscordで通知されるため、確認漏れを防げます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Dropboxを活用して契約書などの書類管理を行っている方 ・契約関連のファイルが増えて管理やリーガルチェックが煩雑になっていると感じている方 ・書類をスピーディにチェックし、抜け漏れなく対応したいと考えている方 ・AIによるリーガルチェックを作業に取り入れたい法務担当の方 ・社内のコミュニケーションツールとしてDiscordを利用している企業 ■注意事項 ・Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納する
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■概要 このワークフローでは、Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納することが可能です。このフローを活用すれば、ファイル管理の一貫性を保ちながら、複数の環境でファイルを共有・管理することができます。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・DropboxとMicrosoft SharePointを使い分けてファイルを管理しているが、手動での移行が煩わしい方 ・異なるストレージサービスを利用している部署間で、ファイルのやり取りをスムーズにしたい方 ・SharePointを主に使用しているが、Dropboxに保存されたファイルを取り込む必要がある方 ・ファイルの保存場所や管理方法を一元化したいと考えているチームリーダーや管理者の方 ・複数のストレージサービスを使っている企業で、ファイル管理の効率化を図りたい方 ■注意事項 ・Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Notionに追加する
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■概要 「Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Notionに追加する」ワークフローを利用すると、音声データの文字起こしがスムーズに行えます。 DropboxとNotionの連携により、手作業が減り効率が上がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Dropboxを利用して音声データの管理を行っている方 ・音声データを効率的に文字に書き起こしたいと考えている方 ・Notionを活用して情報を整理、共有しているチーム ・手動で音声データを文字起こしするのに時間を取られている方 ・素早く文字起こしデータを共有したいと考えている方 ・業務効率を上げ、チームのコミュニケーションを円滑にしたいと考える方 ■注意事項 ・DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
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Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Discordで受信したPDFファイルをOCRし、PDFを発行してDropboxに格納する
試してみる
■概要 Discordで受け取った請求書などのスキャンPDFを、手作業で内容を確認しテキスト化する業務は手間がかかるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルに投稿されたスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキスト情報を含む読み取り可能なPDFに変換して(convert scanned pdf to readable pdf)、Dropboxに格納できます。 これにより、手作業によるファイル変換や保存の手間を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Discordで受け取るスキャンPDFを手作業でテキスト化し、管理している方 ・スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する作業を自動化したい方 ・PDFからの情報抽出とファイル保存のプロセスを効率化したいと考えている方 ■注意事項 ・Discord、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してDropboxに保存する
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■概要 「Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してDropboxに保存する」ワークフローは、Zoom会議が終了した後に自動的に文字起こしを行い、その内容を要約してPDF形式で保存する仕組みです。 会議の録音内容を文字起こしし、その後要約を加えることで、重要な情報を簡潔に整理し、Dropboxに保存することができます。これにより、会議後の情報整理や共有が効率的になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・会議後の議事録作成を自動化したい方 ・Zoom会議の内容を迅速に文字起こし・要約して後で簡単に参照したいチームリーダー ・会議の要点をすぐに確認したい方 ・会議録を整理し、チームメンバーと効率的に共有したい方 ■注意事項 ・ZoomとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 ・ミーティングが終了したら ・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため) ・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
まとめ DropboxとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた異なるストレージサービス間でのファイルのコピー&ペースト作業や、バックアップ作業の手間を削減し、転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理の工数を削減でき、よりコアな業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
よくあるご質問
Q:転送に失敗した場合、エラーに気づく仕組みや再実行の機能はありますか?
A:
エラーが発生した場合、自動で再実行する仕組みはありませんが、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。 通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。 また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q:PDF以外のファイルでも同様の自動化は可能ですか?
A:
はい、可能です。 特定のファイル形式だけでなく、WordやExcel、画像ファイルなど、様々なファイル形式でも今回ご紹介した自動化に対応することが可能です。
Q:DropboxからBoxへの逆方向の転送も可能ですか?
A:
はい、可能です。DropboxでアップロードしたファイルをBoxに同期することも可能です。詳しくは以下の記事で紹介しているので、ご確認ください。