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「Microsoft Teamsで実施したアンケートの結果、毎回手作業で集計して関係部署に報告するのが面倒…」
「アンケートの回答があるたびに手動で通知を送っていて、他の業務が進まない…」
このように、Microsoft Teamsを利用したアンケート業務において、手作業による集計や通知、データの転記といった繰り返し作業に追われ、本来集中すべき業務に時間を割けないという悩みを抱えていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">アンケートフォームへの回答があった際に自動でTeamsの指定チャネルに通知が届いたり、回答結果が即座に集計・記録されたりする仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、アンケート結果の分析や次のアクションプランの策定といった、より戦略的な業務にリソースを集中させることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に実現でき、専門的な知識やスキルは一切不要なので、ぜひこの機会に導入し、日々のアンケート業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで行うアンケート業務を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsで行うアンケートの回答収集から通知、集計といった一連の業務を自動化することで、作業効率を大幅に向上させる方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これらの自動化によって、手作業による手間やミスを削減し、より迅速かつ正確な情報共有を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">メールで受け取ったアンケートの回答内容をトリガーとして、Microsoft Teamsの指定したチャネルやメンバーに自動で通知する</span>ことができるので、回答の見逃しを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現し、アンケート結果に基づいた迅速な対応や意思決定をサポートします。
<span class="mark-yellow">オンラインフォームで収集したアンケートの回答があった際に、その内容をMicrosoft Excelなどのスプレッドシートに自動で追加記録し、同時にMicrosoft Teamsへ通知する</span>ことで、手作業でのデータ入力や転記の手間を完全に排除し、常に最新のアンケート結果をチーム内で共有できる体制を構築できます。
それではここから代表的な例として、特定のメールアドレスでアンケートの回答メールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Microsoft Teamsとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsを選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
これで、Microsoft Teamsの連携は完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
以下の赤枠をクリックしましょう。
これから、「メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを設定していきます！
※メールトリガーの設定について、詳しくはこちらをご確認ください。
まずは、メールアドレスの作成と、どのようなメールでフローボットを起動するかという条件を設定しましょう！
任意でアドレスを作成し、タイトルを確認します。
今回は、メールの件名に「アンケート結果」というキーワードを含む場合に起動するよう条件を設定しています。
すると、以下の画面に遷移します。
先ほど作成したメールアドレスにアンケート結果を送信したら、「テスト」をクリックしましょう。
※トリガー条件に一致していないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
※今回はテスト用に以下のメールを送信しました。
テストに成功したら、取得した値(アウトプット)に表示されました。
問題なければ、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ここでは、先ほど取得したアウトプットからデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
今回はタイトルや変換タイプは変更せず、次に進みます。
使用プランやデータの容量によって変更も可能です。
なお、()内のタスクを消費しますのでご注意ください。
料金プランについて | Yoomヘルプセンター
詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
ボックスをクリックして表示される「取得した値」から設定が可能です。
次に、「抽出したい項目」を入力します。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。
入力を終えたら「テスト」を実行しましょう！
成功したら、画面下に表示される「取得した値」に間違いがないか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう。
次に進むと以下の画面が表示されます。
タイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、API接続設定の画面から、Microsoft Teamsで通知を受け取りたい「チームID」と「チャネルID」を入力します。
以下の画像のように候補から選択することが可能です。
下へ進み、メッセージも入力していきます。
以下のように入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用しましょう！
入力後「テスト」をクリックすると実際にテスト送信が行われます。
テスト成功後、「保存する」をクリックしましょう。
最後にMicrosoft Teamsの画面に移り、実際に通知されているかを確認しましょう。
以上が【メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する】方法でした！
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft Teamsを使った自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも業務効率化につながるものがたくさんあります！
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてくださいね！
Microsoft Teamsにおけるアンケート業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">アンケート回答の収集、内容の確認、関係者への通知といった一連の手作業を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えることができます。
</span>これにより、アンケート結果を迅速に把握し、次のアクションへスムーズに移行できるため、業務全体のスピードアップと質の向上に繋がり、担当者はデータ分析や改善策の検討といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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