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「Microsoft Teamsで実施したアンケートの結果、毎回手作業で集計して関係部署に報告するのが面倒…」
「アンケートの回答があるたびに手動で通知を送っていて、他の業務が進まない…」
このように、Microsoft Teamsを利用したアンケート業務において、手作業による集計や通知、データの転記といった繰り返し作業に追われ、本来集中すべき業務に時間を割けないという悩みを抱えていませんか？
もし、アンケートフォームへの回答があった際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知が届いたり、回答結果が即座に集計・記録されたりする仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、アンケート結果の分析や次のアクションプランの策定といった、より戦略的な業務にリソースを集中させることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に実現でき、専門的な知識やスキルは一切不要なので、ぜひこの機会に導入し、日々のアンケート業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsで行うアンケート業務を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、アンケートの集計から共有までをスムーズに自動化します。メールで届くアンケート結果を即座にMicrosoft Teamsに転送し、チーム内での情報共有やフィードバックが迅速に行えるようになります。これにより、手動でのデータ転送や確認作業の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にアンケートを実施し、その結果をチーム内で共有したい方
・メールで受け取るアンケート結果の管理に手間を感じているビジネスパーソン
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を効率化したいチームリーダー
・アンケート結果の迅速な共有を通じて、チームの意思決定をサポートしたい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのテンプレートを使った自動化パターン
Microsoft Teamsで行うアンケートの回答収集から通知、集計といった一連の業務を自動化することで、作業効率を大幅に向上させる方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
これらの自動化によって、手作業による手間やミスを削減し、より迅速かつ正確な情報共有を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したアンケート結果をMicrosoft Teamsに自動通知する
メールで受け取ったアンケートの回答内容をトリガーとして、Microsoft Teamsの指定したチャネルやメンバーに自動で通知できるので、回答の見逃しを防いで迅速な対応や意思決定をサポートします。
■概要
Outlookで受信した情報をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Outlookを頻繁に利用して情報を管理している方
・受信した情報をタイムリーにMicrosoft Excelに反映させ、そのデータを元に分析や報告を行いたい方
2. Microsoft Teamsを活用してチームでのコミュニケーションを行っている企業
・手動での更新作業や通知漏れによるコミュニケーションロスを防ぎたい方
3.Microsoft Excelを利用している企業
・データ管理を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、アンケートの集計から共有までをスムーズに自動化します。メールで届くアンケート結果を即座にMicrosoft Teamsに転送し、チーム内での情報共有やフィードバックが迅速に行えるようになります。これにより、手動でのデータ転送や確認作業の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にアンケートを実施し、その結果をチーム内で共有したい方
・メールで受け取るアンケート結果の管理に手間を感じているビジネスパーソン
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を効率化したいチームリーダー
・アンケート結果の迅速な共有を通じて、チームの意思決定をサポートしたい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで収集したアンケート結果をMicrosoft Teamsに自動通知する
オンラインフォームで収集したアンケートの回答があった際に、その内容をMicrosoft Excelなどのスプレッドシートに自動で追加記録し、同時にMicrosoft Teamsへ通知することで、手作業でのデータ入力や転記の手間を完全に排除し、常に最新のアンケート結果をチーム内で共有できる体制を構築できます。
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Microsoft Teamsの連携フローを作ってみよう
それではさっそく、実際にメールで受信したアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、アンケートの集計から共有までをスムーズに自動化します。メールで届くアンケート結果を即座にMicrosoft Teamsに転送し、チーム内での情報共有やフィードバックが迅速に行えるようになります。これにより、手動でのデータ転送や確認作業の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にアンケートを実施し、その結果をチーム内で共有したい方
・メールで受け取るアンケート結果の管理に手間を感じているビジネスパーソン
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を効率化したいチームリーダー
・アンケート結果の迅速な共有を通じて、チームの意思決定をサポートしたい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft Teamsのマイアプリ登録
ここでは、YoomとMicrosoft Teamsを連携して、操作を行えるようにしていきます。
登録方法は以下の手順をご覧ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
「メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、アンケートの集計から共有までをスムーズに自動化します。メールで届くアンケート結果を即座にMicrosoft Teamsに転送し、チーム内での情報共有やフィードバックが迅速に行えるようになります。これにより、手動でのデータ転送や確認作業の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にアンケートを実施し、その結果をチーム内で共有したい方
・メールで受け取るアンケート結果の管理に手間を感じているビジネスパーソン
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を効率化したいチームリーダー
・アンケート結果の迅速な共有を通じて、チームの意思決定をサポートしたい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：メールトリガーの設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
これから、「メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを設定していきます！
まずは、メールアドレスの作成と、どのようなメールでフローボットを起動するかという条件を設定しましょう！
任意でアドレスを作成し、タイトルを確認します。
今回は、メールの件名に「アンケート結果」というキーワードを含む場合に起動するよう条件を設定しています。
すると、以下の画面に遷移します。
先ほど作成したメールアドレスにアンケート結果を送信したら、「テスト」をクリックしましょう。
※トリガー条件に一致していないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
※今回はテスト用に以下のメールを送信しました。
テストに成功したら、取得した値(アウトプット)に表示されました。
問題なければ、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
ここでは、先ほど取得した値(アウトプット)からデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
今回はタイトルや変換タイプは変更せず、次に進みます。
使用プランやデータの容量によって変更も可能です。なお、()内のタスクを消費しますのでご注意ください。
詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
ボックスをクリックして表示される「取得した値(アウトプット)」から設定が可能です。
取得した値(アウトプット)を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
次に、「抽出したい項目」を入力します。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。
入力を終えたら「テスト」を実行しましょう！
成功したら、画面下に表示される「取得した値」に間違いがないか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
ステップ5：Microsoft Teamsへの通知設定
最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう。
次に進むと以下の画面が表示されます。
タイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、API接続設定の画面から、Microsoft Teamsで通知を受け取りたい「チームID」と「チャネルID」を入力します。
以下の画像のように候補から選択することが可能です。
下へ進み、メッセージも入力していきます。
以下のように入力欄をクリックして表示される取得した値(アウトプット)を活用しましょう！
入力後「テスト」をクリックすると実際にテスト送信が行われます。
テスト成功後、「保存する」をクリックしましょう。
最後にMicrosoft Teamsの画面に移り、実際に通知されているかを確認しましょう。
以上が【メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する】方法でした！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例
Microsoft Teamsを使った自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも業務効率化につながるものがたくさんあります！
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてくださいね！
まとめ
Microsoft Teamsにおけるアンケート業務を自動化することで、アンケート回答の収集、内容の確認、関係者への通知といった一連の手作業を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えることができます。
これにより、アンケート結果を迅速に把握し、次のアクションへスムーズに移行できるため、業務全体のスピードアップと質の向上に繋がり、担当者はデータ分析や改善策の検討といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：回答内容によって通知するチャネルや担当者を変えられますか？
A：
はい、フローボットのオペレーション間に「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを追加することで可能です。
例えば分岐の場合、「回答内容に○○というワードが含まれているとき」などの条件で連携対象を絞り込み、その後のフローを変更できます。
※「分岐」や「進行先を切り替える」はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：通知メッセージで特定の人にメンションを付けられますか？
A：
Q：自動化の処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
