freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携して、freee人事労務で従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

従業員情報の効率的な管理は、企業運営において重要な要素です。
しかし、情報が更新されるたびに手動で通知するのは手間ですよね。
そこで本記事では、ノーコードツールYoomを活用し、freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携して、従業員情報の更新通知を自動化する方法をご紹介します。
この自動化により、業務効率の向上やミスの削減が期待できます。

こんな方におすすめ

・freee人事労務を活用しながら、Microsoft Teamsを日常業務で利用している方
・従業員情報の更新作業に時間がかかり、効率化をしたい人事部門の担当者
・緊急時や異動情報のスピーディーな共有が必要な環境で働くプロジェクトマネージャーや管理者
・従業員情報の手動確認や伝達ミスに課題を感じている中小企業の経営者
・freee人事労務とMicrosoft Teamsを活用して連携業務の自動化を検討している方

freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1: 業務効率化による時間短縮

従業員情報の更新作業は、多くの企業で日常的に発生しますが、この手作業には時間と労力がかかります。
例えば、従業員が住所を変更した場合、従業員自身がまず管理部門に報告し、それを人事担当者がシステムに登録します。
その後、経理部門や福利厚生担当者にメールや電話で連絡を行い、それぞれのデータベースに反映させる必要があります。
この一連のプロセスは、複数の部門にまたがるので、確認や反応の遅れが生じやすいです。
しかし、このフローを使うことで、関係者がすぐに内容を確認できるようになります。
また、各部門が個別に確認や連絡を行う必要がなくなるので、情報共有のスピードが向上するでしょう。
結果として、従業員情報の更新にかかる時間を大幅に短縮し、業務全体の効率を引き上げることが見込めます。

メリット2: リアルタイム対応の強化

企業が迅速に環境の変化や状況に対応するためには、正確な情報がリアルタイムに共有されることが欠かせません。
freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携することで、従業員情報の変更が即時に通知され、必要な対応を素早く行うことが可能となります。
例えば、緊急連絡先の変更が発生した場合、その情報がリアルタイムで関係者に共有されるので、災害時や突発的なトラブルにも迅速に対応できます。
情報共有のスピードが向上することで、業務全体の柔軟性が高まり、トラブルを未然に防ぐことが期待できます。

メリット3: ミス防止による業務品質向上

従業員情報の管理において、手動での確認や伝達作業はミスを発生させる可能性があります。
特に、重要な情報が正しく伝わらなかった場合、後続業務でのトラブルや手戻り作業を招き、業務の品質が低下するリスクがあります。
しかし、freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携することで、従業員情報の更新が自動通知され、確認や伝達の精度が向上するでしょう。
例えば、住所変更や扶養家族の追加情報が更新された場合、通知を確認した人事部門が速やかに税務関連手続きや福利厚生の更新を行えるため、対応漏れが防げます。
これにより、業務プロセス全体の信頼性が高まることが期待できます。

[Yoomとは]

freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ここまで、freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「freee人事労務で従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

freee人事労務とMicrosoft Teamsをマイアプリ連携する。
テンプレートをコピーする。
フロー起点のfreee人事労務のトリガー設定と、その後のMicrosoft Teamsのオペレーション設定を行う。
トリガーボタンをONにして、freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のfreee人事労務とYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

freee人事労務と検索し、freee IDでログインしてください。

続いてMicrosoft Teamsと連携します。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
freee人事労務とMicrosoft Teamsがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

freee人事労務のテスト従業員。
今回は住所を更新します。

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「従業員情報が更新されたら（Webhook）」を選択します。
タイトルは任意で変更できます。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
Webhookの設定を行います。
こちらの記事を参考に設定してください。

設定が完了したらfreee人事労務に移動し、テスト従業員の住所変更を行いましょう。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにfreee人事労務の従業員IDなどが取得できていたら保存します。

続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。こちらもアカウント情報を確認し、次に進みましょう。項目の設定を行います。

メッセージはアウトプットより、以下のように設定しました。

その他の項目は任意で設定してください。
Microsoft Teams側では、このように表示されます。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

freee人事労務・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

1.freee人事労務に従業員の登録があったら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

こちらは従業員登録時に、自動通知してくれます。
確認の手間が省けるので、スムーズに後続業務に取り掛かれそうですね。

2.freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

月末にまとめて勤怠漏れ処理するのは手間ですよね。
このフローを利用すれば毎日、前日の勤怠漏れがあった際に通知してくれるので便利です。

3.freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成するフローです。

新入社員研修の進捗状況などをNotionで管理している場合はこちらが便利です。
従業員が登録されるたびに、ページを自動作成できるので手間が省けます。

まとめ

今回は「freee人事労務で従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携することで、従業員情報の更新が自動化されるので、業務効率の向上が期待できます。
また、この連携により、情報の共有スピードが向上し、ミスを防ぎながら業務品質を高めることができるでしょう。
特に、ノーコードツールYoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に設定が可能です。

ぜひ、この機会にYoomを使ったfreee人事労務とMicrosoft Teamsの連携を試してください。