Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
取引先からメールで届く発注書を都度確認し、手作業で請求書を作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、freee請求書のAPI連携のように、Gmailで受信した発注書PDFなどの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、freee請求書に請求書を作成する一連の流れを自動化し、こうした手作業による請求書発行業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee請求書を利用し、メールで届く発注書からの請求書作成を手作業で行っている方
- 請求書発行業務における確認の手間や転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- freee請求書のAPI連携のように、請求書発行プロセス全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに請求書作成までを自動化し、手作業での対応時間を削減できます。
- OCRによるデータ抽出とfreee請求書への自動連携で、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee請求書、freee会計、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキストデータ化します。
- 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、OCRで読み取った情報をもとに取引先を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションでOCRや取引先検索で取得した情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- OCR機能では、添付ファイルから読み取る項目（請求金額、会社名など）を任意でカスタマイズ可能です。
- freee会計の取引先を検索するアクションでは、検索条件としてOCRで取得した会社名などを変数として設定してください。
- freee請求書で請求書を作成するアクションでは、取引先IDや金額、品目などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定します。
■注意事項
- Gmail、freee請求書、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
freee請求書を使った請求書や見積書の作成・管理業務は、多くの企業にとって不可欠ですよね。しかし毎月発生する定型業務でありながら、手作業に頼っているケースも少なくありません。取引先ごとに内容を修正し、PDFを作成してメールで送付するといった一連の作業は、時間がかかるだけでなく金額や宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも常に伴います。
APIを活用すればこれらの業務を自動化できますが「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、特にエンジニアがいない環境では導入のハードルを高く感じてしまうものです。
そこで本記事では、freee請求書 APIの基礎知識から、エンジニアでなくても様々なアプリとfreee請求書をAPI連携させる具体的な方法まで、わかりやすくご紹介します。
この記事を読めば、これまで手作業で行っていた請求・見積業務を自動化し、ミスをなくしてコア業務に集中する環境を整えるためのヒントが得られますので、ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早くfreee請求書のAPIを利用したい方へ
Yoomにはfreee請求書 APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
freee請求書 APIとは
freee請求書 APIはfreee請求書と外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、freee請求書を使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、freee請求書 APIの場合は「freee請求書」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
- 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
- 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
- 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
- 削除：APIを経由して、データを削除することができます。
freee請求書 APIでできること
freee請求書 APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにfreee請求書 APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
請求書を自動で作成する
freee請求書 APIの請求書作成アクションは、メールの添付ファイルやフォームの入力内容など、様々な情報をもとに請求書を自動で作成する際に活用できます。例えば取引先から受注メールを受け取ったら、その内容を読み取って自動で請求書を作成するといったフローを構築して、手作業による作成の手間と入力ミスを削減しましょう。
Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
取引先からメールで届く発注書を都度確認し、手作業で請求書を作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、freee請求書のAPI連携のように、Gmailで受信した発注書PDFなどの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、freee請求書に請求書を作成する一連の流れを自動化し、こうした手作業による請求書発行業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee請求書を利用し、メールで届く発注書からの請求書作成を手作業で行っている方
- 請求書発行業務における確認の手間や転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- freee請求書のAPI連携のように、請求書発行プロセス全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに請求書作成までを自動化し、手作業での対応時間を削減できます。
- OCRによるデータ抽出とfreee請求書への自動連携で、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee請求書、freee会計、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキストデータ化します。
- 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、OCRで読み取った情報をもとに取引先を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションでOCRや取引先検索で取得した情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- OCR機能では、添付ファイルから読み取る項目（請求金額、会社名など）を任意でカスタマイズ可能です。
- freee会計の取引先を検索するアクションでは、検索条件としてOCRで取得した会社名などを変数として設定してください。
- freee請求書で請求書を作成するアクションでは、取引先IDや金額、品目などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定します。
■注意事項
- Gmail、freee請求書、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
見積書を自動で作成する
見積書の作成アクションをフローの中に組み込むことで、CRMやフォームに入力された情報をもとに、freee請求書で見積書を自動発行することが可能です。営業担当者が商談情報を更新するだけで見積書が自動で作成される仕組みを構築し、見積作成業務のスピードアップと効率化を実現します。
Zoho Formsの内容をもとに、freee請求書で見積書を作成する
試してみる
■概要
Zoho Formsから受け付けた内容をもとに、freee請求書で見積書を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、freee請求書のAPI連携のような自動化をノーコードで実現し、フォームが送信されるだけで見積書を自動で作成できるため、手作業によるミスや工数を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsとfreee請求書を連携させ、見積書作成を自動化したいと考えている方
- freee請求書のAPIを利用した連携を検討しているものの、専門知識がなくお困りの方
- 手作業による見積書作成の工数や入力ミスを減らし、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの送信を起点に、freee請求書の見積書が自動作成されるため、手作業での作成時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho Forms、freee請求書、freee会計をYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、見積書作成の起点とします
- 次に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、フォームから送信された情報をもとに取引先を検索します
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて見積書を自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計の取引先を検索するアクションでは、Zoho Formsから受け取った会社名などの情報を検索条件として設定できます。
- freee請求書で見積書を作成するアクションでは、宛名や金額、品目などの各項目に、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に設定できます。
■注意事項
納品書を自動で作成する
納品書の作成アクションを使えば、例えばGoogleフォームで受け付けた納品依頼の内容に応じて、freee請求書で納品書を自動で作成することができます。これまで手動で行っていた納品書の作成・管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を割けるようにしましょう。
Googleフォームの内容をもとに、freee請求書で納品書を作成する
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■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、都度freee請求書へ手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、freee 請求書に関するAPIの知識がなくても、Googleフォームに回答が送信されるだけでfreee請求書に納品書が自動で作成されるため、これらの課題を解消し、請求書発行に関連する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとfreee請求書を用いて、手作業で納品書を発行している方
- freee請求書のAPIの活用を検討しているものの、開発リソースをかけずに自動化を実現したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、書類作成業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に納品書の作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記時の金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、freee請求書、freee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、フォームの回答内容をもとに「取引先の検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書を選択し、フォームの回答内容や検索した取引先情報をもとに「納品書を作成」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたいご自身のフォームを任意で指定してください。
- freee会計のオペレーションでは、取引先を検索する際の条件に、固定値や前段のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定できます。
- freee請求書の納品書作成オペレーションでは、日付や品目、金額といった各項目に、固定値や前段で取得した情報を変数として柔軟に設定できます。
■注意事項
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
- 請求書一覧の取得
- 請求書情報の取得
- 見積書一覧の取得
- 見積書情報の取得
- 請求書の作成（明細行をリストで指定）
- 見積書の作成（明細行をリストで指定）
- 請求書の更新
- 請求書の更新（明細行をリストで指定）
- 見積書の更新
- 見積書の更新（明細行をリストで指定）
- 請求書一覧の取得（送付ステータスで検索）
- 納品書を検索
- 納品書を作成（明細行をリストで指定）
- 納品書を更新（明細行をリストで指定）
- 納品書を更新
freee請求書 APIの利用料金と注意点
freee請求書 API自体の利用に、追加料金はかかりません。freee請求書の利用プランに含まれる形で、APIを活用した連携を始めることができます。
ただし、APIを利用する際には、いくつか注意点があります。
- プランによる機能制限の可能性：freeeは複数の料金プランを提供しており、契約しているプランによって利用できる機能が異なります。同様に、APIを通じて操作できる範囲（例えば、特定の詳細な情報を取得する機能など）も、プランによって制限される可能性があります。
- APIのリクエスト制限：短時間に大量の請求書を作成するなど、APIを頻繁に利用する場合、システムの安定性を保つためのリクエスト回数上限に達することがあります。自動化フローを設計する際は、一度に処理するデータ量などを考慮することが重要です。
APIを利用する際は、freeeの利用規約やプライバシーポリシーを遵守し、開発者向けドキュメントを確認しながら適切な利用を心がけましょう。
※詳細はfreee請求書のサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月07日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してfreee請求書 APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
freee請求書 APIとの連携方法
はじめにfreee請求書 APIとYoomを連携する方法を紹介します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックしましょう。
右上の検索窓からfreee請求書を検索してください。
お使いのアカウントでログインしましょう。
一番下までスクロールし「許可する」をクリックするとfreee請求書のマイアプリ連携が完了します。
今回は「Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailとfreee会計のマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、OCR設定、freee会計およびfreee請求書のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する
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■概要
取引先からメールで届く発注書を都度確認し、手作業で請求書を作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、freee請求書のAPI連携のように、Gmailで受信した発注書PDFなどの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、freee請求書に請求書を作成する一連の流れを自動化し、こうした手作業による請求書発行業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee請求書を利用し、メールで届く発注書からの請求書作成を手作業で行っている方
- 請求書発行業務における確認の手間や転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- freee請求書のAPI連携のように、請求書発行プロセス全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに請求書作成までを自動化し、手作業での対応時間を削減できます。
- OCRによるデータ抽出とfreee請求書への自動連携で、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee請求書、freee会計、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキストデータ化します。
- 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、OCRで読み取った情報をもとに取引先を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションでOCRや取引先検索で取得した情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- OCR機能では、添付ファイルから読み取る項目（請求金額、会社名など）を任意でカスタマイズ可能です。
- freee会計の取引先を検索するアクションでは、検索条件としてOCRで取得した会社名などを変数として設定してください。
- freee請求書で請求書を作成するアクションでは、取引先IDや金額、品目などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定します。
■注意事項
- Gmail、freee請求書、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Gmailとfreee会計のマイアプリ連携
Gmailも先ほどのfreee請求書と同様「マイアプリ」から検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にfreee会計を検索してください。こちらはfreee請求書と同じ手順で連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
取引先からメールで届く発注書を都度確認し、手作業で請求書を作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、freee請求書のAPI連携のように、Gmailで受信した発注書PDFなどの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、freee請求書に請求書を作成する一連の流れを自動化し、こうした手作業による請求書発行業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee請求書を利用し、メールで届く発注書からの請求書作成を手作業で行っている方
- 請求書発行業務における確認の手間や転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- freee請求書のAPI連携のように、請求書発行プロセス全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに請求書作成までを自動化し、手作業での対応時間を削減できます。
- OCRによるデータ抽出とfreee請求書への自動連携で、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee請求書、freee会計、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキストデータ化します。
- 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、OCRで読み取った情報をもとに取引先を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションでOCRや取引先検索で取得した情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- OCR機能では、添付ファイルから読み取る項目（請求金額、会社名など）を任意でカスタマイズ可能です。
- freee会計の取引先を検索するアクションでは、検索条件としてOCRで取得した会社名などを変数として設定してください。
- freee請求書で請求書を作成するアクションでは、取引先IDや金額、品目などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定します。
■注意事項
- Gmail、freee請求書、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含む画像ファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「請求」というワードが入った請求対応依頼のメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：OCR設定
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「抽出したい項目」も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で「使用するAI」と「言語」を選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットも次のステップで活用します。
ステップ5：freee会計のアクション設定
はじめにテストの準備として、freeeに取引先情報を作成しておきましょう。
作成できたらYoomの設定画面に戻り「取引先の検索」をクリック。
ステップ3・4と同様、アクションは「取引先の検索」のまま「次へ」をクリックします。
事業所IDを候補から選択してください。
検索キーワードは予め設定されているのでそのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
ステップ6：freee請求書のアクション設定
「請求書の作成」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「請求書の作成」のまま「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定に移るので、候補から選択したりアウトプットを利用したりして必要事項を入力していきます。
必須項目以外は任意なので、用途に合わせて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Gmailの添付ファイルをもとにして請求書が作成されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する方法でした！
freee請求書 APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、freee請求書を使った業務フローを自動化しましょう！
freee請求書をフロー内のアクションとして使うテンプレート
Googleフォームの回答内容やGmail、Outlookの特定メールをトリガーに、freee請求書で見積書を自動作成するテンプレートです。
これにより、見積書作成の手間を大幅に削減し、迅速な顧客対応に繋がります。手入力によるミスも防ぎ、正確な見積書を効率的に作成できますね。
Googleフォームの内容をもとに、freee請求書で見積書を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで見積依頼を受け付けた後、その内容をfreee請求書に手作業で入力していませんか？この転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにfreee請求書へ自動で見積書を作成することができます。これにより、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとfreee請求書を利用し、手作業での見積書作成に課題を感じている方
- 見積依頼から作成までのリードタイムを短縮し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確な見積書作成業務の定型化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに情報が送信されると、自動で見積書が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、freee会計、freee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでfreee会計のアクションを設定し、フォームの回答内容をもとに取引先情報を取得、または作成します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書のアクションを設定し、取得した取引先情報とフォームの回答内容をもとに見積書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積書作成に必要なお客様の情報や品目、数量など、収集したいデータ項目を任意で設定してください。
- freee請求書で見積書を作成するアクションでは、件名や金額、備考欄などの各項目を任意で設定でき、前のステップで取得したGoogleフォームの情報を変数として自動で反映させることが可能です。
■注意事項
Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する
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■概要
Gmailに届いた見積依頼のメールを確認し、手作業でfreee請求書に見積内容を転記する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAIが情報を抽出します。
さらに、freee請求書で見積書を自動で作成するため、業務の迅速化が図れるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailとfreee請求書を用いて、手作業で見積書を作成している方
- メールからの情報転記作業上のヒューマンエラーを減らしたい方
- 見積書作成のような定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに特定のラベル付きメールが届くと見積書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記や書類作成の時間を短縮します。
- メール本文からの情報転記や手入力が不要になることで、金額や取引先情報などの入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計、freee請求書をYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文からAIで見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに取引先を検索します。
- 最後に、freee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、抽出・検索した情報をもとに見積書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストからデータを抽出する」では、トリガーで取得したメール本文などを変数として引用・設定することが可能です。
- 「見積書を作成」では、抽出したデータを任意のフィールドに変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Gmail、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの特定件名のメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信する見積依頼のメールを確認し、その内容をfreee請求書に手入力して見積書を作成する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、AIがメール本文から情報を抽出しfreee請求書に見積書を自動で作成するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した見積依頼をもとに、freee請求書で見積書を作成している方
- メールからの情報転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書作成のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信を起点に見積書作成までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務へ注力できます。
- メール本文からのデータ転記作業を自動化することで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとfreee会計、freee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や品目などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を設定し、抽出した会社名をもとに取引先情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」を設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや件名に含まれるキーワードを自由に設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文を変数として利用し、抽出したい項目（例：会社名、品目、金額など）を自由に設定できます。
- freee請求書で見積書を作成するアクションでは、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として利用し、任意の項目に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、Googleフォームの回答内容やGoogle スプレッドシート、Notionに請求書情報が登録されたら、freee請求書で自動的に請求書を作成したり、作成した請求書をGmailで送信したりするテンプレートもあります。
これにより、請求書の発行から送付までの一連の作業を自動化し、経理業務が効率化するはずです。また、確認漏れや誤送信のリスクも軽減できますよ。
Google スプレッドシートで請求書情報が登録されたらfreee請求書で請求書を作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
毎月発生する請求書の発行業務について、正確性が求められる一方で、定型的な作業に時間を取られていませんか。特にGoogle スプレッドシートで情報を管理し、freee請求書へ手入力している場合、手間や入力ミスのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、freee請求書での請求書作成からGmailでの送付までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとfreee請求書を使い、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書送付までをGmailで行っており、一連のプロセスを効率化したいと考えている方
- 請求業務におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報登録を起点に、請求書作成とメール送信が自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やメール作成が不要になるため、金額の入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、請求に必要な情報を取得します。
- 次に、freee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションを設定して、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 次に、ブラウザを操作機能を設定し、作成した請求書の確定やPDFのダウンロードなどを行います。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取引先に請求書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定の文章だけでなく、Google スプレッドシートから取得した取引先名や金額などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Notionで請求書情報が登録されたらfreee請求書で請求書を作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Notionで請求情報を管理しているものの、freee請求書への転記やGmailでの送付に手間を感じていませんか？手作業による入力ミスや送信漏れは、ビジネスにおいて避けたい課題の一つです。このワークフローは、Notionのデータベース登録を起点として、freee請求書での請求書作成とGmailでのメール送信を自動化し、請求書発行にまつわる一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとfreee請求書を併用し、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書発行のミスを減らし、業務フローを標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 請求業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したい個人事業主やフリーランスの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録だけで請求書作成からメール送信までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや請求書の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、 オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、freee請求書の「請求書の作成」を設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 次に、ブラウザを操作機能の「ブラウザを操作する」を設定し、作成した請求書PDFをダウンロードする操作などを自動化します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」を設定し、ダウンロードした請求書ファイルを添付して取引先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To, Cc, Bcc）として任意のアドレスを設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、Notionから取得した顧客名や請求金額などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Notion、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Googleフォームの内容をもとにfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、freee請求書に一件ずつ手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでfreee請求書に自動で請求書が作成されるため、請求書発行業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとfreee請求書を使い、手作業での請求書作成に課題を感じている方
- 請求書発行の件数が多く、手作業による入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている経理担当者の方
- 請求書発行業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答と同時に請求書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の時間を短縮することができます。
- 人の手を介さずに請求書を作成することで、金額の誤入力や宛先の間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォームとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、freee請求書の「取引先の検索」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに取引先情報を検索します。
- 最後に、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した請求書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームで設定する質問項目（会社名、品目、金額など）は、実際の業務内容に合わせて自由に設定することが可能です。
- freee請求書で請求書を作成するアクションにて、Googleフォームで取得したどの回答を請求書のどの項目に反映させるかを指定できます。
■注意事項
- Googleフォームとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Google ChatやSlackに通知するテンプレートもあります。
これにより、見積書が作成されたことを関係者へスムーズに共有できるため、次のアクションへ素早く移行できるはずです。情報共有の遅延を防ぎ、チーム全体の連携強化にも貢献しそうですね。
フォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
フォームからの情報をもとに見積書を作成し、関係者に通知する作業は、手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のツールを利用している場合、それぞれの操作が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームの回答内容を基にfreee請求書で見積書を自動で発行し、その内容をGoogle Chatへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報をもとに、freee請求書で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書発行後の社内共有をGoogle Chatで行っており、手作業での通知に手間を感じている方
- 手作業による見積書作成や情報伝達でのミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から見積書作成、社内通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記や通知作業がなくなることで、入力間違いや伝達漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee請求書とGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションで該当する取引先情報を検索します。
- 次に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションでフォームの回答内容や検索した取引先情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで作成された見積書の情報を指定したスペースやユーザーに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、見積書作成に必要な情報を収集するための項目を任意で設定してください。
- freee請求書で見積書を作成する際、フォームで取得した回答内容や取引先検索で取得した情報を変数として、見積書の各項目（品名、数量、単価など）に設定できます。また、税率や備考欄など、固定の値を設定することも可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で設定できます。通知メッセージの本文も、固定のテキストに加え、作成された見積書の詳細（見積番号、金額など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知が可能です。
■注意事項
Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼からfreee請求書で見積書を作成し、その内容をSlackで共有する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業による情報の転記は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、freee請求書での見積書作成からSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとfreee請求書、Slackを日常的に利用し、見積業務を行っている方
- 手作業によるデータ入力や転記、通知作業に多くの時間を費やしていると感じている方
- 見積書作成プロセスのヒューマンエラーを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書が自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 見積書作成からSlackへの通知までが自動で実行されることで、手作業による入力ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、freee請求書、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答を自動化の起点とします。
- 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定し、Googleフォームの回答情報に基づいて該当する取引先を特定します。
- 次に、同じくfreee請求書のオペレーションで「見積書の作成」アクションを設定し、特定された取引先情報とフォームの回答内容を紐付けて見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された見積書の詳細などを指定したチャンネルへ自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象とするフォームを任意で指定することが可能です。
- freee請求書で見積書を作成する際、フォームの回答内容（会社名、品目、数量など）を変数として見積書の各項目に動的にマッピングしたり、定型文などの固定値を設定したりする柔軟なカスタマイズができます。
- Slackへの通知設定では、通知を送信するチャンネルやメンションするユーザーを任意に指定でき、メッセージ本文も固定テキストとGoogleフォームやfreee請求書から取得した情報を組み合わせて、状況に応じた内容で作成することが可能です。
■注意事項
Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
注文情報をもとにfreee請求書で見積書を作成し、その内容をGoogle Chatに通知する作業は、手動で行うと時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、freee請求書での見積書作成からGoogle Chatへの通知までの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとfreee請求書間の見積書作成業務に手間を感じている営業担当者の方
- 見積書作成後の関係者へのGoogle Chat通知を手作業で行い、漏れや遅延を懸念している方
- 複数のSaaSを用いた定型業務を自動化し、コア業務への集中を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答からfreee請求書での見積書作成、Google Chatへの通知までが自動処理され、手作業にかかる時間を短縮します。
- 手作業による見積書作成時の入力ミスや、Google Chatへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、freee請求書、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定します。Googleフォームの回答情報をもとに、freee請求書内の既存の取引先情報を検索します。
- 次に、オペレーションで再度freee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションを設定します。検索した取引先情報やGoogleフォームの回答内容を利用して、見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。作成された見積書の概要や関連情報を指定したスペースや宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定してください。
- freee請求書の「取引先の検索」および「見積書の作成」アクションでは、Googleフォームから取得した情報を変数として利用し、見積書内の各項目（例：会社名、品名、単価など）にマッピングできます。また、固定の値を設定することも可能です。
- Google Chatへの通知メッセージは、通知先のスペースやユーザーを任意で設定できます。メッセージ本文には、固定のテキストに加え、Googleフォームの回答内容やfreee請求書で作成された見積書の情報など、前段階のアクションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
まとめ
freee請求書 API連携を行うことで、これまで手作業で行っていた請求書や見積書の作成・送付といった一連の業務が自動化され、大幅な手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。
また、経理や営業の担当者が単純な繰り返し作業から解放されることで、より戦略的な分析や顧客対応といった本来注力すべきコア業務に集中する環境も整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし請求業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
