Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Google Chatに通知する

■概要

注文情報をもとにfreee請求書で見積書を作成し、その内容をGoogle Chatに通知する作業は、手動で行うと時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、freee請求書での見積書作成からGoogle Chatへの通知までの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとfreee請求書間の見積書作成業務に手間を感じている営業担当者の方
• 見積書作成後の関係者へのGoogle Chat通知を手作業で行い、漏れや遅延を懸念している方
• 複数のSaaSを用いた定型業務を自動化し、コア業務への集中を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答からfreee請求書での見積書作成、Google Chatへの通知までが自動処理され、手作業にかかる時間を短縮します。
• 手作業による見積書作成時の入力ミスや、Google Chatへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、freee請求書、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定します。Googleフォームの回答情報をもとに、freee請求書内の既存の取引先情報を検索します。
4. 次に、オペレーションで再度freee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションを設定します。検索した取引先情報やGoogleフォームの回答内容を利用して、見積書を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。作成された見積書の概要や関連情報を指定したスペースや宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定してください。
• freee請求書の「取引先の検索」および「見積書の作成」アクションでは、Googleフォームから取得した情報を変数として利用し、見積書内の各項目（例：会社名、品名、単価など）にマッピングできます。また、固定の値を設定することも可能です。
• Google Chatへの通知メッセージは、通知先のスペースやユーザーを任意で設定できます。メッセージ本文には、固定のテキストに加え、Googleフォームの回答内容やfreee請求書で作成された見積書の情報など、前段階のアクションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、freee請求書、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336