Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Slackに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた見積依頼からfreee請求書で見積書を作成し、その内容をSlackで共有する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業による情報の転記は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、freee請求書での見積書作成からSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとfreee請求書、Slackを日常的に利用し、見積業務を行っている方
• 手作業によるデータ入力や転記、通知作業に多くの時間を費やしていると感じている方
• 見積書作成プロセスのヒューマンエラーを減らし、業務品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書が自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 見積書作成からSlackへの通知までが自動で実行されることで、手作業による入力ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、freee請求書、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答を自動化の起点とします。
3. 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定し、Googleフォームの回答情報に基づいて該当する取引先を特定します。
4. 次に、同じくfreee請求書のオペレーションで「見積書の作成」アクションを設定し、特定された取引先情報とフォームの回答内容を紐付けて見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された見積書の詳細などを指定したチャンネルへ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象とするフォームを任意で指定することが可能です。
• freee請求書で見積書を作成する際、フォームの回答内容（会社名、品目、数量など）を変数として見積書の各項目に動的にマッピングしたり、定型文などの固定値を設定したりする柔軟なカスタマイズができます。
• Slackへの通知設定では、通知を送信するチャンネルやメンションするユーザーを任意に指定でき、メッセージ本文も固定テキストとGoogleフォームやfreee請求書から取得した情報を組み合わせて、状況に応じた内容で作成することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、freee請求書、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133