【Garoon→Google Chat】承認待ち申請データを自動通知する方法

Garoonのワークフローを活用することで、ボトルネックを可視化することができ、業務の滞りをスムーズに解消できる可能性があります。
しかし、承認待ちの申請データの確認を毎日行うのは、手間がかかり情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
本記事では、GaroonやGoogle Chatをアプリ連携することで、毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介します。
自動化のメリットとノーコードで簡単にアプリ連携する方法を分かりやすく解説しますので、最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

・GaroonやGoogle Chatを利用し、業務の承認フローを効率化したい経営者やマネージャー
・承認待ちの申請データの情報伝達を確実に行いたい方
・期限管理が求められる業務を担当する法務や人事などのバックオフィスの担当者

GaroonとGoogle Chatの連携メリットと具体例

メリット1: 承認プロセスの迅速化

GaroonとGoogle Chatを連携することで、Garoonの承認待ちの申請データをGoogle Chatに自動通知できるため、申請プロセスの待ち時間を短縮し、承認フローの効率化が期待できます。
例えば、営業チームが日々提出する経費精算申請の場合、Garoonの申請データがGoogle Chatに自動通知されることで、承認者はわざわざGaroonにログインして確認する手間を削減でき、素早い対応が可能になるかもしれません。
結果として、意思決定のスピード向上が期待でき、業務全体の流動性が増す可能性があります。

メリット2: 情報伝達の確実性向上

GaroonとGoogle Chatを連携することで、承認待ちの申請データの通知を確実に届ける仕組みを構築することができるため、申請の確認漏れや遅延の削減が期待できます。
情報の「伝わったつもり」を減らすことで勤怠トラブルを防ぎ、従業員満足度の向上に寄与する可能性があります。
例えば、リモートワークの社員が休暇申請をした場合、通知が埋もれてしまい確認漏れが発生する可能性がありますが、Garoonの申請データをGoogle Chatへ自動通知することで、申請内容が迅速に承認者へ届くため情報伝達の確実性向上が期待できます。

メリット3: コンプライアンス強化

GaroonとGoogle Chatを連携することで、設定したスケジュールごとにGaroonで承認待ちの申請データをGoogle Chatに通知できるため、申請の見落としを防ぎ、コンプライアンス違反のリスクを軽減できる可能性があります。
例えば、法務部が行う契約書の承認プロセスでは、決められた期限内に処理する必要がある場合、Google Chatでの自動通知により、見落としを防ぎ期日内の対応がしやすくなります。
これにより、信頼性の高い業務運営を可能にでき、企業のブランド価値の向上も期待できます。

[Yoomとは]

GaroonとGoogle Chatの連携フローの作り方

それではここからは、YoomでGaroonとGoogle Chatをアプリ連携し、「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知する」というフローを一緒に作成してみましょう！

今回のフローは、下記4つのプロセスで設定します。
・GaroonとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・Garoonのトリガー設定と、その後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、GaroonとGoogle Chatの連携動作を確認

Yoomが初めての方は、こちらから無料登録をしてください。
※登録済みの方は、ログインしてください。

ステップ1:GaroonとGoogle Chatをマイアプリ連携

1. Garoonの登録方法

「マイアプリ」をクリックした後、「新規接続」からGaroonを検索してください。

Garoonの新規登録画面の参照を参考に、アカウント名とアクセストークンを入力してください。
設定が完了したら「追加」をクリックしてください。
これでGaroonのマイアプリ連携が完了しました。

2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」から、Google Chatを検索します。

上記の画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックしてください。

Client IDとClient Secretを入力し、「追加」をクリックしてください。
※Google Chat（OAuth）の連携方法詳細はこちらをご参照ください。
※注意事項）Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

これでGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました。

マイアプリに、GaroonとGoogle Chatのロゴが追加されたのを確認したら、フローの編集へと進みましょう！
下記バナーの「試してみる」よりテンプレートをコピーしてください。

ステップ2:指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定

まず、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

こちらのページでは、Google Chatに自動通知を送る起動間隔を設定できます。
今回は毎日9時に起動するように設定されています。
曜日や日付、時刻などを変更することができるので、使用用途に合わせて自由に設定してみてください。

設定できたら、保存しましょう。

ステップ3:Garoonの承認待ちの申請データ一覧を取得

続いて、「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」をクリックしてください。

タイトル：任意で変更できます。
アクション：「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」を選択してください。
設定できたら、次のページに進みましょう。

承認待ちステータスの申請データを取得する際の、サブドメインと申請フォームIDを設定してください。

設定できたら、画面下部の「テスト」をクリックしてアウトプットを取得しましょう。
アウトプットを確認できたら、設定を保存してください。

ステップ4:Google Chatにチャンネルにメッセージを送る

続いて、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックして設定します。

タイトル：任意で変更できます。
アクション：「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
設定できたら、次のページに進みましょう。

スペースのリソース名は、枠外の注釈を参考にして設定します。

メッセージ内容は任意で変更できます。
今回は、上記画像のように設定してみました。
このように設定すると、Garoonの承認待ち申請から「ステータス」「作成日時」「申請番号」「申請者名」を自動で取得し、Google Chatに通知することができます。
アウトプットを反映させたところは、都度内容が変わって通知されます。
設定方法）枠内をクリックし【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得の中にある、「ステータス」「作成日時」「申請番号」「申請者名」をクリックしましょう。

設定が完了したらテストを行ってください。
テストが成功すると、Google Chatにサンプルの通知が届くので、確認して保存しましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

すべてのステップが完了したら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させましょう。
これで、「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知する」フローの完成です。

その他のGaroonとGoogle Chatを使った自動化例のご紹介

1.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに自動通知するフローです。
このフローを活用すると、チームメンバーは新しい予定をチャット上から素早く把握できるため、メンバー間の連携が強化される可能性があります。

2.Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートにレコードを自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、手入力の手間を省き、情報を自動で引用して登録を行うことができるため、管理する情報の正確性を保つことが期待できます。

3.Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を自動で登録するフローです。
このフローを活用すると、手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がる可能性があります。
また、回答内容を引用し、Garoonに自動で予定を登録できるため、ダブルブッキングを防ぎ、スケジュール管理の効率化が期待できます。

まとめ

本記事では、GaroonやGoogle Chatをアプリ連携することで、毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、Garoonにログインして申請データを確認する手間を削減できるため、素早い対応が可能となり、情報伝達の確実性向上が期待できます。
Yoomを活用することで、プログラミングの知識が無くても簡単に自動化を導入できます。
GaroonやGoogle Chat以外にも、さまざまなアプリを連携できます。自動化例はフローボットテンプレート一覧をご確認ください。