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「Gmailで受信したメールの内容をOpenAIで要約したい！」
「お客様からの問い合わせメールへの返信文案をOpenAIに自動で作成させたいけど、毎回コピペするのが面倒…」
このように、GmailとOpenAIを連携させる際の手作業に手間や非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動でOpenAIに連携し、要約や文章生成を行う仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より重要なコミュニケーションや戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要で驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々のメール対応業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとOpenAIを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとOpenAIのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの内容をトリガーに、OpenAIで要約や文章生成といった処理を自動的に実行させることが可能になります。
これにより、日々大量に届くメールの処理時間を短縮し、対応漏れやミスを防ぐことにも繋がります。
ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日大量に届くメールの中から、重要な情報を素早くキャッチアップするのは大変な作業です。
この自動化フローを利用すれば、Gmailでメールを受信するたびに、<span class="mark-yellow">その内容をOpenAIが自動で要約し、指定したSlackチャンネルに通知する</span>ため、メールボックスを開かなくても迅速に概要を把握でき、対応のスピードと質を向上させます。
「特定のお客様から」や「特定のキーワードを含む」メールなど、優先度の高いメールを見逃さずに対応したい場面は多いはずです。
このフローでは、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけをトリガーとして、<span class="mark-yellow">OpenAIが内容を要約しSlackに通知する</span>ため、重要度の高い情報を見逃すことなく、優先順位をつけて効率的に業務を進めることが可能になります。
それでは、さっそく実際にGmailとOpenAIを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとOpenAIの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailでメールを受信したら、OpenAIで内容を要約してSlackに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずはSlackのマイアプリ連携について、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから残りのGmailとOpenAIのマイアプリ登録方法を解説します。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にOpenAIと入力します。
表示された候補をクリックしましょう。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
※ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。OpenAIのマイアプリ登録についてはこちらをご確認ください。
マイアプリにOpenAIが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードを設定します。今回は「要約しSlackに通知」と入力しました。
メールを送信した後「テスト」をクリックし、以下の取得した値にGmailの情報が表示されているか確認しましょう。
また、取得した値をアウトプットと呼びます。アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、ここで取得したアウトプットをOpenAIで自動要約し、さらにその要約データをアウトプットとして取得することでSlackに自動送信可能となります！
Gmailで受信した内容をOpenAIで要約するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOpenAIのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メッセージコンテンツの箇所には以下のようにGmailから取得した値を活用し、メール本文と要約の指示を入力しましょう。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで、フォームから問い合わせなどが送信される度に自動要約可能となります。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、下記画像のように「以下の内容を要約してください」などのプロンプトは手入力し、毎回変動することが望ましい「本文」はアウトプットを活用しましょう。
ロールはuserを選択することをおすすめします。
モデルIDはgpt-4oを選択しました。
出力を格納するかは任意で選択します。
推理努力も任意で入力しましょう。
その他の設定についても入力を進めましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックし、回答の生成ができているか確認します。
以下の画面にOpenAIから取得した情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
要約内容をSlackに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDには以下のように表示される候補から選択しましょう。
メッセージにはOpenAIから取得した値から生成されたコンテンツを入力します。
「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信できているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はGmailからOpenAIへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOpenAIで生成したテキストをGmailで送信するといった、データの流れが逆方向になる連携も自動化できます。そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Webサイトの問い合わせフォームなどから受け取る長文のテキストを、担当者が毎回すべて読み込むのは時間がかかります。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">フォームで受信した内容をOpenAIが瞬時に要約し、その結果を担当者のGmailに通知する</span>ため、問い合わせ内容を素早く把握し、迅速な一次対応を実現できます。
「緊急」「クレーム」といった特定のキーワードを含む問い合わせには、特に迅速な対応が求められます。
この自動化フローは、設定した条件に合致する問い合わせ内容のみを抽出し、<span class="mark-yellow">OpenAIが要約した上でGmailに緊急通知を送る</span>ため、重要案件への対応漏れを確実に防ぎ、顧客満足度の維持・向上に貢献します。
GmailやOpenAIのAPIを活用することで、テキスト解析やコミュニケーション管理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Gmailの自動化では、受信したメールを起点にさまざまなタスクを効率化できます。
たとえば、受信内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動追加することで、タスク管理が漏れなく行えます。また、特定ラベルのメールを受け取った際にDiscordやLINE WORKSへ通知すれば、チーム全体で素早く情報共有できます！
さらに、メール内容をもとにSalesforceへリードを登録することで、営業活動を効率的に進められるでしょう。
OpenAIを取り入れることで、文章の要約や自然言語処理を業務に組み込めます。
たとえば、フォームやメールで送信された情報を自動で要約し、SlackやGoogle Chatに通知すれば、担当者が必要な情報をスムーズに把握できます。
さらに、Zoomの会議内容を文字起こししてOpenAIで要約すれば、会議後の議事録作成を効率化できます。メールの受信内容から返信文を自動生成するなど、日常業務をスムーズに進める仕組みも構築可能です！
GmailとOpenAIの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容のコピー＆ペーストや、要約・文章作成といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は日々発生する大量のメール対応業務の負担が軽減され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づくための通知機能はありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomに登録されているメールアドレスに通知が送信されます。エラーの対応方法について、詳しくはこちらをご確認ください。
Q：OpenAIのAPI料金はどのくらいかかりますか？
A：OpenAIの価格についてはこちらをご確認ください。またOpenAIのAPIを使用する場合は別途利用料金が必要な可能性があるのでご注意ください。
Q：要約以外のタスク（返信文案作成など）も可能？
A：OpenAIへの指示で返信文案の作成を指示することで可能です。
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