■概要
フォームから届くお問い合わせやアンケートの回答は、一つ一つ目を通して内容を把握するのに時間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、フォームで受信したテキスト情報をOpenAIが自動で要約し、その結果をGmailで担当者に通知する仕組みを構築します。GmailとOpenAIを連携させることで、手作業による確認や要約の手間を省き、重要な情報へ素早くアクセスできるようになるため、対応速度の向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応に追われ、内容把握の効率化を考えているご担当者の方
- GmailとOpenAIを連携させ、情報収集やテキストの確認作業を自動化したい方
- 手作業でのテキスト要約に時間を費やしており、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信後、OpenAIが内容を自動で要約しGmailに送るため、長文を読む時間を短縮し、迅速な状況把握と対応が可能になります。
- OpenAIが一定のルールで要約を行うため、担当者による内容理解のばらつきを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOpenAIをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、OpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの回答内容を要約するように指定します
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約テキストを本文に含めて指定のアドレスに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームに設置する質問項目（氏名、問い合わせ内容など）は、業務内容に合わせて自由に作成・変更が可能です。
- Gmailで通知を送るアクションでは、送信先のアドレスを任意で設定できます。担当者個人だけでなく、特定のチームのメーリングリストなどを設定することも可能です。
■注意事項
- OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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