フォームで受信した特定条件の内容をOpenAIで要約して、Gmailで通知する

■概要

フォームから寄せられる様々なお問い合わせや報告の対応に、手間や時間を取られていませんか。一つひとつ内容を確認して重要な情報をまとめる作業は、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、フォームで受信した内容を特定条件に基づいてOpenAIで自動要約し、要点をGmailへ通知する仕組みを構築します。gmailとopenaiを連携させることで、情報収集の初動を自動化し、迅速な状況把握を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ内容の確認と要約作業を効率化したいと考えている方
• OpenAIとGmailを連携させ、日々の情報収集を自動化したいビジネスパーソン
• 特定の条件に合致する重要な問い合わせや報告を、迅速に把握したいチーム

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■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、特定条件の内容がOpenAIによって自動で要約され、Gmailに通知されるため、手作業での確認や転記の時間を短縮します
• 自動処理により、重要な情報の見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOpenAIのアカウントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の回答があった場合のみ後続処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、オペレーションで「OpenAI」を選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションでフォームの回答内容を要約するよう設定します
5. 最後に、オペレーションで「Gmail」の「メールを送る」アクションを選択し、OpenAIが生成した要約内容を指定の宛先に送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、氏名やお問い合わせ内容など、取得したい情報に合わせて質問項目を任意で設定できます
• 分岐機能では、フォームの回答内容に応じて「件名に”至急”と含まれる場合」など、後続のフローを起動させる条件を自由に設定可能です
• Gmailでメールを送るアクションでは、通知を送りたい宛先（To,CC,BCC）を任意で設定することが可能です

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■注意事項

• OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。