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名刺情報の管理に課題を感じていませんか？営業活動を効率化するうえで、素早い顧客情報の共有や情報の正確性は重要です。
Yoomを活用してGmail・OCR・Salesforceを連携することで、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録できます。
これにより、名刺情報を手動で登録する手間を省き、作業負担を軽減できます。また、登録ミスや誤入力などのヒューマンエラーを防ぐことにもつながるでしょう。
この記事では、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでメールを受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、Salesforceの提供するAPIを用いてSalesforceに取引先責任者を登録することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
GmailとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス許可を行います。「続行」をクリックしてください。
これで、Gmailのマイアプリ連携が完了します。
次に、Salesforceのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Salesforceをアプリ一覧から探すか、検索してください。
※【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「ユーザー名」と「パスワード」を入力し、「ログイン」をクリックします。
これで、Salesforceのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、GmailとSalesforceがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
次に、Gmailのトリガーを設定します。「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ラベル」は候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
次に、分岐の設定を行います。「添付ファイルの有無で分岐」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルは自由に変更できます。
「分岐対象のアウトプット」は、以下の設定になっていることを確認してください。
「分岐条件」は「＋分岐条件を追加」から条件を追加できます。
設定後、「保存する」をクリックしてください。
次に、OCR機能を設定します。「名刺を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「ファイルの添付方法」は以下のように設定してください。
「追加で抽出したい項目」には、デフォルトで読み取る項目以外に読み取りたい項目を設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
次に、Salesforceのアクションを設定します。「取引先責任者として登録」をクリックしてください。
次に、「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「データベースの連携」は任意で設定してください。
設定後、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」には「アウトプット」から取得した情報を入力してください。
項目に合った情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
次に、レコードを取得する設定を行います。「レコードを取得する」をクリックしてください。
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションは変更しないでください。
「データベースの連携」は任意で設定してください。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」は、任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得た情報を入力できます。
「＋トリガー条件を追加」から条件を追加できます。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
次に、名刺画像をアップロードする設定を行います。「名刺画像をアップロード」をクリックしてください。
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「マイドメインURL」と「ファイル名」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
次に、アップロードファイルの設定を行います。「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」をクリックしてください。
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「コンテンツバージョンID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「マイドメインURL」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
レコードの紐付け設定を行います。「名刺画像をアップロード」をクリックしてください。
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「コンテンツID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「紐づけるレコードID」も同様に「アウトプット」から取得した情報を入力してください。
「公開範囲」は任意の設定を選択してください。
「マイドメインURL」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、自動でSalesforceの取引先責任者として登録できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGmailやSalesforceを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納するフロー
この連携によって、Gmailで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納できます。
これにより、手動でのデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーの防止につながります。
2.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信するフロー
この連携によって、Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信できます。
これにより、Salesforceの情報を基にメールを送信できるため、正確な顧客対応が見込めます。
3.Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信するフロー
この連携によって、Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信できます。
これにより、手動でのメール送信を省き、業務の効率化が期待できます。
Gmail・OCR・Salesforceを連携することで、Gmailで受信した名刺情報を自動でSalesforceに登録でき、データ入力の手間を削減できます。
例えば、営業担当者が展示会で集めた名刺をスマホで撮影し、Gmailに転送するだけで、顧客データをSalesforceに自動で登録できます。
これにより、作業負担を軽減し、業務の生産性向上が期待できます。
Gmail・OCR・Salesforceの連携によって、名刺情報を手入力する作業は時間がかかるうえ、人的ミスも発生しやすいものです。しかし、OCR（光学文字認識）技術を活用し、Gmailで受信した名刺画像をOCR機能で読み取り、Salesforceに自動登録できます。
例えば、名刺画像をGmailに転送するだけでSalesforceに自動登録できるため、名刺情報の登録漏れを防ぎながら、データの正確性を保てます。
これにより、人の手を介さずに自動登録することで、ヒューマンエラーの防止につながります。
Gmail・OCR・Salesforceを連携すると、個々の営業担当者が持っている名刺情報をSalesforceに登録できるため、チーム全体で顧客情報を共有できます。
例えば、営業担当者が外出先で交換した名刺画像をGmailに転送するとSalesforceに登録され、チームメンバーは最新の情報を素早く確認できます。
これにより、情報共有を効率化することで、社内の連携強化につながります。
今回は、Gmail・OCR・Salesforceを連携させ、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動での情報登録を省き、情報の漏れを防げるでしょう。
これにより、業務生産性の向上やヒューマンエラーの防止、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、Gmail・OCR・Salesforceを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
