Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する

■概要

名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 名刺情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい営業担当者の方
• お礼メールの送信遅延や対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
• 営業プロセスのDXを推進し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報の読み取りからSalesforce登録、お礼メール送信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. GmailとSalesforceをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。名刺画像が添付されたメールに、この設定したラベルを付けるとフローが起動します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. OCR機能でメールに添付された名刺画像を読み取り、会社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を抽出します。
5. Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に新しい取引先責任者を作成します。
6. 続けてSalesforceのアクションで名刺画像をアップロードし、作成したレコードと紐付けます。
7. 最後にGmailの「メールを送る」アクションで、登録した連絡先宛にお礼メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるきっかけとなるメールラベルを任意で指定できます。
• 分岐機能では、後続の処理を実行するための条件（特定のドメインのメールアドレスのみなど）を自由に設定可能です。
• OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
• Salesforceへの登録アクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを自由にマッピングして設定できます。
• Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。