■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつSalesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIがメール本文からアンケートの回答内容を自動で抽出し、Salesforceに新しいレコードとして格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったアンケートや問い合わせの情報をSalesforceで管理している方
- 手作業でのデータ入力に時間がかかり、本来の業務に集中できていないと感じている方
- データ転記の際の入力ミスや情報連携の漏れをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、Salesforceへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIが抽出したデータを任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動するきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの情報から、どのような項目（氏名、会社名など）を抽出するかを柔軟にカスタマイズできます。
- Salesforceへのレコード追加では、どの項目にどのデータを格納するかを任意で割り当てたり、特定の固定値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーション、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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