GmailとSlackを連携して、Gmailでの求人媒体からの応募メールを受信をSlackに通知する方法

ステップ1：GmailとSlackをマイアプリ連携

今回使用するGmailとOutlookのマイアプリ登録を行いましょう。

先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

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マイアプリにGmailが表示されます。

次にSlackのマイアプリ登録を行います。
Slackのマイアプリ連携と同様、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、
画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にSlackと入力し、候補に表示されるSlackをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されるため、赤枠内の「許可する」をクリックしましょう。

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マイアプリにGmailとSlackが表示されていることが確認できれば、マイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

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ステップ3：フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くSlackのオペレーション設定

フローボットの操作を行っていきます。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面では、今回連携するGmailのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックします。

以下の画面のような設定画面が表示されます。
トリガーの起動時間は「5分・10分・15分・30分・60分」から選択します。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ラベルの項目をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。
アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。

入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いてSlackで通知を受け取るための設定を行います。

以下の画像のような画面が表示されるので内容に沿って入力しましょう。

この画面でもアウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。
各入力項目をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。
以下の画面では、Gmailで「件名」と「本文」が確認できるよう入力しています。

入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

‍ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

‍①Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。この連携により、お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上が期待できます。

②Slackで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する

Slackで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。業務のやり取りをSlackで行う方、チーム内の情報共有をGoogleドキュメントで行っている方におすすめです。

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③Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知する

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知するフローです。このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容をAIで文字起こしと要約して議事録化したものをSlackに通知します。これによって作成担当者の手間を省くことにつながります。

GmailとSlackの連携メリットと具体例

メリット1：応募状況の共有で対応漏れを防止

Gmailで求人媒体からの応募メールを受信すると、Slackに自動通知が届く仕組みにより、担当チーム全員が応募状況を即座に把握できます。これにより、応募者への初期対応が遅れるリスクを軽減し、効率的な対応が可能です。特に複数の採用担当者がいる場合、応募情報が共有されることで、誰が対応するかを迅速に決定でき、無駄な確認作業が省略されます。また、チーム内での透明性が向上し、コミュニケーションロスの防止にもつながります。

メリット2：手動転記作業の削減による業務効率化

通常、応募情報はメールから採用管理ツールやスプレッドシートに手動で転記する必要があります。この自動化により、Slack通知を通じて必要な情報を一元管理できるため、手動での転記作業が不要になります。例えば、Slack上で応募者の氏名や連絡先を確認でき、すぐに次のステップに進めます。これにより、採用担当者はより重要な業務に集中することにつながります。

メリット3：応募対応のスピード向上

応募メールをSlackに通知することで、担当者がメールを確認するまでの待機時間を短縮できます。特に応募者対応が重要な早期段階において、迅速な連絡が求められる場合に有効です。例えば、面接日程の調整やフォローアップ連絡を即時に行えるため、スピード感を重視した採用活動を展開できます。また、Slackのリマインダー機能を併用することで、後回しになりがちな対応タスクの忘れを防ぐことが期待できます。

まとめ

GmailとSlackを連携することで、求人応募メールの情報共有と対応スピードを大幅に向上させることができます。この自動化は、採用チームの業務効率化だけでなく、応募者への対応品質向上にもつながります。ノーコードで簡単に設定できるため、 ぜひ実際の業務にYoomを取り入れ、効率化を体験してください。