ノーコードで始められるGoogle カレンダーAPIを利用した業務自動化
業務効率化を目指す際、スケジュール管理は重要なポイントです。
スケジュール管理を適切に行うことで、タスクやプロジェクトの優先順位、業務の進捗状況、チームメンバーの業務負担、潜在的リスクなどが可視化され、問題を早期に発見し解決に動くことができます。また、予定を共有することで、チーム内で協力体制をとりやすくなるため、チームのコミュニケーションの向上や顧客の信頼獲得も期待できるでしょう。
スケジュール管理はカレンダーツールを使えば簡単に行うことができます。
中でも、Google カレンダーは、リマインダー機能がある、繰り返しの予定の登録がしやすい、他メンバーと予定の共有が可能、モバイル端末からのアクセスがしやすい、など多くの利点があるため、多くの方が利用するスケジュール管理ツールの一つです。
スケジュール管理で扱う情報には変更や取り消しなどの可能性があり、細かな確認や共有、情報把握後の迅速な対応が必要です。
そのため、Google カレンダーを使ったスケジュール管理をよりスムーズに進めるには、他アプリとの連携による業務の自動化がおすすめです。
スケジューラーに予定を登録する際、もしくは予定の更新や削除を行う際、その前後の業務を自動化することで、作業時間の短縮やミス防止につながります。
今回は、実際にどのような業務を自動化することができるのか、Yoomの利用で可能となる例をユースケースごとにご紹介します。
Yoomなら、ノーコードで簡単に、Google カレンダーと他アプリを連携し、関連業務を自動化させることができます。自動化を試してみたい業務フローがあれば、Yoomテンプレートのページから、それぞれ詳細情報をご覧ください。
チャットアプリとの連携
Google カレンダーをチャットアプリと連携すれば、指定の日時に、予定の一覧を自動でリマインダー送信する設定が可能です。Yoomを使えば、送信日時の設定が容易なうえ、チャットではなくメールによる通知に切り替えることもできます。確認しやすいコミュニケーションツールでリマインダーを送り、自分やチームメンバーの予定を互いに把握できるようにしましょう。
Googleカレンダーの予定を、毎日指定した時間にChatworkに通知する
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毎日指定の時間にGoogleカレンダーに登録されている予定を取得してChatworkに通知するフローです。
毎朝Googleカレンダーの予定をChatworkに通知する
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毎朝指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Chatworkに通知するフローボットです。
毎朝Googleカレンダーの予定をLINE WORKSに通知する
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毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、LINE WORKSに通知するフローボットです。
毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する
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毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
タスク管理アプリとの連携
タスク管理を行っているアプリと連携すれば、タスクの情報をGoogleカレンダーに同期することができます。タスクの期日を予定日としたり、期日の前日で予定登録して最終確認を行ったり、期日の翌日を報告日として登録したりと色々な活用方法が考えられます。期日が明確に定まったタスクを複数抱えている方におすすめです。
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
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Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Webフォームとの連携
顧客からの予約フォームをもとに個別説明を行う場合や、申し込みフォームでチーム責任者とのミーティング日程を調整する場合など、様々な場面でWebフォームの回答をもとにした自動のカレンダー登録を行うことが可能です。Yoomフォームを使えば、他アプリを追加で連携する必要もなく、より簡単に自動化の設定ができます。
予約フォームの回答を元にGoogleカレンダーへ予定を追加し、Slackに通知する
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■概要
・Yoomのフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しSlackにその旨を通知するフローです。
・フォームの回答のみでカレンダー追加から通知まで一貫して自動化することができます。
Googleフォームで予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約し、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け付けた予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録したり、Googleスプレッドシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録とGoogleスプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、予約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受けた予約を手作業でGoogleカレンダーなどに登録しているご担当者の方
・予約情報のGoogleスプレッドシートへの転記作業で入力ミスや漏れにお悩みの方
・予約管理業務のプロセスを標準化し、誰でも対応できる体制を構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
データベースとの連携
チームや社内などの全体の予定を管理するために、Google スプレッドシートやkintoneなどのデータベースにスケジュール情報を集約している場合もあるでしょう。
Yoomを用いてデータベースと連携すれば、Google カレンダーの予定を一覧で取得し、データベースへ追記することができます。また、データベースの情報をGoogle カレンダーに登録する設定も可能です。
メールに記載されたミーティング予約の内容から特定の文字列を抽出して、Googleスプレッドシートに追加後、Googleカレンダーに追加および入室URLを返信する
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■概要
・会社指定のフォームなどから回答された内容がメールに届いたらそれを元にフローボットを起動させ、自動でカレンダー予約するフローです。
・メール内の特定の文字列をAIを用いて抽出して、Googleスプレッドシートへの情報追加および発行したURLの自動返信を一貫して実施できます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■実際に関数を設定しているスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1R3J9RioMYRQvRJEhyaYcUo4y5QKCOVC9C-O6Y5JYWnA/edit#gid=0
■実際にデータ蓄積用で使用しているスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1p65oZr-TzVflzyjfUbLxzhBAy31vAmC9fdfIvzDazqM/edit#gid=0
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下のように設定します。
・受信用のメールアドレス：任意のアドレスを入れます。
・トリガー条件：任意のトリガー条件を設定します。
・実際のメール送付テスト：一度設定した受信用アドレスに対して、今回反映したい文面を再現したテストメールを送付します。
・受信確認：Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。
※テストが反映されるまで少し時間がかかります。
※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
※以下デモで作成した文面例(実際に受け取る内容に沿ったデモ文章を送ってください)
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田中様
この度はサービス紹介ミーティングへのご予約ありがとうございます。
以下の内容で承りました。追ってミーティングルームの詳細を共有しますので、少々お待ちください。
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会社名：Yoom株式会社
お名前：田中
メールアドレス：tanaka@yoom.co.jp
ミーティング予定日：2024-04-05
ミーティング開始時間：15:00
質問内容：料金プランについて
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②トリガー下の＋マークを押し、データを操作・変換オペレーションを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①のメールトリガーで取得したメール本文を{{本文}}のようにアウトプット項目から埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)
・抽出したい項目：①のメール本文内から抽出したい項目を項目名として羅列します。
→例：会社名,お名前,メールアドレス,ミーティング予定日,ミーティング開始時間,質問内容
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※AIを使ったデータを抽出する操作の詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8680330
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：セルに値を入力
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・対象のセル：フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。
・値：②のデータ抽出で取得した開始時間を{{○○}}のように埋め込みます。
※後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。
④＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：値を取得する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・範囲：関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。
・方向：列方向を選択します。
※この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：予定を作成
・カレンダーID：欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。（通常はGoogleアカウントのアドレスになります）
・予定のタイトル：予定のタイトルを入力します。②のデータ抽出で取得した値を埋め込むことも可能です。
・予定の開始日：②のデータ抽出で取得したミーティング日の日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の開始時間：②のデータ抽出で取得した開始時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の終了日：②のデータ抽出で取得したミーティング日の日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の終了時間：④でスプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の説明（任意）：任意の説明を入力します。以下のように②のデータ抽出で取得した値を埋め込むことも可能です。
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質問内容▼
{{質問内容}}
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⑥＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールサーバを選択して以下設定し、保存します。
・To：欄をクリックし、②のデータ抽出で取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に以下のように①や④で取得した値を埋め込むことも可能です。
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{{お名前}} 様
お世話になっております。
先程はミーティングのご予約ありがとうございました。
改めて当日ご入室いただくミーティングURLをお送りいたします。
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・ミーティング日時：{{ミーティング予定日}} {{ミーティング開始時間}}
・当日のミーティングURL：{{Google MeetのURL}}
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当日はお話できることを楽しみにしております。
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■注意事項
・今回使用しているAI機能を使ったデータ抽出はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
kintoneに登録された情報を基に自動でGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
Googleカレンダーの予定一覧を取得して、Google スプレッドシートに転記する
試してみる
特定の日時で起動し、Googleカレンダーの予定一覧を取得して、Googleスプレッドシートに転記するフローです。
承認フローとの連携
Yoomでは、休暇申請など、何らかの承認を受けた内容のみGoogleカレンダーに登録するフローを設定することも可能です。また、承認を経て、Googleカレンダーの予定を削除することも可能です。これらは、Yoomの機能に承認オペレーションがあるため、他のワークフロー管理アプリと連携せずとも簡単に設定できます。予定の登録や更新、削除に関して、他担当者の確認や責任者の承認が必要な場合に役立ちます。
休暇申請の承認後にGoogleカレンダーへ予定を登録する
試してみる
Yoomフォームに休暇申請の回答がされたら、自動で承認依頼をして承認されたらGoogleカレンダーに予定を追加するフローです。
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。
Zoom（ミーティングツール）との連携
Zoomとの連携で、会議の日程や開催URLをGoogle カレンダーに同期することが可能です。
Yoomでは、他のアプリやデータベースの情報からZoomのミーティングを自動作成することができます。日程や開催URLだけでなく、会議の詳細説明をZoomとGoogle カレンダーにまとめて登録できるため、進行手順や準備物など、参加者への確認事項がある場合は、ぜひ以下のテンプレートを参考にお試しください。
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加
試してみる
Yoomデータベースで指定したレコード情報でZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加します
他のスケジュールアプリとの連携
Google カレンダーと他のスケジュールを併用している場合、連携によって予定の同期が可能です。用途での使い分けやバックアップ目的など併用の理由は色々あるでしょうが、自動同期を設定しておけば、確認や転記に時間をとられることがありません。Yoomで連携すれば、予定を同期する際にデータベースへの転記やチャットでの通知なども行うことができるため、情報を見落とすリスクが減少します。
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに予定を連携する
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Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
Googleフォームに回答された内容をもとにGoogleカレンダーとGaroonのカレンダーを更新する
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Googleカレンダーの予定が更新されたら、Garoonのカレンダーも自動的に予定を更新するフローです。
Googleフォームの回答内容をGoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期する
試してみる
Googleカレンダーに予定が登録されたら、自動的にGaroonのカレンダーにも予定を追加するフローです。
Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も更新する
試してみる
■概要
GaroonとGoogleカレンダーを併用していると、それぞれの予定を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れや二重登録の原因になることがあります。このワークフローは、GaroonとGoogleカレンダーの連携を自動化するものであり、Garoonで予定が更新されると、その内容がGoogleカレンダーにも自動で反映されるようになります。手作業によるスケジュールの二重管理から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GaroonとGoogleカレンダーを併用しており、予定の二重入力に手間を感じている方
・手作業による予定の転記ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
・GaroonとGoogleカレンダーの連携を通じて、スケジュール管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Garoon、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スケジュール管理の効率化を図るためにGoogle カレンダーを用いた業務の自動化を
Yoomを利用してGoogle カレンダーと他のアプリを連携すれば、ここまでご紹介したように、多様な業務を自動化することが可能です。
スケジュール管理をアプリ連携と自動化でスムーズに行い、予定の登録や変更時に行う業務にかかる手間を減らしましょう。
結果的に、プロジェクトの進行の改善や、コミュニケーション向上、顧客の信頼獲得につながることが期待できます。
今回紹介した内容は、Google カレンダーに関する自動化フローの一部です。Yoomを用いて自動化可能な業務は、他のアプリとの連携も含め数多くありますので、スケジュール管理自体に時間をとられないよう、どんどん連携と自動化を試してみてください。
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