・
業務効率化を目指す際、スケジュール管理は重要なポイントです。
スケジュール管理を適切に行うことで、タスクやプロジェクトの優先順位、業務の進捗状況、チームメンバーの業務負担、潜在的リスクなどが可視化され、問題を早期に発見し解決に動くことができます。また、予定を共有することで、チーム内で協力体制をとりやすくなるため、チームのコミュニケーションの向上や顧客の信頼獲得も期待できるでしょう。
スケジュール管理はカレンダーツールを使えば簡単に行うことができます。
中でも、Google カレンダーは、リマインダー機能がある、繰り返しの予定の登録がしやすい、他メンバーと予定の共有が可能、モバイル端末からのアクセスがしやすい、など多くの利点があるため、多くの方が利用するスケジュール管理ツールの一つです。
スケジュール管理で扱う情報には変更や取り消しなどの可能性があり、細かな確認や共有、情報把握後の迅速な対応が必要です。
そのため、Google カレンダーを使ったスケジュール管理をよりスムーズに進めるには、他アプリとの連携による業務の自動化がおすすめです。
スケジューラーに予定を登録する際、もしくは予定の更新や削除を行う際、その前後の業務を自動化することで、作業時間の短縮やミス防止につながります。
今回は、実際にどのような業務を自動化することができるのか、Yoomの利用で可能となる例をユースケースごとにご紹介します。
Yoomなら、ノーコードで簡単に、Google カレンダーと他アプリを連携し、関連業務を自動化させることができます。自動化を試してみたい業務フローがあれば、Yoomテンプレートのページから、それぞれ詳細情報をご覧ください。
Google カレンダーをチャットアプリと連携すれば、指定の日時に、予定の一覧を自動でリマインダー送信する設定が可能です。Yoomを使えば、送信日時の設定が容易なうえ、チャットではなくメールによる通知に切り替えることもできます。確認しやすいコミュニケーションツールでリマインダーを送り、自分やチームメンバーの予定を互いに把握できるようにしましょう。
■概要
毎日指定の時間にGoogleカレンダーに登録されている予定を取得してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理職やチームリーダー
・チームメンバーのスケジュールを把握し、業務の調整や会議の設定を効率化したい方
・デイリーのスケジュール確認を手動で行う手間を省きたい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの進行状況を把握し、タスクやミーティングの進捗を確認したい方
・チーム全体に日々のスケジュールを共有し、プロジェクトの効率化を図りたい方
3.営業部門
・営業チームのスケジュールを把握し、顧客訪問や会議のスケジュールを効率的に管理したい方
4.カスタマーサポートチーム
・サポートチームのスケジュールを把握し、サポート対応の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleカレンダーに登録された予定がリアルタイムで反映されるためスケジュール管理が効率化され、チーム全体で最新のスケジュールを共有でき、ミスコミュニケーションが減少します。
・手動でスケジュールを確認し共有する手間を省き、作業時間を大幅に短縮することができます。
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
毎朝指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Chatworkに通知するフローボットです。
Googleカレンダーから取得した予定のタイトルと開始時間の一覧情報をもとに、ChatGPTで送信用のメッセージを作成し、Chatworkに通知します。
通知先のトークルームや連携するカレンダーの情報は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・GPTでテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、LINE WORKSに通知するフローボットです。
Googleカレンダーから取得した予定のタイトルと開始時間の一覧情報をもとに、ChatGPTで送信用のメッセージを作成し、LINE WORKSのトークルームに通知します。
通知先のトークルームや連携するカレンダーの情報は自由に変更してご利用ください。
自分とボットだけのトークルームに送信する事も可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
・GPTでテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
Googleカレンダーから取得した予定のタイトルと開始時間の一覧情報をもとに、ChatGPTで送信用のメッセージを作成し、Slackに通知します。
通知先のチャンネルや連携するカレンダーの情報は自由に変更してご利用ください。
自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・GPTでテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タスク管理を行っているアプリと連携すれば、タスクの情報をGoogleカレンダーに同期することができます。タスクの期日を予定日としたり、期日の前日で予定登録して最終確認を行ったり、期日の翌日を報告日として登録したりと色々な活用方法が考えられます。期日が明確に定まったタスクを複数抱えている方におすすめです。
■概要
Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたらタスクの担当者情報を取得し、担当者のGoogleカレンダーに予定を登録します。
Asanaにログインすることなく、Googleカレンダー上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
顧客からの予約フォームをもとに個別説明を行う場合や、申し込みフォームでチーム責任者とのミーティング日程を調整する場合など、様々な場面でWebフォームの回答をもとにした自動のカレンダー登録を行うことが可能です。Yoomフォームを使えば、他アプリを追加で連携する必要もなく、より簡単に自動化の設定ができます。
■概要
Yoomのフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しSlackにその旨を通知するフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加から通知まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■概要
Googleフォームで受け付けた予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録したり、Googleスプレッドシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録とGoogleスプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、予約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
チームや社内などの全体の予定を管理するために、Google スプレッドシートやkintoneなどのデータベースにスケジュール情報を集約している場合もあるでしょう。
Yoomを用いてデータベースと連携すれば、Google カレンダーの予定を一覧で取得し、データベースへ追記することができます。また、データベースの情報をGoogle カレンダーに登録する設定も可能です。
■概要
会社指定のフォームなどから回答された内容がメールに届いたらそれを元にフローボットを起動させ、自動でカレンダー予約するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受け取った予約情報を手動でGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーに追加している方
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
■このテンプレートを使うメリット
メール内の特定の文字列をAIを用いて抽出して、Googleスプレッドシートへの情報追加および発行したURLの自動返信を一貫して実施できますので、人が行う業務の時間を短縮できます。
また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・今回使用しているAI機能を使ったデータ抽出はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
特定の日時で起動し、Googleカレンダーの予定一覧を取得して、Google スプレッドシートに転記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを利用している方
・Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをGASを使って同期されている方
・Googleカレンダーの予定を自動でチームに通知したいなどのニーズがある方
・Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをうまく連携し、業務効率を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleカレンダーの一覧を取得して自動で転記や通知ができるので、情報共有がスムーズになります。
・また、必要な情報を自動で周知できるので共有漏れなどを防ぐこともできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomでは、休暇申請など、何らかの承認を受けた内容のみGoogleカレンダーに登録するフローを設定することも可能です。また、承認を経て、Googleカレンダーの予定を削除することも可能です。これらは、Yoomの機能に承認オペレーションがあるため、他のワークフロー管理アプリと連携せずとも簡単に設定できます。予定の登録や更新、削除に関して、他担当者の確認や責任者の承認が必要な場合に役立ちます。
■概要
Yoomフォームに休暇申請の回答がされたら、自動で承認依頼をして承認されたらGoogleカレンダーに予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.休暇申請に対する決裁権をお持ちの方
・各部門の部門長や人事担当・総務担当の方
2.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで承認から予定の登録まで一括して完了することができます。
・連絡や依頼の手間を省き、一連の流れで掛かっていた時間を短縮することができます。
・自動でGoogleカレンダーに予定追加されることで、スケジュール管理の精度が上がります。
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携させてください。
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
しかし、決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブするのは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うと条件に合ったフォルダを検索し、自動で別のフォルダに移動することができ、手作業の手間を省きます。
自動化によって作業もれを未然に防ぐことができるため、フォルダ内の整理につながり、業務進行を円滑にします。
またこのフローに続けて、新規フォルダの作成も自動化できるので業務に合わせてフローをカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
Zoomとの連携で、会議の日程や開催URLをGoogle カレンダーに同期することが可能です。
Yoomでは、他のアプリやデータベースの情報からZoomのミーティングを自動作成することができます。日程や開催URLだけでなく、会議の詳細説明をZoomとGoogle カレンダーにまとめて登録できるため、進行手順や準備物など、参加者への確認事項がある場合は、ぜひ以下のテンプレートを参考にお試しください。
◼️概要
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、指定したGoogleカレンダーに自動で追加します。
発行するZoomのミーティングやGoogleカレンダーへの追加情報は、Yoomデータベースに登録されている情報をもとに作成することが可能です。
◼️設定方法
1.Zoom、GoogleカレンダーそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードを選択して起動」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでフォーム内容等を設定してください。
4.Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでミーティングの設定を行ってください。
5.Googleカレンダーの「予定を作成」というオペレーション内で、カレンダーに追加する予定の設定を変更してください。
◼️注意事項
・ZoomとGoogleカレンダーそれぞれで連携設定が必要です。
・Zoomの設定やGoogleカレンダーへの追加内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
Google カレンダーと他のスケジュールを併用している場合、連携によって予定の同期が可能です。用途での使い分けやバックアップ目的など併用の理由は色々あるでしょうが、自動同期を設定しておけば、確認や転記に時間をとられることがありません。Yoomで連携すれば、予定を同期する際にデータベースへの転記やチャットでの通知なども行うことができるため、情報を見落とすリスクが減少します。
■概要
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
GaroonとGoogleカレンダーの予定を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleカレンダーの予定が更新されたら、Garoonのカレンダーも自動的に予定を更新するフローです。
Googleカレンダーの更新情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGaroonのカレンダーにも情報が更新されるので、更新された予定の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleカレンダー、Garoon、GoogleフォームそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleカレンダーに予定が登録されたら、自動的にGaroonのカレンダーにも予定を追加するフローです。
Googleカレンダーの登録情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGaroonのカレンダーにも予定が登録されるので、情報の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
■概要
GaroonとGoogleカレンダーを併用していると、それぞれの予定を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れや二重登録の原因になることがあります。このワークフローは、GaroonとGoogleカレンダーの連携を自動化するものであり、Garoonで予定が更新されると、その内容がGoogleカレンダーにも自動で反映されるようになります。手作業によるスケジュールの二重管理から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomを利用してGoogle カレンダーと他のアプリを連携すれば、ここまでご紹介したように、多様な業務を自動化することが可能です。
スケジュール管理をアプリ連携と自動化でスムーズに行い、予定の登録や変更時に行う業務にかかる手間を減らしましょう。
結果的に、プロジェクトの進行の改善や、コミュニケーション向上、顧客の信頼獲得につながることが期待できます。
今回紹介した内容は、Google カレンダーに関する自動化フローの一部です。Yoomを用いて自動化可能な業務は、他のアプリとの連携も含め数多くありますので、スケジュール管理自体に時間をとられないよう、どんどん連携と自動化を試してみてください。
