GoogleフォームとLINE WORKSを連携して、Googleフォームで受け取った注文書や発注書をLINE WORKSに通知する方法

ステップ1:Googleフォーム・LINE WORKS・Google Driveをマイアプリ連携

まず、Googleフォーム、LINE WORKS、Google DriveをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Googleフォーム、LINE WORKS、Google Driveを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜LINE WORKSの場合＞

・クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力して「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳細な方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜Google Driveの場合＞

・サインインをし、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Googleフォーム、LINE WORKS、Google Driveを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームで注文書や発注書が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで受け取った注文書や発注書をLINE WORKSに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。注文書や発注書をすぐ通知したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。アウトプットにfileIDとfileNameを追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:Google Driveの設定

次に、Google Driveから書類を取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から、前の工程で追加した項目を設定します。

4.テストが成功すると、アウトプットに書類が取得されます。
問題がなければ保存します。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。

5.「データを操作・変換する ファイル名の変換」をクリックします。

6.変換後のファイル名を設定し、保存します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※変換後のファイル名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から、最初の工程で追加した項目を設定します。
※「データを操作・変換する」について詳しくは、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ4:LINE WORKSの設定

最後に、LINE WORKSへ注文書や発注書を通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルのアップロードURLの取得」をクリックします。

2.LINE WORKSと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ボットIDとファイル名を設定し、テストを行います。
※ボットIDの作成方法は、こちらのヘルプページで解説しています。ボットは、Developer Consoleで作成できます。
※ファイル名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイル名の変換」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する ファイルのアップロードを実行」をクリックします。

6.LINE WORKSと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.ファイルのアップロード先URLとファイル名を設定し、テストを行います。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※ファイルのアップロード先URLは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルのアップロードURLの取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ファイル名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイル名の変換」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

8.テストが成功したら保存します。

9.「アプリと連携する 特定のユーザーにファイルを送信」をクリックします。

10.LINE WORKSと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

11.ボットID、ユーザーID、ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ユーザーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルのアップロードを実行」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

12.テストが成功すると、設定したLINE WORKSのユーザーに通知が届きます。
問題がなければ保存します。

13.トリガーをONにすると、Googleフォームで注文書や発注書が送信されるたび、LINE WORKSに自動通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

GoogleフォームやLINE WORKSを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームやLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知する

Googleフォームで回答が送信されたことを、LINE WORKSに自動通知できます。
この連携によりお問い合わせに素早く気づきやすくなり、顧客対応の迅速化が期待できます。

2.Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知する

Googleフォームでお問い合わせがあった際に、回答内容をDifyで作成し、LINE WORKSに自動通知できます。
この連携により手動で回答を作成する業務が削減され、顧客への返信スピードが向上するでしょう。

3.Googleフォームで回答が送信されたらkintoneに追加する

Googleフォームで送信された回答内容を、kintoneに自動追加できます。
この連携によりkintoneに登録する際の入力エラーを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

まとめ

Googleフォームで注文書や発注書が送信されたことを、都度確認する作業は大変です。
効率が悪く、タイムラグが生じることもあります。
また、複数のスタッフで対応する場合、抜け漏れが発生しやすくなります。
これらの課題は、GoogleフォームとLINE WORKS、Google Driveを連携して書類の受信を自動通知することで解決できるでしょう。
3つのアプリの連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
専門的な知識がなくても、本記事の手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にアプリ連携を試してみてください。