GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携して、Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1：GoogleフォームとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まずはじめに使用するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録しておくことで、フローの設定がスムーズになります。

まず、Googleフォームの登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogleフォームと入力し、表示された候補から「Googleフォーム」を選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、ログインへ進みます。

ログイン画面が表示されたら、Googleのアカウントを選択し、「次へ」をクリックしてください。

Yoomがアカウントへのアクセスを求めますので、「すべて選択」し、「続行」をクリックしたら、登録完了です。

次に、Google Driveの登録です。
Googleフォームと同じ要領で、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、ログインへ進みます。

Googleフォームと同様に、アカウントを選択しログインすれば完了です。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしていきます。
先ほどと同様に、検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補から「Microsoft Teams」を選択します。
以下の画面が表示されたら、今回連携したいMicrosoft Teamsと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックします。

パスワードを入力する画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインをクリックしてください。

最後に、OneDriveのマイアプリ登録をしていきます。
先ほどと同様に、検索窓にOneDriveと入力し、表示された候補から「OneDrive」を選択します。

Microsoft Teamsでログインしている場合、OneDriveをクリックするだけで自動的にログインが完了します。

マイアプリ一覧に、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Teams、OneDriveのマイアプリが表示されていたら、マイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。

クリックすると以下のような画面が出てきますので、「OK」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定

まず「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

Googleフォームと「連携するアカウント情報」に間違いないか確認し、
トリガーアクションが「フォームに回答が送信されたら」になっていることを確認し、次へ進みます。

トリガーの起動間隔を設定し、フォームIDを入力して、テストをクリックしてください。
トリガーの起動間隔は選択した間隔ごとにトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動するようになっています。
注文書や発注書ですぐ通知がくるようにしたい場合は、選択できる最短の時間での設定がおすすめです。
※トリガーの起動間隔は、プランによって選択できる時間が異なる場合があります。

テストをし、問題なければ「保存する」を押してください。

次に、Google Driveのアクション設定をしていきます。「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

Google Driveと「連携するアカウント情報」に間違いないか確認し、
トリガーアクションが「ファイルをダウンロードする」になっていることを確認し、次へ進みます。

次へ進むと自動的にファイルIDに「{{fileId}}」が入力されてでてきます。
その他に必要な項目があれば、クリックすることで「アウトプット」欄から選択することが可能です。

入力が完了しましたら、テストをし、問題なければ「保存する」を押してください。
続いて、「ファイル名の変換」を行いましょう。

既に入力はされていますが、修正や追加したい箇所があれば先ほどと同様に、クリックすることで項目を設定することが可能です。

ステップ4：Microsoft Teamsのアクション設定とOneDriveのアクション設定

最後にMicrosoft TeamsとOneDriveの設定をしていきましょう。
では、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

OneDriveと「連携するアカウント情報」に間違いないか確認し、アクションがファイルをアップロードになっていることを確認し、「次へ」をクリックします。

「ドライブID」と「格納先フォルダのアイテムID」を入力します。
クリックすることで候補が出てきますので、その中から選択してください。ファイル名は先ほどと同様に、アウトプットのファイル名変換から選択します。

入力が完了したら、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。

次に、「正規表現によるデータの抽出（GUID）」の設定を行います。

赤枠の必須項目も自動で入ってきますので、必要に応じて修正してください。
修正した場合は、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。

では、最後に「チャネルにメッセージを送る」の設定をしていきましょう。

Microsoft Teamsと「連携するアカウント情報」に間違いないか確認し、
アクションが「チャネルにメッセージを送る」になっていれば、次へをクリックしてください。

チームID・チャネルIDはクリックすることで候補が出ますので、通知が届いてほしいチームとチャネルを選択してください。
次にメッセージの内容を設定します。今回は通知が届いた日時とアップロードされた「アイテムID」とファイルのURLを記載するようにしています。
メッセージ内容はご自身でカスタマイズ出来ますので、必要な情報が届くように設定いただければ完了です。

なお、改行を追加したい場合は、「<br>」を入力してください。
例えば、クリックすることで、日付の表示形式を選ぶことが出来たり、アウトプットからURLの情報を貼り付けることも出来ます。

その他にも、メンション情報や添付ファイルの情報を入力・追加することもできます。

全て入力が完了しましたら、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。
これでMicrosoft TeamsとOneDriveの設定は完了となります！

ステップ5：GoogleフォームとMicrosoft Teamsの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか動作確認をしましょう。

以上で設定は完了です。お疲れ様でした。

Googleフォーム・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームやMicrosoft Teamsを使用した自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで受け取った注文書・発注書をChatworkに通知する方法
今回使用した、GoogleフォームとGoogle Driveを使用して、Chatworkに通知する方法です。
こちらも、注文書や発注書の通知がくることで漏れやミスを減らすことができ、また一元管理することができます。

2.Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する方法
お問い合わせが届いた際、内容によっては迅速な対応が必要な場合もあるでしょう。
チーム全員へ通知がMicrosoft Teamsに届いたら、担当者がすぐ対応したり、または別部署へ迅速に連携ができるので大変役立つでしょう。

3.Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る方法
Microsoft Teamsで投稿された内容を確認できない状況にあった場合、Outlookで投稿された内容が確認出来れば、外出先でも内容を確認できるため便利です。

まとめ

GoogleフォームとMicrosoft Teamsの連携により、注文書や発注書の管理が一元化されることにより、業務の効率が向上するでしょう。
また通知がくることで漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になり、人為的ミスの削減にもつながります。
また今回GoogleフォームとMicrosoft Teams以外にも、Google DriveやOneDriveを使用しましたが、4つのアプリを使って自動化するには、ある程度のプログラミング知識が必要になるでしょう。
ですがYoomを使用すればノーコードで4つのアプリを連携し自動化することが出来るので大変便利です。
ぜひYoomを活用して、特別なスキルを使わずに業務の自動化にお役立てください。