Googleフォームの回答内容をChatGPTで要約して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせの回答は、内容の確認や共有に手間がかかることはありませんか。特に多くの回答が寄せられる場合、一つひとつ目を通して要点をまとめ、関係者に通知する作業は大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容をChatGPTが自動で要約し、指定されたMicrosoft Teamsチャネルへ通知するため、情報共有の迅速化と作業負担の軽減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を手作業で確認・共有している担当者
• ChatGPTを活用して、大量のテキスト情報から効率的に要点を把握したい方
• Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有の迅速化を図りたいチーム

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信からChatGPTによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業による情報伝達の時間を短縮します。
• 手動でのコピペや転記作業が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をインプットとして要約を指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTの「テキストを生成」オペレーションでは、どのような要約を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）内容を自由にカスタムできます。また、出力形式やトーンなども細かく調整することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチームやチャネルを任意で設定できます。メッセージ本文には、Googleフォームの回答内容やChatGPTによる要約結果などを変数として埋め込み、より分かりやすい通知を作成することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。